هزینه خدمات حسابداری مالی و مالیاتی عدد ثابتی برای همه کسبوکارها نیست. حجم تراکنشها، تعداد کارکنان، تعداد حسابهای بانکی، وجود انبار و شعب، پیچیدگی مالیاتی، نوع گزارشهای مدیریتی و میزان حضور موردنیاز تیم مالی از مهمترین عواملی هستند که قیمت خدمات حسابداری را تعیین میکنند.
هزینه خدمات حسابداری مالی و مالیاتی چگونه محاسبه میشود؟
یکی از اولین سؤالهایی که مدیران هنگام انتخاب حسابدار یا مجموعه ارائهدهنده خدمات مالی میپرسند این است:
هزینه خدمات حسابداری مالی و مالیاتی چقدر است؟
این سؤال کاملاً منطقی است.
اما پاسخ حرفهای به آن معمولاً یک عدد ثابت نیست.
دو شرکت ممکن است فروش تقریباً یکسانی داشته باشند اما هزینه حسابداری آنها کاملاً متفاوت باشد.
چرا؟
چون حجم و پیچیدگی عملیات مالی فقط با مبلغ فروش مشخص نمیشود.
ممکن است شرکت اول ماهانه بیست فاکتور داشته باشد و شرکت دوم روزانه صدها تراکنش ثبت کند.
یک شرکت پنج کارمند دارد و شرکت دیگر صد نفر.
یکی فقط یک حساب بانکی دارد و دیگری چند شعبه، انبار، درگاه پرداخت و دهها حساب عملیاتی.
بنابراین قیمت خدمات حسابداری باید بر اساس حجم واقعی کار، سطح مسئولیت و نیاز کسبوکار تعیین شود.
در این مقاله بررسی میکنیم هزینه خدمات حسابداری مالی و مالیاتی تحت تأثیر چه عواملی قرار میگیرد و مدیر هنگام دریافت پیشنهاد قیمت باید به چه نکاتی توجه کند.
چرا نمیتوان برای همه شرکتها یک قیمت ثابت تعیین کرد؟
حسابداری یک خدمت کاملاً وابسته به شرایط کسبوکار است.
فرض کنید دو شرکت هر دو ماهانه یک میلیارد تومان فروش دارند.
شرکت اول یک مجموعه خدماتی کوچک است.
در ماه:
ده فاکتور فروش دارد.
پنج فاکتور خرید دارد.
سه کارمند دارد.
یک حساب بانکی دارد.
انبار ندارد.
فروش اعتباری محدودی دارد.
شرکت دوم فروشگاه آنلاین است.
روزانه صدها سفارش دارد.
چند درگاه پرداخت دارد.
انبار دارد.
برگشت از فروش دارد.
دهها تأمینکننده دارد.
چندین کارمند دارد.
با وجود یکسان بودن مبلغ فروش، حجم عملیات حسابداری این دو مجموعه اصلاً قابل مقایسه نیست.
به همین دلیل قیمتگذاری حرفهای باید بر اساس حجم عملیات انجام شود.
عامل اول؛ تعداد اسناد حسابداری
یکی از مهمترین عوامل تعیین هزینه، تعداد اسنادی است که باید ثبت و کنترل شوند.
هرچه تعداد:
خرید
فروش
دریافت
پرداخت
هزینه
ثبت بانکی
بیشتر باشد، زمان بیشتری برای حسابداری لازم است.
اما تعداد سند بهتنهایی کافی نیست.
یک سند ساده ممکن است چند دقیقه زمان نیاز داشته باشد.
در مقابل، یک سند مربوط به قرارداد پیچیده ممکن است نیازمند بررسی چند فایل و هماهنگی با مدیر باشد.
بنابراین کیفیت و پیچیدگی اسناد نیز اهمیت دارد.
عامل دوم؛ حجم تراکنشهای بانکی
بانک یکی از پرکارترین بخشهای حسابداری بسیاری از شرکتهاست.
اگر شرکت ماهانه چند تراکنش محدود داشته باشد، کنترل بانک سادهتر است.
اما در کسبوکاری با هزاران تراکنش، فرآیند متفاوت میشود.
باید:
دریافتها شناسایی شوند.
پرداختها تطبیق داده شوند.
انتقال بین حسابها مشخص شود.
مغایرتها بررسی شوند.
تراکنشهای نامشخص تعیین تکلیف شوند.
هرچه تعداد حسابها و تراکنشها بیشتر باشد، حجم کار نیز افزایش پیدا میکند.
عامل سوم؛ تعداد حسابهای بانکی
تعداد حسابها نیز اهمیت دارد.
یک شرکت ممکن است:
حساب جاری
حساب حقوق
حساب فروش
چند درگاه
حساب شعب
و حسابهای دیگر
داشته باشد.
هر حساب نیاز به کنترل مستقل و مغایرتگیری دارد.
اگر سیستم بانکی شرکت پراکنده باشد، مدیریت اطلاعات نیز پیچیدهتر خواهد شد.
عامل چهارم؛ تعداد کارکنان
حقوق و دستمزد میتواند بخش مهمی از خدمات حسابداری باشد.
برای هر کارمند ممکن است اطلاعاتی مانند:
کارکرد
اضافهکار
مزایا
کسورات
وام
مساعده
مالیات
بیمه
خالص پرداختی
وجود داشته باشد.
محاسبه حقوق پنج کارمند با دویست کارمند یکسان نیست.
علاوه بر تعداد افراد، پیچیدگی ساختار پرداخت نیز مهم است.
عامل پنجم؛ وجود انبار
شرکتهایی که کالا دارند معمولاً حسابداری پیچیدهتری نسبت به بسیاری از کسبوکارهای خدماتی دارند.
در این مجموعهها باید میان:
خرید
فروش
انبار
موجودی
بهای تمامشده
برگشت کالا
هماهنگی وجود داشته باشد.
ممکن است لازم باشد موجودی دورهای کنترل شود.
مغایرت انبار بررسی شود.
کالاهای کمگردش تحلیل شوند.
تمام این موارد میتوانند بر هزینه خدمات اثر بگذارند.
عامل ششم؛ تعداد شعب
شرکت چندشعبهای معمولاً به گزارشگیری تفکیکی نیاز دارد.
مدیر ممکن است بخواهد بداند:
فروش هر شعبه چقدر است؟
هزینه هر شعبه چیست؟
سود هر شعبه چقدر است؟
بانک هر واحد چه وضعیتی دارد؟
برای چنین تحلیلی ساختار حسابداری باید از ابتدا درست طراحی شود.
هرچه تعداد شعب بیشتر باشد، حجم کنترل و گزارشگیری نیز افزایش مییابد.
عامل هفتم؛ نوع فعالیت
نوع کسبوکار تأثیر زیادی بر قیمت خدمات حسابداری دارد.
برای مثال حسابداری یک شرکت خدماتی با:
شرکت تولیدی
فروشگاه اینترنتی
شرکت پیمانکاری
شرکت بازرگانی
مجموعه آموزشی
کسبوکار پروژهای
متفاوت است.
هر صنعت فرآیندهای مخصوص خود را دارد.
بنابراین تجربه تیم حسابداری در نوع فعالیت موردنظر نیز ارزش ایجاد میکند.
عامل هشتم؛ پیچیدگی قراردادها
در شرکتهای پروژهای و خدماتی، قراردادها میتوانند بخش مهمی از حسابداری باشند.
ممکن است قرارداد شامل:
پیشپرداخت
صورتوضعیت
پرداخت مرحلهای
کسورات
تعدیل
الحاقیه
تضمین
باشد.
در چنین شرایطی حسابدار فقط فاکتور ثبت نمیکند.
باید قرارداد و اثر مالی آن را نیز درک کند.
هرچه ساختار قراردادها پیچیدهتر باشد، زمان و تخصص بیشتری نیاز خواهد بود.
عامل نهم؛ وضعیت حسابداری قبلی
یکی از موضوعات بسیار مهم در تعیین قیمت، وضعیت فعلی حسابهاست.
گاهی یک شرکت حسابداری منظم دارد و فقط میخواهد همکاری جدیدی آغاز کند.
در این حالت انتقال اطلاعات نسبتاً ساده است.
اما گاهی شرکت:
چند ماه حسابداری عقبافتاده دارد.
بانک مغایرت دارد.
اسناد ناقص هستند.
مانده حسابها نامشخصاند.
دیتابیس نیاز به اصلاح دارد.
در چنین شرایطی قبل از شروع خدمات عادی باید پروژه اصلاح حسابها انجام شود.
طبیعی است که هزینه این کار جدا از حسابداری جاری باشد.
عامل دهم؛ میزان خدمات مالیاتی
همه قراردادهای حسابداری سطح یکسانی از خدمات مالیاتی ندارند.
ممکن است یک مجموعه فقط ثبتهای حسابداری را انجام دهد.
مجموعه دیگر علاوه بر حسابداری:
تکالیف مالیاتی را کنترل کند.
سامانه مودیان را بررسی کند.
اظهارنامهها را تهیه کند.
ارزش افزوده را کنترل کند.
در رسیدگی همکاری کند.
مشاوره قرارداد ارائه دهد.
هرچه دامنه مسئولیت گستردهتر باشد، قیمت نیز متفاوت خواهد شد.
عامل یازدهم؛ سامانه مودیان و صورتحساب الکترونیکی
در کسبوکارهایی که تعداد صورتحساب بالایی دارند، کنترل اطلاعات سامانه مودیان میتواند زمان قابل توجهی نیاز داشته باشد.
باید مواردی مانند:
ارسال ناموفق
صورتحساب اشتباه
اصلاح
ابطال
برگشت
مغایرت فروش و حسابداری
بررسی شوند.
در مجموعه دارای هزاران صورتحساب، این بخش ممکن است به یک فرآیند مستقل تبدیل شود.
عامل دوازدهم؛ تعداد گزارشهای مدیریتی
بعضی شرکتها فقط ثبت حسابداری میخواهند.
اما برخی مدیران انتظار دارند گزارشهای تحلیلی دریافت کنند.
برای مثال:
صورت سود و زیان ماهانه
گزارش نقدینگی
مطالبات
بدهیها
بودجه
تحلیل هزینه
عملکرد شعب
سودآوری پروژه
داشبورد مدیریتی
تهیه این گزارشها به زمان و تخصص بیشتری نیاز دارد.
در نتیجه سطح گزارشگیری باید در قیمت خدمات لحاظ شود.
عامل سیزدهم؛ نیاز به مدیر مالی
حسابدار و مدیر مالی نقش یکسانی ندارند.
ممکن است شرکت علاوه بر حسابداری نیاز داشته باشد فردی:
نقدینگی را مدیریت کند.
بودجه تهیه کند.
گزارشها را تحلیل کند.
در جلسات مدیریت حضور داشته باشد.
تصمیمهای مالی را بررسی کند.
ساختار مالی را طراحی کند.
در چنین شرایطی سطح خدمات از حسابداری معمولی فراتر میرود.
عامل چهاردهم؛ مشاوره مالیاتی
اگر قرارداد شامل مشاوره مستمر مالیاتی باشد، هزینه متفاوت خواهد بود.
مشاور ممکن است قبل از:
قراردادهای مهم
سرمایهگذاری
تغییر ساختار
فعالیت جدید
تصمیم مالی مهم
موضوع را بررسی کند.
این نوع مشاوره ارزش پیشگیرانه دارد و نباید با ثبت اسناد روزانه اشتباه گرفته شود.
عامل پانزدهم؛ حضور در محل شرکت
بعضی شرکتها نیاز دارند حسابدار هر روز در محل حضور داشته باشد.
برخی فقط هفتهای یک یا دو روز.
برخی نیز تمام خدمات را بهصورت غیرحضوری دریافت میکنند.
میزان حضور میتواند تأثیر مستقیمی بر هزینه داشته باشد.
هرچه نیاز به حضور بیشتر باشد، منابع بیشتری نیز باید اختصاص داده شوند.
عامل شانزدهم؛ سطح تخصص تیم
خدمات یک کمک حسابدار با خدمات حسابدار ارشد، مدیر مالی یا مشاور مالیاتی از نظر سطح تخصص یکسان نیستند.
قیمت پایینتر همیشه به معنی انتخاب بهتر نیست.
گاهی شرکت برای صرفهجویی از نیروی کمتجربه استفاده میکند اما بعداً مجبور میشود برای اصلاح خطاها هزینه بیشتری پرداخت کند.
بنابراین باید تناسب میان تخصص و نیاز شرکت بررسی شود.
عامل هفدهم؛ حجم اسناد کاغذی و بینظمی اطلاعات
اگر تمام اسناد به شکل منظم و دیجیتال تحویل داده شوند، حسابداری سریعتر انجام میشود.
اما اگر هر ماه مجموعهای از:
عکس در پیامرسان
رسید کاغذی
فایل اکسل
فاکتور ناقص
مدارک پراکنده
ارسال شود، زمان زیادی صرف ساماندهی خواهد شد.
کیفیت تحویل اطلاعات میتواند روی قیمت خدمات تأثیر بگذارد.
چگونه هزینه خدمات حسابداری کاهش پیدا میکند؟
یکی از بهترین راهها برای کاهش هزینه، منظم کردن فرآیندهای داخلی است.
برای مثال:
اسناد دیجیتال و مرتب باشند.
فروش از سیستم مشخص انجام شود.
بانکها محدود و ساختاریافته باشند.
اطلاعات کارکنان منظم باشند.
قراردادها بهموقع تحویل داده شوند.
مسئول مشخصی برای ارتباط با حسابداری وجود داشته باشد.
این اقدامات زمان تیم حسابداری را کاهش میدهند.
اتوماسیون چه اثری بر هزینه دارد؟
استفاده درست از فناوری میتواند بسیاری از کارهای تکراری را کاهش دهد.
برای مثال:
اتصال فروش به حسابداری
دریافت خروجی بانک
سیستم حضور و غیاب
اتوماسیون حقوق
داشبورد مالی
آرشیو دیجیتال
میتوانند زمان ثبت و کنترل را کاهش دهند.
اما اتوماسیون باید درست طراحی شود.
سیستم اشتباه میتواند به جای کاهش کار، حجم خطا را افزایش دهد.
قیمت پایین چه زمانی خطرناک است؟
اگر پیشنهادی بسیار ارزانتر از بقیه باشد، بهتر است مشخص شود دقیقاً چه خدماتی ارائه میشوند.
ممکن است مواردی مثل:
گزارش مدیریتی
کنترل بانک
بستن حسابها
مشاوره مالیاتی
رسیدگی
حقوق
از قرارداد حذف شده باشند.
گاهی مقایسه دو قیمت در واقع مقایسه دو خدمت کاملاً متفاوت است.
به همین دلیل دامنه خدمات باید کنار قیمت بررسی شود.
هزینه پنهان حسابداری ضعیف
فرض کنید شرکت سالانه مبلغ کمی برای حسابداری پرداخت میکند.
اما در مقابل:
مدیر گزارش قابل اعتماد ندارد.
مطالبات پیگیری نمیشوند.
مغایرت بانکی وجود دارد.
اسناد ناقصاند.
هزینهها کنترل نمیشوند.
ریسک مالیاتی ایجاد میشود.
در این صورت هزینه واقعی حسابداری بسیار بیشتر از رقم قرارداد خواهد بود.
حسابداری خوب باید برای کسبوکار ارزش ایجاد کند.
آیا خدمات گران همیشه بهتر هستند؟
خیر.
قیمت بالا نیز بهتنهایی تضمین کیفیت نیست.
باید بررسی شود در مقابل هزینه چه چیزی دریافت میکنید.
یک مجموعه حرفهای باید بتواند شفاف توضیح دهد:
چه خدماتی ارائه میشود.
چه گزارشهایی تحویل میدهد.
مسئولیتها چیست.
زمان پاسخگویی چقدر است.
فرآیند کنترل چگونه است.
قیمت باید با ارزش و سطح خدمات تناسب داشته باشد.
چگونه پیشنهادهای قیمت را مقایسه کنیم؟
برای مقایسه بهتر، یک جدول تهیه کنید.
در آن موارد زیر را بنویسید:
ثبت حسابداری
حقوق
بانک
گزارش ماهانه
صورتهای مالی
سامانه مودیان
ارزش افزوده
اظهارنامه
مشاوره
بستن حسابها
رسیدگی
تعداد روز حضور
پشتیبانی
سپس پیشنهادهای مختلف را مقایسه کنید.
این کار بسیار دقیقتر از مقایسه فقط یک عدد است.
قرارداد ماهانه بهتر است یا پروژهای؟
به نوع کار بستگی دارد.
خدمات جاری معمولاً میتوانند قرارداد ماهانه داشته باشند.
برای مثال:
ثبت
کنترل
گزارش
حقوق
اما برخی خدمات پروژهای هستند:
اصلاح حسابهای سنواتی
پیادهسازی سیستم
راهاندازی نرمافزار
رسیدگی خاص
پاکسازی دیتابیس
این خدمات بهتر است جداگانه قیمتگذاری شوند.
هزینه اصلاح حسابهای عقبافتاده
اگر شرکت چند ماه یا چند سال حسابداری عقبافتاده داشته باشد، معمولاً نمیتوان با تعرفه عادی ماهانه آن را اصلاح کرد.
ابتدا باید حجم مشکل بررسی شود.
ممکن است نیاز باشد:
تمام بانکها کنترل شوند.
ماندهها اصلاح شوند.
اسناد پیدا شوند.
حسابهای نامشخص تعیین تکلیف شوند.
ثبتهای اصلاحی انجام شوند.
این موضوع معمولاً یک پروژه مستقل است.
آیا برونسپاری ارزانتر از استخدام است؟
در بسیاری از شرکتهای کوچک، برونسپاری میتواند اقتصادیتر باشد.
زیرا شرکت به جای استخدام تیم کامل فقط هزینه خدمات موردنیاز را پرداخت میکند.
اما در شرکت بزرگ با حجم عملیات بالا، نیروی داخلی میتواند ضروری باشد.
در بسیاری از شرکتهای متوسط نیز مدل ترکیبی مناسب است:
حسابدار داخلی برای عملیات روزانه
و تیم تخصصی برای کنترل مالی و مالیاتی
انتخاب باید بر اساس حجم واقعی فعالیت انجام شود.
بهترین روش دریافت قیمت چیست؟
برای دریافت قیمت دقیق بهتر است اطلاعات اولیه کسبوکار ارائه شوند.
مثلاً:
نوع فعالیت
تعداد اسناد ماهانه
تعداد کارکنان
تعداد بانکها
تعداد شعب
وجود انبار
نرمافزار فعلی
وضعیت حسابداری
سطح گزارشگیری موردنیاز
خدمات مالیاتی موردنظر
بدون این اطلاعات هر قیمتی فقط یک تخمین کلی خواهد بود.
چکلیست قبل از درخواست قیمت
قبل از تماس با ارائهدهنده خدمات، این اطلاعات را آماده کنید:
نوع شرکت
حوزه فعالیت
میانگین فاکتور ماهانه
تعداد حساب بانکی
تعداد کارکنان
تعداد شعب
وجود انبار
تعداد پروژهها
وضعیت مالیاتی
خدمات موردنیاز
این اطلاعات باعث میشوند پیشنهاد دقیقتری دریافت کنید.
مهرداد رحیمی و بررسی هزینه خدمات حسابداری مالی و مالیاتی
مهرداد رحیمی در حوزه حسابداری، مدیریت مالی و امور مالیاتی فعالیت میکند و در تعیین ساختار خدمات مالی، ابتدا باید حجم و پیچیدگی واقعی کسبوکار بررسی شود.
قیمت مناسب زمانی معنا دارد که دامنه خدمات نیز مشخص باشد.
هدف یک سیستم مالی حرفهای فقط کاهش هزینه حسابداری نیست.
باید میان:
هزینه
تخصص
کیفیت گزارش
مدیریت ریسک
پاسخگویی
و نیاز واقعی شرکت
تعادل ایجاد شود.
یک ساختار درست میتواند علاوه بر انجام امور حسابداری، به مدیر برای کنترل هزینهها، نقدینگی و ریسکهای مالیاتی کمک کند.
جمعبندی
هزینه خدمات حسابداری مالی و مالیاتی یک عدد ثابت برای همه شرکتها نیست.
مهمترین عوامل تعیینکننده شامل:
تعداد اسناد
حجم تراکنش بانکی
تعداد کارکنان
تعداد شعب
انبار
نوع فعالیت
قراردادها
سطح خدمات مالیاتی
گزارشهای مدیریتی
نیاز به مدیر مالی
حضور در محل
و وضعیت فعلی حسابها
هستند.
برای مقایسه قیمتها نباید فقط مبلغ نهایی را نگاه کرد.
باید مشخص شود هر پیشنهاد چه خدماتی را پوشش میدهد.
ارزانترین خدمات ممکن است در ظاهر هزینه کمتری داشته باشند، اما اگر گزارشها و کنترلهای لازم انجام نشوند، هزینههای پنهان بسیار بیشتری ایجاد خواهند کرد.
هدف نهایی باید انتخاب ساختاری باشد که متناسب با حجم فعالیت شرکت، گزارشهای قابل اتکا تولید کند، ریسکها را کاهش دهد و اطلاعات مالی مناسبی در اختیار مدیریت قرار دهد.
این مقاله اطلاعات عمومی ارائه میکند و جایگزین بررسی اختصاصی اسناد، قراردادها یا پرونده مالی و مالیاتی نیست.
