مدیر لازم نیست حسابدار باشد، اما باید اصول کلیدی حسابداری مالی و مالیاتی را بداند. شناخت سود، نقدینگی، هزینهها، مطالبات، بدهیها و گزارشهای مالی کیفیت تصمیمگیری را افزایش میدهد.
اصول حسابداری مالی و مالیاتی که هر مدیر باید بداند
آیا یک مدیر باید حسابدار باشد؟
خیر.
اما آیا یک مدیر باید مفاهیم اصلی حسابداری مالی و مالیاتی را بشناسد؟
بدون شک بله.
مدیر یک کسبوکار هر روز تصمیمهایی میگیرد که مستقیماً بر وضعیت مالی مجموعه اثر میگذارند.
افزایش تعداد کارکنان، خرید تجهیزات، توسعه شعبه، افزایش بودجه تبلیغات، تغییر قیمت محصولات، خرید موجودی بیشتر و حتی انتخاب شرایط پرداخت مشتریان همگی تصمیمهایی با اثر مالی هستند.
اگر مدیر مفاهیم اصلی مالی را نشناسد، ممکن است تصمیمهایی بگیرد که در ظاهر مناسب هستند اما در عمل فشار زیادی بر نقدینگی یا سودآوری شرکت ایجاد میکنند.
هدف این مقاله آموزش حسابداری تخصصی به مدیر نیست.
بلکه میخواهیم مهمترین اصول حسابداری مالی و مالیاتی را بررسی کنیم که هر مدیر برای کنترل بهتر کسبوکار باید بشناسد.
اصل اول؛ فروش با سود متفاوت است
یکی از اولین مفاهیمی که هر مدیر باید بداند تفاوت میان فروش و سود است.
فرض کنید فروش یک مجموعه در یک ماه به 5 میلیارد تومان رسیده باشد.
آیا میتوان نتیجه گرفت شرکت 5 میلیارد تومان سود کرده است؟
طبیعتاً خیر.
برای محاسبه سود باید هزینهها نیز بررسی شوند.
خرید کالا، حقوق کارکنان، اجاره، حملونقل، تبلیغات، خدمات، تجهیزات و سایر هزینهها میتوانند بخش بزرگی از درآمد را مصرف کنند.
بنابراین افزایش فروش فقط زمانی ارزشمند است که اثر آن بر سود نیز بررسی شود.
مدیر باید همیشه حداقل دو عدد را کنار یکدیگر ببیند:
میزان فروش
میزان سود
اصل دوم؛ سود با نقدینگی یکی نیست
یکی از مهمترین اصول مالی برای مدیران این است:
سود داشتن به معنای پول داشتن نیست.
ممکن است شرکت محصول یا خدمات زیادی فروخته باشد اما بخش زیادی از فروش هنوز از مشتری دریافت نشده باشد.
در گزارش سود و زیان ممکن است مجموعه سودآور به نظر برسد، اما موجودی حساب بانکی بسیار پایین باشد.
در این شرایط شرکت برای پرداخت حقوق، اجاره یا بدهیهای خود با مشکل مواجه میشود.
به همین دلیل مدیر باید علاوه بر سود، جریان نقدینگی را نیز بررسی کند.
اصل سوم؛ نقدینگی شریان حیاتی کسبوکار است
حتی یک کسبوکار سودآور نیز بدون نقدینگی کافی میتواند دچار مشکل شود.
مدیر باید بداند:
امروز چه مقدار پول در اختیار دارد؟
در هفتههای آینده چه میزان دریافت خواهد داشت؟
چه پرداختهایی در پیش است؟
بزرگترین بدهیهای کوتاهمدت چه هستند؟
اگر فروش کاهش پیدا کند، شرکت چند ماه توان ادامه فعالیت دارد؟
مدیریت نقدینگی یکی از مهمترین مسئولیتهای مدیریت مالی است.
اصل چهارم؛ همه درآمدها هنوز پول نقد نیستند
فروش اعتباری یک مثال مهم است.
فرض کنید امروز 500 میلیون تومان فروش انجام شده باشد، اما مشتری قرار است سه ماه بعد پول را پرداخت کند.
این مبلغ فروش محسوب میشود، اما هنوز پول وارد حساب شرکت نشده است.
مدیر باید تفاوت میان فروش ثبتشده و وجه وصولشده را بشناسد.
این موضوع برای کسبوکارهایی که فروش اعتباری زیادی دارند بسیار مهم است.
اصل پنجم؛ مطالبات باید دائماً کنترل شوند
مطالبات همان پولی است که مشتریان باید به کسبوکار پرداخت کنند.
اگر مطالبات کنترل نشوند، سرمایه زیادی ممکن است خارج از حساب شرکت باقی بماند.
مدیر باید گزارش منظم مطالبات دریافت کند.
گزارش باید مشخص کند:
هر مشتری چه میزان بدهکار است؟
بدهی چه زمانی ایجاد شده؟
سررسید چه زمانی است؟
کدام مطالبات معوق شدهاند؟
بزرگترین بدهکاران چه کسانی هستند؟
کنترل مطالبات مستقیماً بر نقدینگی اثر دارد.
اصل ششم؛ بدهیها باید از قبل برنامهریزی شوند
مدیر باید بداند شرکت در آینده چه تعهداتی دارد.
بدهی به تأمینکنندگان، اقساط، حقوق، اجاره، قراردادها و سایر پرداختها باید در برنامه مالی مشخص باشند.
اگر مدیر فقط موجودی امروز حساب بانکی را ببیند و پرداختهای آینده را نادیده بگیرد، ممکن است تصور اشتباهی از قدرت مالی شرکت داشته باشد.
اصل هفتم؛ هزینهها باید طبقهبندی شوند
گفتن اینکه «شرکت این ماه یک میلیارد تومان هزینه داشته» اطلاعات کافی برای تصمیمگیری نیست.
مدیر باید بداند این هزینه در چه بخشهایی ایجاد شده است.
برای مثال:
حقوق
اجاره
تبلیغات
حملونقل
تجهیزات
نرمافزار
خدمات
هزینههای اداری
تعمیرات
تفکیک هزینهها باعث میشود مدیر بتواند نقاط پرهزینه را شناسایی کند.
اصل هشتم؛ هزینه ثابت و متغیر را بشناسید
بعضی هزینهها تقریباً مستقل از میزان فروش وجود دارند.
برای مثال اجاره دفتر میتواند یک هزینه نسبتاً ثابت باشد.
اما برخی هزینهها با افزایش فروش تغییر میکنند.
برای مثال مصرف مواد اولیه در یک تولیدی ممکن است با حجم تولید افزایش پیدا کند.
شناخت تفاوت هزینههای ثابت و متغیر برای تصمیمگیری درباره توسعه، قیمتگذاری و سودآوری اهمیت زیادی دارد.
اصل نهم؛ حاشیه سود از خود فروش مهمتر است
فرض کنید محصول A ماهانه یک میلیارد تومان فروش دارد و 100 میلیون تومان سود ایجاد میکند.
محصول B تنها 500 میلیون تومان فروش دارد اما 150 میلیون تومان سود ایجاد میکند.
اگر مدیر فقط میزان فروش را بررسی کند، ممکن است تصور کند محصول A بهتر است.
اما بررسی حاشیه سود تصویر متفاوتی نشان میدهد.
به همین دلیل مدیر باید علاوه بر فروش، سودآوری محصولات و خدمات را نیز ببیند.
اصل دهم؛ گزارش سود و زیان را بشناسید
یکی از مهمترین گزارشهایی که هر مدیر باید درک کند، صورت سود و زیان است.
این گزارش نشان میدهد طی یک دوره:
چه میزان درآمد ایجاد شده؟
چه مقدار هزینه وجود داشته؟
در نهایت چه میزان سود یا زیان ایجاد شده؟
مدیر لازم نیست تمام جزئیات حسابداری آن را بداند، اما باید بتواند اعداد اصلی را تفسیر کند.
اصل یازدهم؛ ترازنامه را نادیده نگیرید
بسیاری از مدیران فقط گزارش سود و زیان را بررسی میکنند.
اما ترازنامه نیز اطلاعات بسیار مهمی ارائه میدهد.
ترازنامه تصویری از داراییها، بدهیها و حقوق صاحبان سرمایه در یک زمان مشخص ارائه میکند.
با کمک آن میتوان ساختار کلی مالی شرکت را بهتر شناخت.
اصل دوازدهم؛ جریان وجوه نقد را بررسی کنید
صورت جریان وجوه نقد نشان میدهد پول چگونه وارد و خارج کسبوکار شده است.
این گزارش میتواند به پرسش مهمی پاسخ دهد:
اگر شرکت سودآور است، چرا موجودی بانک کاهش یافته است؟
گاهی پاسخ در افزایش مطالبات، خرید تجهیزات، بازپرداخت بدهی یا خرید موجودی بیشتر قرار دارد.
اصل سیزدهم؛ مانده بانک باید با حسابداری هماهنگ باشد
موجودی واقعی بانک و اطلاعات ثبتشده در حسابداری باید مرتب با یکدیگر مقایسه شوند.
اگر اختلاف وجود داشته باشد، باید علت آن بررسی شود.
ممکن است:
یک تراکنش ثبت نشده باشد.
یک مبلغ اشتباه ثبت شده باشد.
یک پرداخت دوبار وارد شده باشد.
کارمزد بانکی ثبت نشده باشد.
مغایرتگیری منظم یکی از پایههای سیستم مالی سالم است.
اصل چهاردهم؛ حساب شخصی و تجاری را جدا کنید
یکی از اشتباهات مهم در کسبوکارهای کوچک، مخلوط شدن حسابهای شخصی و کاری است.
وقتی مدیر از یک حساب برای هزینههای شخصی و تجاری استفاده میکند، تشخیص عملکرد واقعی کسبوکار دشوار میشود.
تا حد امکان جریان مالی کسبوکار باید از امور شخصی جدا باشد.
اصل پانزدهم؛ هر عدد باید قابل پیگیری باشد
یکی از اصول مهم حسابداری این است که اطلاعات باید مستند باشند.
اگر هزینهای در سیستم ثبت شده است، باید بتوان مشخص کرد:
مربوط به چه چیزی بوده؟
چه زمانی انجام شده؟
طرف معامله چه کسی بوده؟
مدرک مربوط به آن کجاست؟
هرچه اطلاعات قابل پیگیریتر باشند، کنترل حسابها سادهتر خواهد شد.
اصل شانزدهم؛ اسناد را منظم نگهداری کنید
آرشیو اسناد موضوعی ساده به نظر میرسد، اما نقش بسیار مهمی در کیفیت حسابداری دارد.
اگر اطلاعات ثبت شده باشند اما اسناد مربوط پیدا نشوند، بررسی آنها دشوار خواهد بود.
سیستم آرشیو باید مشخص، منظم و قابل جستوجو باشد.
اصل هفدهم؛ گزارشها باید منظم باشند
گزارش مالی اگر فقط سالی یکبار تهیه شود، ارزش مدیریتی محدودی دارد.
مدیر باید متناسب با اندازه کسبوکار گزارشهای دورهای دریافت کند.
برای بسیاری از شرکتها گزارش ماهانه میتواند مناسب باشد.
گزارشهای منظم کمک میکنند مشکلات سریعتر شناسایی شوند.
اصل هجدهم؛ روندها را بررسی کنید، نه فقط اعداد را
یک عدد بهتنهایی همیشه معنی زیادی ندارد.
فرض کنید هزینه تبلیغات این ماه 200 میلیون تومان است.
آیا زیاد است یا کم؟
برای پاسخ باید آن را با دورههای گذشته و نتیجه حاصل از تبلیغات مقایسه کرد.
مدیر باید روند تغییر اعداد را بررسی کند.
فروش در حال رشد است؟
هزینهها سریعتر از فروش رشد میکنند؟
مطالبات بیشتر شدهاند؟
حاشیه سود کاهش یافته است؟
تحلیل روندها اطلاعات بسیار ارزشمندی ایجاد میکند.
اصل نوزدهم؛ بودجه داشته باشید
بودجه یعنی تعیین یک برنامه مالی برای آینده.
مدیر باید پیشبینی کند:
فروش احتمالی چقدر است؟
هزینهها چه میزان خواهند بود؟
چه سرمایهگذاریهایی انجام میشوند؟
چه میزان نقدینگی لازم است؟
در پایان دوره نیز عملکرد واقعی باید با بودجه مقایسه شود.
اصل بیستم؛ انحراف از بودجه را بررسی کنید
اگر قرار بوده هزینه تبلیغات 100 میلیون تومان باشد اما 180 میلیون تومان شده است، باید علت مشخص شود.
اگر فروش کمتر از بودجه بوده است نیز باید بررسی انجام شود.
هدف بودجه فقط پیشبینی نیست.
بلکه ابزاری برای کنترل عملکرد است.
اصل بیستویکم؛ موجودی کالا سرمایه است
در کسبوکارهای دارای موجودی، کالا فقط یک محصول روی قفسه نیست.
پولی است که هنوز به فروش تبدیل نشده است.
خرید بیش از حد موجودی میتواند نقدینگی را قفل کند.
کمبود موجودی نیز میتواند باعث از دست رفتن فروش شود.
به همین دلیل موجودی باید با اطلاعات مالی و فروش هماهنگ مدیریت شود.
اصل بیستودوم؛ حسابداری مالیاتی را به آخر سال موکول نکنید
یکی از مهمترین اصول حسابداری مالی و مالیاتی، کنترل مستمر اطلاعات است.
امور مالیاتی نباید فقط هنگام فرا رسیدن یک موعد بررسی شوند.
اگر اسناد و اطلاعات در طول سال مرتب باشند، مدیریت تکالیف مالیاتی نیز سادهتر خواهد بود.
اصل بیستوسوم؛ اطلاعات مالی و مالیاتی باید هماهنگ باشند
فروش، هزینه و سایر اطلاعات اقتصادی در بخشهای مختلف کسبوکار استفاده میشوند.
اگر اطلاعات حسابداری با اسناد و سایر اطلاعات مجموعه اختلاف داشته باشند، احتمال ایجاد مشکل افزایش مییابد.
به همین دلیل هماهنگی اطلاعات بسیار مهم است.
اصل بیستوچهارم؛ قوانین و الزامات را به متخصص بسپارید
مدیر لازم نیست تمام جزئیات تخصصی حسابداری و مالیاتی را حفظ باشد.
اما باید بداند چه موضوعاتی نیاز به بررسی متخصص دارند.
در مسائل تخصصی، استفاده از حسابدار یا مشاور مالی و مالیاتی میتواند از تصمیمهای نادرست جلوگیری کند.
اصل بیستوپنجم؛ گزارش مالی باید قابل فهم باشد
گزارش مالی نباید فقط برای حسابدار قابل فهم باشد.
اگر مدیر پس از دریافت گزارش نتواند بفهمد وضعیت مجموعه چگونه است، گزارش کارکرد مدیریتی مناسبی ندارد.
گزارش خوب باید بتواند به زبان روشن مشخص کند:
چه اتفاقی افتاده؟
چرا اتفاق افتاده؟
چه اثری بر کسبوکار دارد؟
چه موضوعی نیاز به توجه دارد؟
اصل بیستوششم؛ حسابداری باید به سؤالهای مدیریتی پاسخ دهد
مدیر نباید فقط گزارشهای استاندارد دریافت کند.
گاهی پرسشهای خاصی وجود دارد.
برای مثال:
کدام شعبه سودآورتر است؟
کدام پروژه زیانده است؟
چرا نقدینگی کاهش یافته؟
چرا هزینه حقوق افزایش پیدا کرده؟
کدام محصول بیشترین حاشیه سود را دارد؟
سیستم حسابداری مناسب باید بتواند برای چنین پرسشهایی داده تولید کند.
اصل بیستوهفتم؛ رشد فروش را با رشد هزینه مقایسه کنید
گاهی شرکت اعلام میکند فروش 40 درصد رشد کرده است.
اما اگر هزینهها 60 درصد رشد کرده باشند، نتیجه نهایی ممکن است منفی باشد.
رشد باید از چند زاویه بررسی شود.
فروش
سود
هزینه
نقدینگی
مطالبات
همگی باید کنار یکدیگر دیده شوند.
اصل بیستوهشتم؛ سود هر محصول یا خدمت را بشناسید
همه محصولات و خدمات به یک اندازه ارزش اقتصادی ایجاد نمیکنند.
ممکن است بعضی محصولات فقط حجم فروش ایجاد کنند اما سود کمی داشته باشند.
تحلیل سودآوری کمک میکند مدیر منابع خود را روی بخشهای ارزشمندتر متمرکز کند.
اصل بیستونهم؛ اطلاعات مالی را محرمانه نگه دارید
اطلاعات مالی از حساسترین دادههای یک کسبوکار هستند.
حقوق کارکنان، فروش، سود، بدهیها، اطلاعات بانکی و قراردادها باید فقط در اختیار افراد مجاز قرار گیرند.
امنیت اطلاعات باید بخشی از فرآیند مالی باشد.
اصل سیام؛ کیفیت حسابداری روی کیفیت تصمیمگیری اثر دارد
اگر اطلاعات اشتباه باشند، بهترین مدیر نیز ممکن است تصمیم اشتباه بگیرد.
اصل سادهای وجود دارد:
تصمیم خوب به اطلاعات خوب نیاز دارد.
حسابداری یکی از اصلیترین منابع اطلاعات مدیر است.
نقش مهرداد رحیمی در مدیریت مالی و مالیاتی کسبوکار
مهرداد رحیمی با تجربه در حوزه حسابداری، مدیریت مالی و امور مالیاتی، به مدیران کمک میکند ساختار مالی مجموعه خود را بهتر درک و کنترل کنند.
هدف از خدمات مالی حرفهای فقط انجام امور حسابداری نیست.
مدیر باید بتواند از خروجی سیستم مالی برای مدیریت بهتر کسبوکار استفاده کند.
جمعبندی
مدیر لازم نیست حسابدار حرفهای باشد، اما باید زبان اصلی اعداد کسبوکار خود را بفهمد.
شناخت اصول حسابداری مالی و مالیاتی کمک میکند مدیر تفاوت میان فروش، سود و نقدینگی را درک کند، مطالبات و بدهیها را کنترل کند، هزینهها را بشناسد، گزارشهای مالی را تحلیل کند و برای آینده تصمیمهای دقیقتری بگیرد.
مهمترین اصل این است:
حسابداری فقط برای ثبت گذشته نیست.
حسابداری باید اطلاعات لازم برای مدیریت امروز و برنامهریزی فردا را فراهم کند.
هرچه مدیر شناخت بیشتری از اعداد کسبوکار خود داشته باشد، احتمال تصمیمگیری بر اساس حدس و احساس کمتر خواهد شد.
و هرچه سیستم مالی منظمتر باشد، مسیر رشد کسبوکار قابل کنترلتر خواهد بود.
این مقاله اطلاعات عمومی ارائه میکند و جایگزین بررسی اختصاصی اسناد، قراردادها یا پرونده مالی و مالیاتی نیست.
