حسابدار مالی و مالیاتی فقط مسئول ثبت فاکتورها نیست. کنترل حسابهای بانکی، مدیریت مشتریان و تأمینکنندگان، حقوق و دستمزد، تهیه گزارشهای مالی، انجام کنترلهای مالیاتی، نگهداری اسناد و شناسایی ریسکها از مهمترین وظایف این نقش هستند. یک حسابدار حرفهای باید بتواند اطلاعات خام مالی را به گزارشهای قابل استفاده برای مدیریت تبدیل کند.
حسابدار مالی و مالیاتی کیست و چه وظایفی در شرکت دارد؟
حسابدار یکی از مهمترین افراد در ساختار مالی هر کسبوکار است، اما هنوز در بسیاری از شرکتها نقش حسابدار به ثبت فاکتور، ورود اطلاعات در نرمافزار و تهیه چند گزارش ساده محدود میشود.
این نگاه با واقعیت حسابداری حرفهای فاصله زیادی دارد.
حسابدار مالی و مالیاتی باید بتواند میان رویدادهای روزمره شرکت، گزارشهای مالی، حسابهای بانکی، مشتریان، تأمینکنندگان، حقوق کارکنان، قراردادها و تکالیف مالیاتی ارتباط برقرار کند.
در یک سیستم مالی حرفهای، حسابدار فقط ثبتکننده گذشته نیست.
او باید بتواند مشکلات را شناسایی کند، درباره مغایرتها هشدار دهد و اطلاعاتی تولید کند که مدیر بر اساس آنها تصمیم بگیرد.
برای مثال اگر فروش شرکت افزایش یافته اما نقدینگی کاهش پیدا کرده است، حسابدار باید بتواند علت را بررسی کند.
ممکن است مطالبات افزایش یافته باشند.
ممکن است موجودی بیش از حد خریداری شده باشد.
ممکن است هزینهها سریعتر از فروش رشد کرده باشند.
وجود چنین تحلیلهایی است که حسابداری را از یک فعالیت اجرایی به ابزار مدیریت تبدیل میکند.
در این مقاله بررسی میکنیم حسابدار مالی و مالیاتی کیست، چه وظایفی دارد و یک شرکت از حسابدار حرفهای خود چه انتظاری باید داشته باشد.
حسابدار مالی و مالیاتی کیست؟
حسابدار مالی و مالیاتی فردی است که اطلاعات اقتصادی کسبوکار را ثبت، طبقهبندی، کنترل و تحلیل میکند و همزمان آثار و الزامات مالیاتی مرتبط با فعالیت شرکت را نیز مورد توجه قرار میدهد.
این نقش در واقع بین چند حوزه قرار دارد:
حسابداری مالی
حسابداری مالیاتی
کنترل داخلی
گزارشگیری مدیریتی
مدیریت اسناد
و ارتباط با سایر واحدهای سازمان.
در شرکت کوچک ممکن است یک نفر بسیاری از این وظایف را انجام دهد.
در شرکت بزرگتر معمولاً مسئولیتها میان حسابداران مختلف، رئیس حسابداری، مدیر مالی و مشاور مالیاتی تقسیم میشوند.
اما در هر ساختاری، اطلاعات باید یکپارچه باشند.
وظیفه اول؛ ثبت صحیح اسناد حسابداری
پایه تمام گزارشهای مالی، ثبت صحیح اطلاعات است.
اگر اطلاعات اولیه اشتباه باشند، خروجی نهایی نیز قابل اعتماد نخواهد بود.
حسابدار باید برای هر رویداد مالی مشخص کند:
چه اتفاقی افتاده است؟
ماهیت معامله چیست؟
مبلغ چقدر است؟
طرف حساب چه کسی است؟
سند مربوط چیست؟
در کدام حساب ثبت شود؟
تاریخ ثبت چیست؟
برای مثال خرید یک لپتاپ اداری ممکن است از نظر حسابداری با پرداخت هزینه اینترنت ماهانه ماهیت یکسانی نداشته باشد.
ثبت همه پرداختها تحت عنوان کلی «هزینه» باعث کاهش کیفیت گزارشها میشود.
وظیفه دوم؛ کنترل اسناد و مدارک
حسابدار نباید هر عددی را بدون بررسی وارد سیستم کند.
اسناد باید تا حد امکان کنترل شوند.
برای مثال:
فاکتور
قرارداد
رسید بانکی
صورتحساب
اسناد دریافت
اسناد پرداخت
لیست حقوق
گزارش انبار
اگر سند ناقص باشد، حسابدار باید موضوع را پیگیری کند.
وجود ثبت بدون سند یا سند بدون ثبت میتواند در آینده باعث ابهام شود.
وظیفه سوم؛ ثبت و کنترل فروش
فروش یکی از مهمترین بخشهای سیستم حسابداری است.
حسابدار باید بتواند فروش را با منابع مختلف تطبیق دهد.
برای مثال:
نرمافزار فروش
فاکتورها
صورتحسابها
حساب مشتری
بانک
درگاه پرداخت
اگر یک فروشگاه اینترنتی هزار سفارش داشته باشد اما فقط ۹۸۰ فروش در حسابداری ثبت شده باشد، این اختلاف باید بررسی شود.
وظیفه حسابدار فقط وارد کردن عدد نهایی نیست.
باید مطمئن شود اطلاعات کامل هستند.
وظیفه چهارم؛ ثبت و کنترل خرید
خریدها نیز باید بهدرستی طبقهبندی شوند.
ممکن است خرید مربوط به:
کالا
مواد اولیه
دارایی
خدمات
هزینه جاری
پروژه
باشد.
نوع خرید روی گزارشهای مالی اثر دارد.
حسابدار باید اسناد خرید را نیز کنترل کند و ارتباط آنها را با پرداختها و تأمینکنندگان بررسی کند.
وظیفه پنجم؛ مغایرتگیری حساب بانکی
یکی از مهمترین وظایف حسابدار مالی، کنترل بانک است.
مانده حسابداری بانک باید با اطلاعات واقعی بانک تطبیق داشته باشد.
دلایل اختلاف میتوانند شامل موارد زیر باشند:
ثبت نشدن تراکنش
ثبت تکراری
کارمزد بانکی
انتقال بین حسابها
اشتباه در مبلغ
پرداخت یا دریافت شناسایینشده
مغایرت بانکی نباید ماهها بدون بررسی باقی بماند.
هرچه فاصله زمانی بیشتر شود، پیدا کردن علت اختلاف دشوارتر خواهد شد.
وظیفه ششم؛ کنترل صندوق
اگر شرکت دریافت و پرداخت نقدی دارد، صندوق نیز باید کنترل شود.
هر پرداخت باید سند داشته باشد.
موجودی واقعی صندوق باید با سیستم هماهنگ باشد.
بهتر است شمارش دورهای انجام شود.
اگر مسئول صندوق و حسابدار افراد متفاوتی باشند، کنترل داخلی قویتر خواهد بود.
وظیفه هفتم؛ مدیریت حساب مشتریان
در شرکتهایی که فروش اعتباری دارند، حساب مشتریان اهمیت بسیار زیادی دارد.
حسابدار باید بداند:
هر مشتری چقدر خرید کرده؟
چه مبلغی پرداخت کرده؟
مانده او چقدر است؟
مطالبات چه زمانی سررسید میشوند؟
کدام طلبها قدیمی شدهاند؟
اگر حسابداری فقط عدد کل مطالبات را نشان دهد، برای مدیریت وصول کافی نیست.
گزارش باید قابل استفاده باشد.
وظیفه هشتم؛ مدیریت تأمینکنندگان
حساب تأمینکنندگان نیز باید مرتب باشد.
مدیر باید بداند:
به چه کسانی بدهکار است؟
مبلغ بدهی چقدر است؟
چه زمانی باید پرداخت شود؟
کدام پرداخت اولویت بیشتری دارد؟
حسابدار باید ثبت خرید، پرداخت و مانده تأمینکننده را با یکدیگر تطبیق دهد.
وظیفه نهم؛ حسابداری حقوق و دستمزد
در شرکتهای دارای کارکنان، حقوق یکی از مهمترین بخشهای مالی است.
ممکن است اطلاعاتی مانند:
حقوق پایه
کارکرد
اضافهکار
پاداش
مزایا
کسورات
وام
مساعده
بیمه
مالیات
خالص پرداختی
وجود داشته باشند.
حسابدار باید اطلاعات منابع انسانی را دریافت و کنترل کند.
بعد از پرداخت نیز مبالغ بانکی باید با لیست حقوق تطبیق داده شوند.
وظیفه دهم؛ کنترل هزینههای شرکت
یکی از مهمترین اطلاعاتی که مدیر نیاز دارد این است:
پول شرکت کجا خرج میشود؟
حسابدار باید هزینهها را بهصورت قابل تحلیل طبقهبندی کند.
مثلاً:
حقوق
اجاره
تبلیغات
فناوری
حملونقل
انرژی
خدمات
تعمیرات
هزینههای اداری
وقتی هزینهها بهدرستی تفکیک شوند، مدیر میتواند افزایش غیرعادی را شناسایی کند.
فرض کنید هزینه بازاریابی ۶۰ درصد افزایش یافته اما فروش فقط ۱۰ درصد رشد کرده است.
این اطلاعات نیازمند بررسی مدیریتی است.
وظیفه یازدهم؛ کنترل داراییها
داراییهای شرکت نیز باید ثبت و قابل پیگیری باشند.
برای مثال:
تجهیزات
ماشینآلات
وسایل اداری
خودرو
سیستمهای کامپیوتری
برای داراییهای مهم بهتر است مشخص باشد:
چه زمانی خریداری شدهاند؟
مبلغ چقدر بوده؟
کجا استفاده میشوند؟
وضعیت فعلی چیست؟
این اطلاعات علاوه بر حسابداری، برای مدیریت سرمایه شرکت نیز اهمیت دارند.
وظیفه دوازدهم؛ کنترل موجودی
در کسبوکارهای کالایی، حسابدار باید با انبار ارتباط نزدیک داشته باشد.
موجودی واقعی و حسابداری باید قابل تطبیق باشند.
اختلاف موجودی ممکن است ناشی از:
خطای ثبت
برگشت کالا
کسری
اضافی
اشتباه در واحد شمارش
ثبت نشدن انتقال
باشد.
وجود موجودی غیرواقعی میتواند سود شرکت را نیز تحت تأثیر قرار دهد.
وظیفه سیزدهم؛ تهیه تراز آزمایشی
تراز آزمایشی از گزارشهای مهم حسابداری است.
اما ارزش اصلی آن در تحلیل است.
حسابدار باید ماندههای غیرعادی را بررسی کند.
برای مثال:
مشتری با مانده منفی
بانک با مانده غیرمنطقی
تأمینکننده قدیمی
حساب معلق
هزینه بسیار بزرگ
دارایی نامشخص
تراز از نظر عددی ممکن است متعادل باشد اما همچنان خطاهای زیادی داشته باشد.
وظیفه چهاردهم؛ تهیه صورت سود و زیان
مدیر باید بتواند عملکرد مالی کسبوکار را ببیند.
صورت سود و زیان یکی از مهمترین گزارشها برای این کار است.
حسابدار باید بتواند نشان دهد:
درآمد چقدر بوده؟
هزینهها چقدر بودهاند؟
سود یا زیان چقدر است؟
حاشیه سود چگونه تغییر کرده؟
کدام هزینه بیشترین رشد را داشته؟
گزارش بدون تحلیل ارزش محدودی دارد.
وظیفه پانزدهم؛ تهیه صورت وضعیت مالی
صورت وضعیت مالی یا ترازنامه تصویری از داراییها، بدهیها و حقوق مالکانه ارائه میکند.
مدیر با استفاده از آن میتواند بهتر بفهمد:
شرکت چه داراییهایی دارد؟
چقدر بدهکار است؟
مطالبات چه میزان هستند؟
موجودی چه ارزشی دارد؟
ساختار مالی چگونه است؟
حسابدار باید قبل از تهیه این گزارش، مانده حسابها را کنترل کند.
وظیفه شانزدهم؛ بررسی جریان نقدی
سود با نقدینگی یکسان نیست.
ممکن است شرکت سودآور باشد اما پول کافی نداشته باشد.
حسابدار باید وضعیت:
دریافت
پرداخت
مطالبات
بدهیها
مانده بانک
تعهدات آتی
را بررسی کند.
در شرکتهای حرفهای، پیشبینی نقدینگی نیز اهمیت دارد.
مدیر باید قبل از وقوع کمبود پول از آن مطلع شود.
وظیفه هفدهم؛ کنترل قراردادها
قراردادها نباید فقط در اختیار مدیر یا واحد حقوقی باشند.
بسیاری از قراردادها اثر مالی دارند.
برای مثال:
فروش
خدمات
پیمانکاری
اجاره
خرید تجهیزات
همکاری
حسابدار باید ساختار مالی قرارداد را بشناسد.
پرداخت، پیشپرداخت، صورتوضعیت و سایر موارد باید با ثبتهای حسابداری هماهنگ باشند.
وظیفه هجدهم؛ توجه به آثار مالیاتی معاملات
یکی از تفاوتهای حسابدار معمولی و حسابدار مالی و مالیاتی این است که دومی باید آثار مالیاتی رویدادها را نیز ببیند.
قبل یا هنگام ثبت برخی معاملات باید بررسی شود:
آیا تکلیف مالیاتی خاصی ایجاد میشود؟
آیا سند مناسبی وجود دارد؟
آیا اطلاعات باید در فرآیند خاصی منعکس شوند؟
آیا موضوع نیازمند بررسی تخصصیتر است؟
در مسائل پیچیده، حسابدار باید موضوع را با مشاور مالیاتی مطرح کند.
وظیفه نوزدهم؛ مدیریت تقویم مالیاتی
تکالیف نباید به حافظه افراد وابسته باشند.
حسابدار باید تقویم مشخصی داشته باشد.
برای هر مورد مشخص شود:
موضوع چیست؟
موعد چه زمانی است؟
چه اطلاعاتی لازم است؟
مسئول چه کسی است؟
کنترل نهایی چه زمانی انجام میشود؟
وجود تقویم احتمال فراموش شدن کارها را کاهش میدهد.
وظیفه بیستم؛ کنترل سامانه مودیان و صورتحسابها
در کسبوکارهایی که فرآیندهای مربوط برای آنها کاربرد دارد، حسابدار باید فروش و صورتحسابها را با اطلاعات حسابداری هماهنگ نگه دارد.
باید خطاهایی مانند:
صورتحساب ارسالنشده
اصلاح ناقص
برگشت ثبتنشده
اختلاف مبلغ
رکورد تکراری
بهموقع شناسایی شوند.
موکول کردن کنترل به پایان دوره میتواند حجم خطا را زیاد کند.
وظیفه بیستویکم؛ کنترل مالیات حقوق
حقوق کارکنان باید بر اساس اطلاعات صحیح محاسبه شود.
مقادیر و الزامات مرتبط ممکن است در دورههای مختلف تغییر کنند.
بنابراین حسابدار باید تنظیمات و محاسبات را با مقررات جاری هماهنگ کند.
استفاده بدون بررسی از فایل یا فرمول سال قبل میتواند خطرناک باشد.
وظیفه بیستودوم؛ آمادگی برای بستن حسابها
بستن حسابها فقط کار چند روز پایان سال نیست.
حسابدار حرفهای در تمام طول سال برای آن آماده میشود.
باید:
بانکها مرتب باشند.
اسناد کامل باشند.
مشتریان کنترل شوند.
تأمینکنندگان بررسی شوند.
حسابهای معلق تعیین تکلیف شوند.
ثبتهای اصلاحی مستند باشند.
اگر این کنترلها مستمر انجام شوند، پایان سال بسیار سادهتر خواهد بود.
وظیفه بیستوسوم؛ نگهداری آرشیو اسناد
حسابدار باید بتواند سند یک معامله را در زمان مناسب پیدا کند.
اسناد میتوانند بر اساس:
ماه
نوع سند
مشتری
پروژه
طرف حساب
دستهبندی شوند.
نسخه دیجیتال و پشتیبان نیز اهمیت دارند.
سندی که قابل پیدا کردن نباشد در عمل ارزش کنترلی بسیار کمتری دارد.
وظیفه بیستوچهارم؛ کنترل داخلی
حسابدار باید به کنترل داخلی نیز توجه کند.
برای مثال:
آیا فرد ثبتکننده پرداخت همان فرد تأییدکننده است؟
چه کسی به بانک دسترسی دارد؟
چه کسی میتواند سند را حذف کند؟
آیا پرداختهای بزرگ تأیید مدیریتی دارند؟
ضعف کنترل داخلی میتواند باعث خطا یا سوءاستفاده شود.
وظیفه بیستوپنجم؛ گزارش مشکلات به مدیر
حسابدار نباید مشکلات را پنهان کند یا تا پایان سال منتظر بماند.
اگر موضوعی وجود دارد باید بهموقع گزارش شود.
برای مثال:
مطالبات در حال افزایشاند.
نقدینگی کاهش یافته.
هزینه غیرعادی ایجاد شده.
بانک مغایرت دارد.
مدارک ناقصاند.
ریسک مالیاتی وجود دارد.
اطلاعرسانی زودهنگام به مدیر امکان تصمیمگیری میدهد.
حسابدار حرفهای چه مهارتهایی نیاز دارد؟
دانستن نرمافزار حسابداری کافی نیست.
یک حسابدار حرفهای باید ترکیبی از مهارتها را داشته باشد.
از جمله:
دانش حسابداری
دقت
تحلیل داده
شناخت مالیات
توان گزارشگیری
مهارت اکسل و نرمافزار
آشنایی با کنترل داخلی
توان مدیریت اسناد
ارتباط حرفهای
توان حل مسئله
هرچه سطح مسئولیت بالاتر رود، اهمیت تحلیل نیز بیشتر میشود.
آیا حسابدار باید قوانین مالیاتی را بداند؟
بله، اما سطح موردنیاز به نقش او بستگی دارد.
حسابدار مالی و مالیاتی باید با تکالیف اصلی مرتبط با فعالیت شرکت آشنا باشد.
در موضوعات تخصصی و پروندههای پیچیده ممکن است نیاز به مشاور مالیاتی وجود داشته باشد.
نباید انتظار داشت یک نفر در تمام حوزهها بالاترین سطح تخصص را داشته باشد.
ساختار حرفهای بر همکاری میان تخصصها استوار است.
تفاوت حسابدار و مدیر مالی
حسابدار بیشتر روی ثبت، کنترل و گزارش اطلاعات تمرکز دارد.
مدیر مالی نگاه کلانتری دارد و موضوعاتی مانند:
بودجه
نقدینگی
سرمایهگذاری
تأمین مالی
سودآوری
استراتژی مالی
را مدیریت میکند.
در شرکت کوچک ممکن است بخشی از این وظایف توسط یک فرد انجام شود.
اما با رشد مجموعه معمولاً تفکیک نقشها ضروریتر میشود.
تفاوت حسابدار و مشاور مالیاتی
حسابدار با عملیات مالی روزانه درگیر است.
مشاور مالیاتی بیشتر روی تحلیل تخصصی مقررات و ریسکها تمرکز دارد.
برای مثال ممکن است حسابدار اطلاعات یک قرارداد را ثبت کند.
مشاور مالیاتی نیز قبل از امضا یا در مرحله تحلیل، آثار مالیاتی قرارداد را بررسی کند.
این دو نقش مکمل یکدیگر هستند.
چه زمانی یک حسابدار برای شرکت کافی نیست؟
اگر شرکت رشد کرده و موارد زیر ایجاد شدهاند، ممکن است یک حسابدار بهتنهایی کافی نباشد:
حجم بالای تراکنش
چند شعبه
تعداد زیاد کارکنان
انبار پیچیده
قراردادهای متعدد
گزارش مدیریتی پیشرفته
پروندههای مالیاتی تخصصی
در این شرایط بهتر است ساختار تیم مالی توسعه پیدا کند.
نشانههای حسابداری ضعیف
مدیر میتواند با چند نشانه متوجه ضعف سیستم شود.
مثلاً:
بانک دائماً مغایرت دارد.
گزارشها دیر تهیه میشوند.
سود واقعی مشخص نیست.
مشتریان ماندههای غیرقابل توضیح دارند.
اسناد پیدا نمیشوند.
تکالیف در آخرین لحظه انجام میشوند.
تمام اطلاعات فقط در اختیار یک نفر هستند.
ثبتها چند ماه عقباند.
وجود چند مورد از این نشانهها نیاز به بررسی جدی دارد.
حسابدار خوب چه گزارشی باید به مدیر بدهد؟
نوع گزارش به کسبوکار بستگی دارد، اما معمولاً اطلاعاتی مانند:
فروش
سود
هزینهها
نقدینگی
مطالبات
بدهیها
بانک
تعهدات مهم
میتوانند برای مدیریت ارزشمند باشند.
مدیر نباید برای فهمیدن وضعیت مالی مجبور باشد وارد هزاران ثبت حسابداری شود.
حسابدار باید دادهها را خلاصه و قابل فهم کند.
نقش مهرداد رحیمی در حسابداری مالی و مالیاتی شرکتها
مهرداد رحیمی در حوزه حسابداری، مدیریت مالی و امور مالیاتی فعالیت میکند و در نگاه حرفهای به نقش حسابدار، هدف فقط ثبت اعداد نیست.
حسابداری باید به مدیر کمک کند تصویر واقعیتری از کسبوکار داشته باشد.
یک سیستم مالی مناسب باید بتواند:
ثبتها را منظم نگه دارد.
مغایرتها را شناسایی کند.
گزارشهای قابل اتکا تولید کند.
ریسکهای مالیاتی را زودتر مشخص کند.
اسناد را قابل پیگیری نگه دارد.
و اطلاعات لازم برای تصمیمگیری را در اختیار مدیریت قرار دهد.
وقتی حسابداری مالی و مالیاتی در کنار تحلیل مدیریتی قرار بگیرد، نقش حسابدار از یک اپراتور مالی به یکی از اجزای کلیدی سیستم مدیریت کسبوکار تبدیل میشود.
جمعبندی
حسابدار مالی و مالیاتی فقط مسئول ثبت خرید و فروش نیست.
وظایف او میتوانند شامل:
ثبت اسناد
کنترل بانک
مشتریان
تأمینکنندگان
حقوق
موجودی
داراییها
گزارشهای مالی
کنترل قراردادها
تقویم مالیاتی
سامانه مودیان
مستندسازی
کنترل داخلی
و شناسایی ریسکها
باشند.
هرچه کسبوکار بزرگتر شود، اهمیت داشتن ساختار مالی حرفهای نیز بیشتر میشود.
مدیر باید حسابداری را نه بهعنوان هزینه اداری، بلکه بهعنوان زیرساختی برای کنترل و تصمیمگیری ببیند.
در موضوعات مالیاتی نیز قوانین و فرآیندها ممکن است تغییر کنند؛ بنابراین اقدامات واقعی باید با توجه به آخرین مقررات رسمی و شرایط اختصاصی هر شرکت انجام شوند.
این مقاله اطلاعات عمومی ارائه میکند و جایگزین بررسی اختصاصی اسناد، قراردادها یا پرونده مالی و مالیاتی نیست.
