انتخاب خدمات حسابداری مالی و مالیاتی نباید فقط بر اساس قیمت انجام شود. تخصص، شناخت کسبوکار، کیفیت گزارشگیری، امنیت اطلاعات، پاسخگویی، تجربه مالیاتی و توانایی تبدیل دادههای حسابداری به اطلاعات مدیریتی از مهمترین معیارهای انتخاب یک حسابدار یا مشاور حرفهای هستند.
چگونه بهترین خدمات حسابداری مالی و مالیاتی را برای شرکت خود انتخاب کنیم؟
انتخاب حسابدار یا مجموعه ارائهدهنده خدمات مالی یکی از تصمیمهایی است که میتواند اثر بسیار بیشتری از مبلغ قرارداد ماهانه داشته باشد.
یک سیستم حسابداری ضعیف فقط باعث ثبت اشتباه چند سند نمیشود.
ممکن است باعث شود مدیر:
سود واقعی شرکت را نداند.
مطالبات را کنترل نکند.
نقدینگی را اشتباه پیشبینی کند.
هزینهها را دیر شناسایی کند.
در امور مالیاتی با ریسک مواجه شود.
یا تصمیمهای مهم را بر اساس اطلاعات نادرست بگیرد.
به همین دلیل انتخاب خدمات حسابداری مالی و مالیاتی باید مانند انتخاب یک زیرساخت مدیریتی مهم انجام شود.
ارزانترین گزینه الزاماً اقتصادیترین گزینه نیست.
همچنین بزرگترین مجموعه حسابداری نیز الزاماً برای تمام شرکتها بهترین انتخاب نخواهد بود.
خدمت مناسب باید با اندازه، نوع فعالیت، پیچیدگی، بودجه و نیاز مدیریتی شرکت هماهنگ باشد.
در این مقاله بررسی میکنیم برای انتخاب خدمات حسابداری مالی و مالیاتی چه معیارهایی را باید در نظر گرفت.
اول نیاز خود را مشخص کنید
قبل از مقایسه حسابداران یا شرکتهای حسابداری، باید بدانید دقیقاً چه چیزی نیاز دارید.
آیا فقط ثبت اسناد میخواهید؟
یا گزارش مدیریتی هم لازم دارید؟
آیا حقوق و دستمزد دارید؟
آیا انبار دارید؟
آیا فروش اینترنتی دارید؟
چند حساب بانکی دارید؟
چند شعبه دارید؟
آیا پرونده مالیاتی پیچیدهای دارید؟
آیا مدیر مالی نیاز دارید؟
بدون پاسخ به این سؤالها نمیتوان خدمات مناسب انتخاب کرد.
یک شرکت کوچک با ده سند در ماه با شرکتی که روزانه هزاران تراکنش دارد نیاز یکسانی ندارد.
تفاوت ثبت حسابداری با خدمات حسابداری حرفهای
ثبت حسابداری فقط یکی از اجزای سیستم است.
خدمات حرفهای ممکن است شامل:
ثبت اسناد
کنترل اسناد
مغایرت بانک
مشتریان
تأمینکنندگان
حقوق
موجودی
داراییها
گزارشهای مالی
جریان نقدی
بودجه
مالیات
کنترل داخلی
باشد.
قبل از قرارداد باید مشخص شود کدام موارد در خدمات قرار دارند.
معیار اول؛ تخصص حسابداری
فرد یا تیم ارائهدهنده باید اصول حسابداری را بهخوبی بشناسد.
این موضوع بدیهی به نظر میرسد، اما در عمل بسیار مهم است.
باید بتواند:
ماهیت حسابها را تشخیص دهد.
ثبتهای صحیح انجام دهد.
اشتباهات را پیدا کند.
بستن حسابها را انجام دهد.
گزارشهای مالی تهیه کند.
ماندهها را تحلیل کند.
صرف بلد بودن نرمافزار حسابداری کافی نیست.
نرمافزار فقط یک ابزار است.
معیار دوم؛ شناخت امور مالیاتی
اگر شرکت خدمات مالی و مالیاتی را همزمان دریافت میکند، دانش مالیاتی نیز ضروری است.
باید مشخص شود تیم تا چه اندازه با موضوعات مرتبط با فعالیت شرکت آشناست.
برای مثال:
اظهارنامهها
مالیات حقوق
ارزش افزوده
سامانه مودیان
صورتحساب الکترونیکی
رسیدگی
اعتراض
و سایر تکالیف مرتبط.
قوانین ممکن است تغییر کنند.
بنابراین بهروز بودن نیز اهمیت زیادی دارد.
معیار سوم؛ تجربه در نوع کسبوکار شما
حسابداری یک فروشگاه با شرکت پیمانکاری یکسان نیست.
شرکت تولیدی با شرکت خدماتی نیز نیازهای متفاوتی دارد.
تجربه در حوزه مشابه میتواند مزیت مهمی باشد.
برای مثال در شرکت پروژهای باید:
هزینه پروژه
درآمد پروژه
کارکرد
مطالبات
قرارداد
تفکیک شوند.
در فروشگاه نیز:
موجودی
فروش
درگاه
برگشت کالا
انبار
اهمیت بیشتری دارند.
از ارائهدهنده بپرسید آیا قبلاً با ساختار مشابه کار کرده است.
معیار چهارم؛ گزارشگیری
یکی از بهترین روشهای ارزیابی کیفیت حسابداری این است که بپرسید:
چه گزارشهایی تحویل میدهید؟
اگر پاسخ فقط این باشد:
تراز آزمایشی
ممکن است برای مدیریت کافی نباشد.
یک سیستم حرفهای میتواند بر اساس نیاز شرکت گزارشهایی مانند:
سود و زیان
نقدینگی
مطالبات
بدهیها
فروش
هزینهها
عملکرد شعب
عملکرد پروژه
بودجه
تهیه کند.
هدف حسابداری باید تولید اطلاعات قابل استفاده باشد.
معیار پنجم؛ زمان تحویل گزارشها
گزارش خوب اگر سه ماه دیر ارائه شود، ارزش مدیریتی محدودی خواهد داشت.
باید مشخص شود:
گزارش ماهانه چه زمانی تحویل میشود؟
مغایرت بانک چه زمانی انجام میشود؟
حقوق چه زمانی نهایی میشود؟
گزارش مطالبات چه زمانی آماده است؟
مدیر باید اطلاعات را زمانی دریافت کند که هنوز بتواند بر اساس آن تصمیم بگیرد.
معیار ششم؛ پاسخگویی
یکی از مشکلات رایج در خدمات حسابداری، ضعف پاسخگویی است.
شرکت باید بداند در صورت ایجاد سؤال یا مشکل:
با چه کسی تماس میگیرد؟
زمان پاسخ چقدر است؟
مسئول حساب شرکت چه کسی است؟
در صورت نبود او چه کسی پاسخ میدهد؟
فرآیند ارتباط باید از ابتدا مشخص باشد.
معیار هفتم؛ امنیت اطلاعات
اطلاعات حسابداری شامل دادههای بسیار حساس هستند.
مانند:
بانک
فروش
حقوق
قراردادها
مشتریان
تأمینکنندگان
سود
بدهی
بنابراین امنیت باید جدی گرفته شود.
باید سؤال شود:
فایلها کجا ذخیره میشوند؟
چه کسانی دسترسی دارند؟
نسخه پشتیبان وجود دارد؟
اطلاعات چگونه منتقل میشوند؟
در پایان قرارداد اطلاعات چگونه تحویل داده میشوند؟
محرمانگی نباید فقط یک وعده شفاهی باشد.
معیار هشتم؛ مالکیت اطلاعات
دیتابیس حسابداری، فایلها، اسناد و گزارشها متعلق به کسبوکار هستند.
نباید شرکت در وضعیتی قرار بگیرد که در پایان همکاری نتواند اطلاعات خود را دریافت کند.
از ابتدا مشخص کنید:
فایل اصلی کجاست؟
نسخه پشتیبان در اختیار چه کسی است؟
دسترسی مدیر چیست؟
در پایان همکاری چه چیزی تحویل میشود؟
این موضوع بسیار مهم است.
معیار نهم؛ نرمافزار مناسب
نرمافزار باید با نیاز کسبوکار هماهنگ باشد.
شرکت کوچک شاید با سیستم ساده کار کند.
اما مجموعه بزرگتر ممکن است نیاز به:
انبار
فروش
حقوق
پروژه
چند شعبه
سطوح دسترسی
API
داشبورد
داشته باشد.
ارائهدهنده خدمات باید بتواند ساختار مناسب را پیشنهاد دهد.
معیار دهم؛ توانایی تحلیل
یکی از مهمترین تفاوتهای حسابداری معمولی و حرفهای، تحلیل است.
یک حسابدار حرفهای فقط نمیگوید:
هزینه تبلیغات ۵۰۰ میلیون تومان بوده.
بلکه ممکن است بگوید:
هزینه تبلیغات نسبت به دوره قبل ۴۰ درصد افزایش یافته اما فروش فقط ۱۰ درصد رشد کرده است.
این اطلاعات برای مدیریت ارزش ایجاد میکنند.
معیار یازدهم؛ توانایی هشدار دادن
حسابدار نباید فقط تاریخ را ثبت کند.
باید بتواند قبل از ایجاد مشکل هشدار دهد.
مثلاً:
نقدینگی در حال کاهش است.
مطالبات قدیمی زیاد شدهاند.
هزینه خاصی غیرعادی شده.
بانک مغایرت دارد.
یک تکلیف در حال نزدیک شدن است.
این هشدارهای زودهنگام از مهمترین ارزشهای سیستم مالی هستند.
معیار دوازدهم؛ کنترل داخلی
ارائهدهنده حرفهای باید درباره کنترل داخلی نیز فکر کند.
مثلاً پیشنهاد دهد:
پرداخت بزرگ تأیید دوم داشته باشد.
دسترسی کاربران محدود شود.
حذف سند کنترل شود.
بانک توسط شخص مستقل بررسی شود.
نسخه پشتیبان منظم تهیه شود.
حسابداری فقط تولید سند نیست.
بخشی از سیستم کنترل کسبوکار است.
معیار سیزدهم؛ مستندسازی
فرآیندها نباید فقط در ذهن حسابدار باشند.
باید مشخص باشد:
حقوق چگونه محاسبه میشود؟
فروش چگونه ثبت میشود؟
اسناد چگونه آرشیو میشوند؟
اصلاحات چگونه انجام میشوند؟
بستن ماه چگونه انجام میشود؟
مستندسازی باعث میشود سیستم به یک فرد وابسته نباشد.
معیار چهاردهم؛ نحوه مدیریت خطا
همه افراد ممکن است اشتباه کنند.
مهم این است که سیستم چگونه خطا را پیدا و اصلاح میکند.
از ارائهدهنده بپرسید:
چه کنترلهایی دارید؟
چه کسی گزارش را بازبینی میکند؟
اگر اشتباه پیدا شود چه فرآیندی وجود دارد؟
آیا ثبت اصلاحی مستند میشود؟
وجود کنترل دوم اهمیت زیادی دارد.
معیار پانزدهم؛ قرارداد شفاف
دامنه خدمات باید در قرارداد مشخص باشد.
مثلاً:
تعداد مراجعه
نوع گزارشها
زمان تحویل
حقوق و دستمزد
مالیات
بستن حسابها
مشاوره
هزینه خدمات اضافی
تعهد محرمانگی
نحوه فسخ
هرچه قرارداد شفافتر باشد، احتمال اختلاف کمتر میشود.
قیمت خدمات حسابداری چگونه تعیین میشود؟
قیمت میتواند به عوامل مختلف بستگی داشته باشد.
مانند:
تعداد اسناد
حجم فروش
تعداد کارکنان
تعداد حساب بانکی
تعداد شعب
وجود انبار
پیچیدگی فعالیت
تعداد گزارشها
سطح خدمات مالیاتی
نیاز به حضور
بنابراین مقایسه قیمت بدون مقایسه دامنه خدمات اشتباه است.
ممکن است یک پیشنهاد نصف قیمت باشد اما نیمی از خدمات را ارائه دهد.
چرا انتخاب فقط بر اساس قیمت خطرناک است؟
حسابداری ضعیف میتواند هزینههای پنهان زیادی ایجاد کند.
مثلاً:
ثبت اشتباه
گزارش نامعتبر
مغایرت بانکی
اسناد ناقص
عدم پیگیری مطالبات
تصمیم اشتباه
ریسک مالیاتی
این هزینهها ممکن است بسیار بیشتر از صرفهجویی در حقالزحمه باشند.
قیمت مهم است، اما تنها معیار نیست.
نمونه گزارش بخواهید
قبل از قرارداد میتوانید نمونه ساختار گزارش بخواهید.
لازم نیست اطلاعات واقعی مشتری قبلی نمایش داده شوند.
اما ارائهدهنده میتواند قالب گزارش را نشان دهد.
مثلاً:
گزارش فروش
گزارش نقدینگی
سود و زیان
مطالبات
داشبورد مدیریتی
این کار کمک میکند کیفیت خروجی را بهتر ارزیابی کنید.
جلسه شناخت اولیه مهم است
ارائهدهنده حرفهای قبل از ارائه نسخه قطعی باید سؤال بپرسد.
مثلاً:
نوع فعالیت چیست؟
فروش چگونه انجام میشود؟
حجم تراکنش چقدر است؟
چه نرمافزاری دارید؟
چند کارمند دارید؟
مشکلات فعلی چیست؟
چه گزارشهایی میخواهید؟
اگر بدون شناخت شرایط فوراً یک پکیج ثابت پیشنهاد شود، ممکن است خدمت با نیاز شرکت هماهنگ نباشد.
ارزیابی وضعیت فعلی
قبل از شروع همکاری جدید، بهتر است سیستم فعلی بررسی شود.
مواردی مانند:
مانده حسابها
مغایرت بانک
اسناد ناقص
حسابهای نامشخص
وضعیت مالیاتی
نسخه پشتیبان
باید مشخص شوند.
این بررسی نقطه شروع همکاری را روشن میکند.
برنامه ۳۰ روز اول
برای شروع همکاری میتوان برنامه مشخصی داشت.
مثلاً در ماه اول:
بررسی دیتابیس
کنترل حسابها
تطبیق بانک
شناسایی اسناد ناقص
بررسی تکالیف
طراحی گزارشها
تعیین مسئولیتها
این کار باعث میشود همکاری از ابتدا ساختارمند باشد.
برنامه ماهانه
بعد از راهاندازی، هر ماه باید فرآیند مشخص داشته باشد.
مثلاً:
جمعآوری اسناد
ثبت
کنترل
مغایرت بانک
حقوق
گزارشها
بررسی مالیاتی
جلسه مدیریتی
وقتی فرآیند تکرارپذیر باشد، کیفیت نیز قابل کنترلتر است.
جلسه ماهانه مالی
یکی از بهترین خدماتی که میتوان از تیم مالی دریافت کرد، جلسه دورهای با مدیریت است.
در این جلسه میتوان بررسی کرد:
فروش
سود
هزینه
نقدینگی
مطالبات
بدهیها
ریسکهای مالیاتی
تصمیمهای ماه آینده
این جلسه حسابداری را به ابزار مدیریتی تبدیل میکند.
چه سؤالهایی قبل از قرارداد بپرسیم؟
میتوانید این سؤالها را مطرح کنید:
چه خدماتی دقیقاً ارائه میدهید؟
گزارشها چه زمانی آماده میشوند؟
مسئول حساب ما چه کسی است؟
کنترل کیفیت چگونه انجام میشود؟
چه تجربهای در حوزه ما دارید؟
اطلاعات چگونه محافظت میشوند؟
دیتابیس در اختیار ماست؟
در پایان همکاری فایلها چگونه تحویل داده میشوند؟
مشاوره مالیاتی شامل قرارداد است؟
رسیدگی مالیاتی چگونه محاسبه میشود؟
پاسخ این سؤالها تصویر بسیار خوبی از کیفیت همکاری میدهد.
نشانههای یک ارائهدهنده حرفهای
معمولاً ویژگیهایی مانند اینها مثبت هستند:
سؤالهای دقیق میپرسد.
قبل از نتیجهگیری اطلاعات را بررسی میکند.
گزارش مشخص دارد.
وعده غیرواقعی نمیدهد.
محدوده خدمات را شفاف توضیح میدهد.
فرآیند کنترل دارد.
درباره امنیت توضیح میدهد.
مشکلات را قبل از بحران گزارش میکند.
به مدیر زبان ساده ارائه میدهد.
نشانههای هشدار
در مقابل، بعضی موارد نیازمند احتیاط هستند:
وعده نتیجه قطعی مالیاتی بدون بررسی
قیمت بسیار پایین بدون توضیح خدمات
عدم تحویل دیتابیس
نداشتن قرارداد مشخص
نبود نسخه پشتیبان
پاسخگویی ضعیف
نبود گزارش دورهای
تکیه کامل بر یک شخص
عدم توضیح درباره امنیت
تصمیمگیری باید بر اساس مجموعه معیارها باشد.
حسابدار خوب باید کسبوکار را بفهمد
شناخت حسابداری کافی نیست.
ارائهدهنده باید مدل کسبوکار را نیز درک کند.
مثلاً بفهمد:
درآمد چگونه ایجاد میشود؟
چرخه فروش چیست؟
کدام هزینهها اصلی هستند؟
ریسک نقدینگی کجاست؟
مطالبات چگونه ایجاد میشوند؟
کدام شاخص برای مدیر مهم است؟
بدون شناخت مدل کسبوکار، گزارشها ممکن است فقط مجموعهای از اعداد باشند.
خدمات مالیاتی باید پیشگیرانه باشند
مشاور مالیاتی نباید فقط هنگام مشکل ظاهر شود.
در یک سیستم حرفهای باید قبل از:
قرارداد مهم
فعالیت جدید
تغییر ساختار
سرمایهگذاری
تصمیم بزرگ
آثار مالیاتی بررسی شوند.
پیشگیری معمولاً بسیار سادهتر از اصلاح مشکل بعدی است.
هماهنگی حسابدار و مشاور مالیاتی
اگر حسابدار و مشاور جدا هستند، باید با یکدیگر ارتباط داشته باشند.
بدترین حالت این است که تیم حسابداری یک روش داشته باشد و مشاور در پایان سال چیز دیگری بخواهد.
ارتباط باید مستمر باشد.
این هماهنگی کیفیت اطلاعات را افزایش میدهد.
انتخاب خدمات برای شرکت کوچک
شرکت کوچک باید دنبال سادگی و نظم باشد.
نیازی به ساختار بسیار پیچیده نیست.
اما حداقل باید این موارد وجود داشته باشند:
ثبت منظم
بانک
اسناد
مطالبات
گزارش سود
تقویم مالیاتی
نسخه پشتیبان
این پایه برای رشد آینده بسیار مهم است.
انتخاب خدمات برای شرکت در حال رشد
شرکت در حال رشد باید به مقیاسپذیری توجه کند.
سیستمی که امروز برای ۲۰۰ سند مناسب است شاید برای ۲۰ هزار سند مناسب نباشد.
باید بررسی شود:
آیا نرمافزار قابلیت رشد دارد؟
گزارشها توسعهپذیر هستند؟
دسترسی کاربران قابل مدیریت است؟
شعب قابل اضافه شدن هستند؟
تیم مالی قابلیت گسترش دارد؟
این نگاه از دوبارهکاری آینده جلوگیری میکند.
انتخاب خدمات برای شرکت بزرگ
در شرکت بزرگ معمولاً نیاز به تیم مالی داخلی وجود دارد.
اما خدمات تخصصی بیرونی میتوانند برای:
مشاوره
کنترل
پروندههای خاص
بهینهسازی فرآیند
تحلیل تخصصی
مورد استفاده قرار گیرند.
در این ساختار باید مرز مسئولیتها بسیار شفاف باشد.
نقش مهرداد رحیمی در خدمات حسابداری مالی و مالیاتی
مهرداد رحیمی در حوزه حسابداری، مدیریت مالی و امور مالیاتی فعالیت میکند و انتخاب خدمات مالی مناسب باید بر اساس نیاز واقعی کسبوکار انجام شود.
خدمات حسابداری حرفهای نباید فقط به ثبت اسناد محدود شوند.
یک ساختار مناسب باید بتواند:
اطلاعات را منظم کند.
گزارش قابل اتکا تولید کند.
نقدینگی را شفاف کند.
مطالبات و بدهیها را کنترل کند.
ریسکهای مالیاتی را شناسایی کند.
و به مدیر در تصمیمگیری کمک کند.
ترکیب حسابداری مالی، نگاه مدیریتی و کنترل مالیاتی میتواند ارزش واقعی سیستم مالی را افزایش دهد.
جمعبندی
انتخاب خدمات حسابداری مالی و مالیاتی تصمیم مهمی است و نباید فقط بر اساس قیمت انجام شود.
مهمترین معیارها شامل:
تخصص
تجربه
شناخت صنعت
گزارشگیری
پاسخگویی
امنیت
مستندسازی
کنترل داخلی
دانش مالیاتی
توان تحلیل
و شفافیت قرارداد
هستند.
قبل از انتخاب باید نیازهای واقعی شرکت مشخص شوند.
سپس دامنه خدمات، زمان گزارشدهی و مسئولیتها مقایسه شوند.
هدف نهایی این نیست که فقط یک حسابدار یا شرکت حسابداری پیدا کنیم.
هدف ساختن یک سیستم مالی است که مدیر بتواند به اطلاعات آن اعتماد کند و بر اساس آن تصمیمهای بهتری بگیرد.
در امور مالیاتی نیز قوانین و فرآیندها ممکن است در طول زمان تغییر کنند؛ بنابراین ارائه خدمات واقعی باید با توجه به آخرین مقررات رسمی و شرایط اختصاصی هر کسبوکار انجام شود.
این مقاله اطلاعات عمومی ارائه میکند و جایگزین بررسی اختصاصی اسناد، قراردادها یا پرونده مالی و مالیاتی نیست.
