قرارداد خدمات حسابداری مالی و مالیاتی باید دقیقاً مشخص کند چه خدماتی ارائه میشوند، مسئول تحویل اسناد چه کسی است، گزارشها چه زمانی آماده میشوند، اطلاعات چگونه محافظت میشوند و در پایان همکاری فایلها و دسترسیها چگونه تحویل داده خواهند شد. قرارداد شفاف از بسیاری از اختلافات آینده جلوگیری میکند.
قرارداد خدمات حسابداری مالی و مالیاتی باید شامل چه بندهایی باشد؟
شروع همکاری با حسابدار یا مجموعه خدمات مالی بدون قرارداد شفاف، یکی از اشتباهاتی است که ممکن است در ابتدا ساده به نظر برسد اما بعداً مشکلات زیادی ایجاد کند.
مدیر تصور میکند:
«گفتیم حسابداری شرکت را انجام دهند.»
تیم حسابداری تصور دیگری از دامنه خدمات دارد.
چند ماه بعد اختلاف شروع میشود.
آیا حقوق و دستمزد جزو قرارداد بوده؟
آیا رسیدگی مالیاتی شامل هزینه ماهانه میشود؟
چه کسی مسئول ارسال اسناد بوده؟
آیا گزارش سود و زیان باید ماهانه ارائه شود؟
دیتابیس حسابداری متعلق به چه کسی است؟
نسخه پشتیبان کجاست؟
اگر همکاری قطع شود، اطلاعات چگونه تحویل داده میشوند؟
تمام این موارد باید از ابتدا مشخص باشند.
قرارداد خدمات حسابداری مالی و مالیاتی فقط برای تعیین مبلغ نیست.
این قرارداد باید نقشه همکاری بین کسبوکار و تیم مالی باشد.
در این مقاله مهمترین بندهایی را بررسی میکنیم که بهتر است در قرارداد خدمات حسابداری مالی و مالیاتی مشخص شوند.
چرا قرارداد حسابداری اهمیت دارد؟
حسابداری با اطلاعات بسیار حساس شرکت سروکار دارد.
از جمله:
فروش
بانک
حقوق
قراردادها
مشتریان
تأمینکنندگان
هزینهها
سود
بدهیها
مالیات
بنابراین همکاری باید ساختار مشخص داشته باشد.
قرارداد کمک میکند هر دو طرف بدانند:
چه کسی چه کاری انجام میدهد.
زمان انجام کار چیست.
چه اطلاعاتی باید ارائه شود.
هزینه چگونه محاسبه میشود.
مسئولیت هر طرف چیست.
بدون این شفافیت، بسیاری از اختلافها قابل پیشبینی هستند.
بند اول؛ مشخصات کامل طرفین
در ابتدای قرارداد باید طرفین بهطور دقیق مشخص شوند.
اگر ارائهدهنده شخص است، اطلاعات فرد درج میشود.
اگر شرکت یا مؤسسه است، اطلاعات مجموعه باید مشخص باشند.
همچنین بهتر است نماینده مسئول هر طرف مشخص شود.
در شرکت کارفرما ممکن است مسئول ارتباط:
مدیرعامل
مدیر مالی
یا مسئول اداری
باشد.
در مجموعه حسابداری نیز بهتر است مسئول حساب شرکت مشخص باشد.
این کار از سردرگمی در ارتباطات جلوگیری میکند.
بند دوم؛ موضوع قرارداد
موضوع قرارداد باید دقیق باشد.
نوشتن جمله کلی:
«انجام امور حسابداری»
برای بسیاری از همکاریها کافی نیست.
بهتر است مشخص شود خدمات شامل چه مواردی هستند.
مثلاً:
ثبت اسناد حسابداری
کنترل بانک
حقوق و دستمزد
گزارشهای مالی
کنترل مالیاتی
سامانه مودیان
بستن حسابها
مشاوره
هرچه موضوع دقیقتر باشد، اختلاف کمتری ایجاد میشود.
بند سوم؛ دامنه خدمات حسابداری
یکی از مهمترین قسمتها، فهرست دقیق خدمات است.
برای مثال ممکن است شامل این موارد باشد:
ثبت خرید
ثبت فروش
ثبت دریافت و پرداخت
کنترل صندوق
مغایرت بانک
حساب مشتریان
تأمینکنندگان
حقوق
داراییها
موجودی
تراز آزمایشی
صورت سود و زیان
صورت وضعیت مالی
بستن حسابها
اگر یک خدمت در قرارداد وجود ندارد، بهتر است صریحاً مشخص شود.
بند چهارم؛ خدمات مالیاتی
خدمات مالیاتی باید جدا و دقیق نوشته شوند.
ممکن است شامل:
بررسی تکالیف
اظهارنامه
ارزش افزوده
سامانه مودیان
صورتحساب الکترونیکی
مالیات حقوق
آمادگی برای رسیدگی
مشاوره مالیاتی
باشد.
نباید فرض شود هر چیزی که به مالیات مربوط است بهصورت خودکار در قرارداد حسابداری ماهانه قرار دارد.
برخی خدمات ممکن است جداگانه محاسبه شوند.
بند پنجم؛ خدمات خارج از قرارداد
این بخش بسیار مهم است.
باید مشخص شود چه خدماتی جزو مبلغ پایه نیستند.
برای مثال:
اصلاح حسابهای سنواتی
حضور در رسیدگی خاص
پرونده اعتراض
طراحی نرمافزار
استقرار سیستم جدید
حسابداری شعبه اضافه
پروژههای ویژه
وقتی موارد خارج از قرارداد مشخص باشند، اختلاف بر سر هزینههای اضافی کمتر خواهد شد.
بند ششم؛ زمان شروع و مدت قرارداد
تاریخ شروع باید مشخص باشد.
همچنین مدت قرارداد:
ماهانه
ششماهه
یکساله
یا پروژهای
تعیین شود.
در برخی قراردادها شرایط تمدید نیز مشخص میشود.
مثلاً قرارداد در صورت توافق طرفین تمدید شود.
بند هفتم؛ وضعیت حسابداری در زمان شروع
یکی از بندهای بسیار مهم، مشخص کردن وضعیت اولیه حسابهاست.
ممکن است شرکت در زمان شروع:
حسابداری بهروز داشته باشد.
سه ماه عقبافتادگی داشته باشد.
بانک مغایرت داشته باشد.
اسناد ناقص داشته باشد.
این وضعیت باید مستند شود.
در غیر این صورت ممکن است بعداً مشخص نباشد مشکلات قبلی متعلق به چه دورهای بودهاند.
بهتر است یک گزارش تحویل اولیه تهیه شود.
بند هشتم؛ مسئولیت تحویل اسناد
حسابدار بدون اطلاعات نمیتواند کار انجام دهد.
باید مشخص شود کارفرما چه زمانی اسناد را تحویل میدهد.
مثلاً:
اسناد هر ماه تا روز مشخصی ارائه شوند.
گزارش فروش تحویل داده شود.
گردش بانک ارائه شود.
لیست کارکنان اعلام شود.
قراردادها به واحد مالی تحویل داده شوند.
اگر شرکت اطلاعات را با تأخیر ارائه دهد، طبیعتاً گزارشها نیز ممکن است دیر آماده شوند.
بند نهم؛ روش تحویل مدارک
روش انتقال اسناد باید مشخص باشد.
برای مثال:
سامانه ابری
پوشه مشترک
نرمافزار
تحویل فیزیکی
ایمیل سازمانی
ارسال پراکنده در پیامرسان روش حرفهای مناسبی برای حجم بالای اطلاعات نیست.
بهتر است یک مسیر رسمی و قابل پیگیری وجود داشته باشد.
بند دهم؛ زمان ثبت اسناد
باید مشخص شود حسابداری با چه تناوبی انجام میشود.
روزانه؟
هفتگی؟
ماهانه؟
برای شرکت با تراکنش بالا، ثبت ماهانه ممکن است کافی نباشد.
در شرکت کوچک شاید مناسب باشد.
نوع فعالیت تعیینکننده است.
بند یازدهم؛ گزارشهای موردنیاز
مدیر باید دقیقاً بداند چه گزارشهایی دریافت خواهد کرد.
برای مثال:
تراز آزمایشی
سود و زیان
مطالبات
بدهیها
نقدینگی
بانک
فروش
هزینه
عملکرد شعب
گزارش پروژه
اگر گزارش موردنیاز مدیر در قرارداد ذکر نشده باشد، ممکن است بعداً بهعنوان خدمت اضافی در نظر گرفته شود.
بند دوازدهم؛ زمان تحویل گزارشها
فقط نوع گزارش مهم نیست.
زمان تحویل نیز اهمیت دارد.
مثلاً مشخص شود گزارش ماهانه تا چند روز بعد از پایان ماه آماده میشود.
گزارش مالی اگر با تأخیر زیاد تحویل شود، ارزش مدیریتی آن کاهش پیدا میکند.
مدیر باید اطلاعات را زمانی دریافت کند که هنوز بتواند بر اساس آن اقدام کند.
بند سیزدهم؛ جلسات مدیریتی
در خدمات حرفهای ممکن است جلسه دورهای با مدیریت برگزار شود.
مثلاً ماهانه یا فصلی.
در جلسه میتوان بررسی کرد:
فروش
هزینه
سود
نقدینگی
مطالبات
ریسکهای مالیاتی
تصمیمهای آینده
اگر چنین جلسهای بخشی از خدمات است، بهتر است در قرارداد ذکر شود.
بند چهاردهم؛ مسئولیت صحت اطلاعات اولیه
حسابدار اطلاعاتی را ثبت میکند که از شرکت دریافت میکند.
اگر یک قرارداد یا معامله به تیم مالی اعلام نشود، حسابدار نمیتواند از وجود آن مطلع باشد.
بنابراین باید مسئولیت ارائه اطلاعات صحیح و کامل مشخص شود.
کارفرما باید اسناد واقعی و اطلاعات دقیق ارائه دهد.
حسابدار نیز مسئول ثبت و کنترل حرفهای اطلاعات دریافتشده است.
بند پانزدهم؛ محرمانگی
این بند از مهمترین قسمتهای قرارداد است.
اطلاعات حسابداری بسیار حساس هستند.
تیم مالی ممکن است به:
بانک
حقوق
فروش
قیمتها
قراردادها
سود
مشتریان
دسترسی داشته باشد.
قرارداد باید تعهد محرمانگی مشخص داشته باشد.
اطلاعات نباید بدون مجوز در اختیار اشخاص دیگر قرار گیرند.
بند شانزدهم؛ امنیت فایلها
علاوه بر محرمانگی، امنیت فنی نیز مهم است.
باید مشخص شود:
فایلها کجا ذخیره میشوند.
چه کسانی دسترسی دارند.
نسخه پشتیبان چگونه تهیه میشود.
آیا دسترسیها قابل کنترل هستند.
اطلاعات مالی باید مانند یک دارایی مهم سازمان مدیریت شوند.
بند هفدهم؛ مالکیت دیتابیس
این موضوع باید کاملاً روشن باشد.
دیتابیس حسابداری و اطلاعات شرکت متعلق به خود شرکت هستند.
نباید در پایان همکاری مدیر مجبور باشد برای دریافت اطلاعات خودش دچار مشکل شود.
در قرارداد بهتر است مشخص شود:
نسخه فایل چگونه در اختیار شرکت قرار میگیرد.
نسخه پشتیبان با چه تناوبی تحویل داده میشود.
در پایان همکاری چه اطلاعاتی منتقل خواهند شد.
بند هجدهم؛ دسترسی به نرمافزار
اگر نرمافزار روی سرور ارائهدهنده است، شرایط دسترسی باید مشخص باشند.
اگر روی سیستم شرکت است، مسئولیت نگهداری و بکاپ باید تعیین شود.
رمزها و دسترسیهای اصلی نباید فقط در اختیار یک فرد باشند.
مدیریت شرکت باید امکان بازیابی سیستم را داشته باشد.
بند نوزدهم؛ نسخه پشتیبان
باید مشخص شود:
بکاپ چه زمانی گرفته میشود؟
کجا نگهداری میشود؟
چه مدت حفظ میشود؟
آیا نسخهای در اختیار شرکت قرار میگیرد؟
وجود بکاپ بدون آزمایش بازیابی کافی نیست.
یک سیستم حرفهای باید امکان بازگرداندن اطلاعات را نیز بررسی کند.
بند بیستم؛ سطح دسترسی کارکنان
اگر چند نفر در تیم مالی کار میکنند، همه نباید دسترسی یکسان داشته باشند.
مثلاً:
کمک حسابدار
حسابدار
حسابدار ارشد
مدیر مالی
ممکن است سطوح متفاوتی داشته باشند.
دسترسی به بانک یا حقوق باید محدود باشد.
ساختار دسترسی بخشی از امنیت مالی است.
بند بیستویکم؛ فرآیند تأیید پرداختها
اگر تیم حسابداری در فرآیند پرداخت نیز نقش دارد، باید مشخص شود چه کسی پرداخت را تأیید میکند.
حسابدار نباید بدون مجوز مدیریتی امکان پرداختهای حساس را داشته باشد.
فرآیند میتواند شامل:
درخواست
کنترل
تأیید
پرداخت
ثبت
باشد.
این موضوع بخشی از کنترل داخلی شرکت است.
بند بیستودوم؛ حقالزحمه
مبلغ قرارداد باید دقیق نوشته شود.
همچنین مشخص شود:
ماهانه است یا پروژهای؟
زمان پرداخت چه زمانی است؟
مالیات یا هزینههای جانبی چگونه محاسبه میشوند؟
تغییر حجم فعالیت چه اثری دارد؟
شفافیت مالی از اختلاف جلوگیری میکند.
بند بیستوسوم؛ افزایش حجم فعالیت
فرض کنید قرارداد برای یک شعبه و ده کارمند بسته شده است.
شش ماه بعد شرکت سه شعبه و پنجاه کارمند دارد.
طبیعی است حجم خدمات تغییر کرده باشد.
بهتر است از ابتدا مشخص شود در صورت افزایش:
اسناد
کارکنان
شعب
تراکنش
دامنه خدمات
قیمت چگونه بازبینی میشود.
بند بیستوچهارم؛ هزینه خدمات اضافی
ممکن است در طول همکاری پروژههایی خارج از قرارداد ایجاد شوند.
برای مثال:
رسیدگی
اصلاح سنوات
طراحی سیستم
مشاوره ویژه
بهتر است نحوه قیمتگذاری آنها مشخص شود.
بند بیستوپنجم؛ مسئولیت جرایم ناشی از تأخیر
این موضوع باید بسیار دقیق و حقوقی تنظیم شود.
فرض کنید تکلیفی با تأخیر انجام شده است.
باید مشخص شود آیا علت:
دیر تحویل دادن اطلاعات توسط شرکت
یا
قصور تیم حسابداری
بوده است.
تعیین مسئولیت بدون بررسی علت منطقی نیست.
فرآیند تحویل اطلاعات و ثبت زمانها میتواند در چنین مواردی اهمیت زیادی داشته باشد.
بند بیستوششم؛ ارتباط با مراجع و سامانهها
اگر تیم مالی قرار است به سامانههای شرکت دسترسی داشته باشد، باید سطح دسترسی مشخص باشد.
همچنین نحوه استفاده از اطلاعات و اعتبارنامهها باید کنترل شود.
رمزهای حساس باید در سیستم امن نگهداری شوند.
بند بیستوهفتم؛ تغییرات قانونی
قوانین و فرآیندهای مالیاتی ممکن است تغییر کنند.
قرارداد بهتر است سازوکاری برای تغییر دامنه خدمات در صورت ایجاد تکالیف جدید داشته باشد.
اگر مقررات جدید حجم کار را بهطور قابل توجهی افزایش دهد، ممکن است نیاز به بازنگری خدمات باشد.
بند بیستوهشتم؛ تحویل در پایان همکاری
یکی از مهمترین بخشها پایان قرارداد است.
باید مشخص شود چه چیزهایی تحویل داده میشوند.
مثلاً:
دیتابیس
بکاپ
اسناد
گزارشها
لیست تکالیف باز
پروندههای مالیاتی
رمزها
فهرست مانده حسابها
همکاری حرفهای باید پایان حرفهای هم داشته باشد.
بند بیستونهم؛ صورتجلسه تحویل
در پایان همکاری بهتر است یک صورتجلسه تنظیم شود.
در آن مشخص شود:
چه فایلهایی تحویل داده شدند.
آخرین ثبت تا چه تاریخی بوده است.
چه کارهایی باز هستند.
چه تکالیفی باقی ماندهاند.
چه دسترسیهایی منتقل شدهاند.
این صورتجلسه انتقال به حسابدار جدید را بسیار سادهتر میکند.
بند سیام؛ شرایط فسخ
شرایط پایان زودتر از موعد باید مشخص باشند.
برای مثال:
مدت اطلاع قبلی
نحوه تسویه
تحویل اطلاعات
قطع دسترسیها
این بند باعث میشود در صورت پایان همکاری، شرکت دچار بحران نشود.
چرا قرارداد خیلی کوتاه خطرناک است؟
گاهی قرارداد فقط یک صفحه است و تقریباً هیچ جزئیاتی ندارد.
این نوع قرارداد در ظاهر ساده است اما بسیاری از مسائل را مبهم باقی میگذارد.
قرارداد خوب الزاماً بسیار طولانی نیست.
اما باید مهمترین مسئولیتها را روشن کند.
چرا قرارداد بسیار پیچیده هم مشکل دارد؟
در طرف دیگر، قراردادی که آنقدر پیچیده باشد که مدیر و تیم حسابداری نتوانند آن را بفهمند نیز کاربرد عملی کمی دارد.
قرارداد باید روشن، قابل فهم و عملیاتی باشد.
هر بند باید به یک مسئله واقعی پاسخ دهد.
پیوست خدمات
یکی از بهترین روشها این است که جزئیات خدمات در یک پیوست نوشته شوند.
مثلاً جدول داشته باشد:
نام خدمت
تناوب
مسئول
زمان تحویل
این ساختار خواندن قرارداد را سادهتر میکند.
پیوست گزارشها
میتوان نمونه گزارشهایی که قرار است تحویل داده شوند نیز مشخص کرد.
این کار انتظارات مدیر را شفاف میکند.
پیوست دسترسیها
در شرکتهای بزرگتر میتوان جدولی از دسترسیها داشت.
مثلاً:
نرمافزار حسابداری
بانک
سامانه فروش
سامانه مودیان
سیستم حقوق
و مسئول هر دسترسی.
این اقدام امنیت را افزایش میدهد.
قبل از امضای قرارداد چه کنیم؟
قبل از امضا بهتر است چند مرحله انجام شوند.
اول:
وضعیت فعلی حسابداری بررسی شود.
دوم:
نیاز شرکت مشخص شود.
سوم:
دامنه خدمات نوشته شود.
چهارم:
گزارشهای موردنیاز تعیین شوند.
پنجم:
نحوه تحویل و امنیت اطلاعات بررسی شود.
سپس قرارداد نهایی شود.
قرارداد آماده اینترنتی کافی است؟
نمونه قرارداد میتواند برای شناخت ساختار مفید باشد.
اما نباید بدون بررسی برای هر کسبوکار استفاده شود.
نیاز یک شرکت تولیدی با کسبوکار خدماتی متفاوت است.
همچنین سطح خدمات و مسئولیتها متفاوت هستند.
برای قرارداد واقعی بهتر است شرایط اختصاصی مجموعه در نظر گرفته شوند و در صورت نیاز بررسی حقوقی تخصصی نیز انجام شود.
نقش حسابدار در تنظیم دامنه قرارداد
حسابدار باید بتواند نیازهای عملیاتی را توضیح دهد.
برای مثال:
چند بار بانک کنترل شود.
گزارش چه زمانی آماده شود.
چه اسنادی لازم است.
چه دسترسیهایی موردنیاز هستند.
این اطلاعات برای تنظیم قرارداد واقعی ضروریاند.
نقش مدیر
مدیر باید مشخص کند از سیستم مالی چه انتظاری دارد.
مثلاً فقط ثبت حسابداری کافی است؟
یا گزارش مدیریتی نیز لازم است؟
آیا جلسه ماهانه میخواهد؟
آیا پیشبینی نقدینگی نیاز دارد؟
بدون این اطلاعات ممکن است قرارداد فقط بر فعالیتهای فنی تمرکز کند.
نقش مهرداد رحیمی در طراحی همکاری حسابداری مالی و مالیاتی
مهرداد رحیمی در حوزه حسابداری، مدیریت مالی و امور مالیاتی فعالیت میکند و در طراحی همکاری مالی، شفاف بودن مسئولیتها اهمیت زیادی دارد.
یک قرارداد مناسب باید بهروشنی مشخص کند:
چه خدماتی ارائه میشوند.
گزارشها چه زمانی تحویل داده میشوند.
مسئول ارائه اسناد چه کسی است.
دسترسیها چگونه مدیریت میشوند.
اطلاعات چگونه محافظت میشوند.
و در پایان همکاری چه چیزی تحویل داده خواهد شد.
هدف قرارداد فقط حفاظت حقوقی نیست.
قرارداد باید باعث شود فرآیند حسابداری منظم و قابل کنترل باشد.
جمعبندی
قرارداد خدمات حسابداری مالی و مالیاتی یکی از مهمترین اسناد شروع همکاری با تیم مالی است.
این قرارداد بهتر است موضوعاتی مانند:
دامنه خدمات
خدمات مالیاتی
گزارشها
زمان تحویل
مسئولیت کارفرما
محرمانگی
امنیت اطلاعات
دیتابیس
نسخه پشتیبان
حقالزحمه
خدمات اضافی
افزایش حجم کار
شرایط فسخ
و نحوه تحویل نهایی
را مشخص کند.
هرچه انتظارات دو طرف از ابتدا شفافتر باشند، احتمال اختلاف در طول همکاری کمتر خواهد شد.
در تنظیم قرارداد واقعی نیز باید توجه داشت شرایط هر کسبوکار متفاوت است و بندهای حقوقی و مسئولیتهای قراردادی بهتر است متناسب با وضعیت اختصاصی همان مجموعه بررسی و تنظیم شوند.
این مقاله اطلاعات عمومی ارائه میکند و جایگزین بررسی اختصاصی اسناد، قراردادها یا پرونده مالی و مالیاتی نیست.
