حسابداری شرکتهای پخش به دلیل تعداد بالای فاکتورها، انبارهای متعدد، ویزیتورها، مسیرهای توزیع، مرجوعی کالا، تخفیفها، پورسانت فروش و حجم بالای مطالبات به ساختاری دقیق و یکپارچه نیاز دارد. اتصال فروش، انبار، حساب مشتریان، بانک و سیستم مالی کمک میکند مدیر سود واقعی هر کالا، مسیر، مشتری و فروشنده را بهتر تحلیل کند و ریسکهای مالی و مالیاتی را کاهش دهد.
حسابداری مالی و مالیاتی شرکتهای پخش؛ از انبار و ویزیتور تا وصول مطالبات و سود واقعی
شرکت پخش فقط یک کسبوکار خرید و فروش ساده نیست.
در یک مجموعه پخش ممکن است هر روز صدها یا حتی هزاران رویداد مالی اتفاق بیفتد.
ویزیتور سفارش ثبت میکند.
کالا از انبار خارج میشود.
راننده آن را تحویل میدهد.
مشتری بخشی از مبلغ را نقدی پرداخت میکند.
بخش دیگری ممکن است چک باشد.
فاکتور دیگری بهصورت اعتباری باقی میماند.
بخشی از کالا مرجوع میشود.
برای یک مشتری تخفیف حجمی ثبت میشود.
برای فروشنده پورسانت محاسبه میشود.
هزینه حمل و سوخت وجود دارد.
و همه این اطلاعات باید در نهایت به یک سیستم مالی منظم تبدیل شوند.
اگر ارتباط میان فروش، انبار، وصول، بانک و حسابداری درست طراحی نشده باشد، خیلی زود مشکلاتی مانند مغایرت موجودی، مطالبات نامشخص، فروش غیرواقعی، پورسانت اشتباه و گزارش سود ناقص ایجاد میشوند.
به همین دلیل حسابداری مالی و مالیاتی شرکتهای پخش باید از ابتدا بر پایه یک ساختار یکپارچه طراحی شود.
در این مقاله بررسی میکنیم حسابداری شرکت پخش چگونه باید انجام شود، چه کنترلهایی اهمیت بیشتری دارند و مدیر برای فهم سود واقعی مجموعه به چه گزارشهایی نیاز دارد.
چرا حسابداری شرکتهای پخش پیچیده است؟
اولین دلیل، حجم بالای تراکنشهاست.
یک شرکت ممکن است روزانه چند قرارداد یا چند فاکتور محدود داشته باشد.
اما در پخش مویرگی تعداد فاکتورها بسیار بیشتر است.
دومین دلیل، تعدد نقاط کنترل است.
اطلاعات ممکن است در بخشهای مختلف ایجاد شوند:
فروش
ویزیتورها
انبار
ناوگان توزیع
صندوق
بانک
حسابداری
و وصول مطالبات.
اگر این بخشها اطلاعات متفاوتی داشته باشند، مغایرت ایجاد خواهد شد.
سومین دلیل، فروش اعتباری است.
در بسیاری از شرکتهای پخش بخش مهمی از فروش به مشتریان با مهلت پرداخت انجام میشود.
بنابراین فروش بالا الزاماً به معنی نقدینگی بالا نیست.
چهارمین دلیل، مرجوعی و تخفیف است.
در پخش، کالا ممکن است برگشت داده شود، تخفیف داشته باشد یا مشمول طرح فروش شود.
هرکدام از این رویدادها باید اثر صحیح خود را در حسابداری داشته باشند.
ساختار اصلی حسابداری شرکت پخش
برای داشتن یک سیستم حرفهای، بهتر است چرخه مالی شرکت پخش به چند بخش اصلی تقسیم شود:
خرید کالا
ورود به انبار
فروش
خروج کالا
تحویل
وصول
مرجوعی
تخفیف
پورسانت
هزینه توزیع
کنترل مالیاتی
و گزارشگیری.
تمام این بخشها باید به یکدیگر متصل باشند.
خرید کالا
چرخه از خرید شروع میشود.
برای هر خرید باید مشخص باشد:
تأمینکننده چه کسی است؟
چه کالایی خریداری شده؟
تعداد چقدر است؟
قیمت واحد چیست؟
تخفیف خرید وجود دارد؟
هزینه حمل تا انبار چقدر است؟
مبلغ پرداختشده چقدر است؟
مانده تأمینکننده چقدر است؟
اگر شرکت خرید اعتباری دارد، مدیریت حساب تأمینکنندگان اهمیت زیادی پیدا میکند.
ثبت خرید بدون کنترل انبار
فاکتور خرید بهتنهایی کافی نیست.
باید مشخص شود کالا واقعاً وارد انبار شده است یا خیر.
برای مثال ممکن است در فاکتور هزار واحد کالا وجود داشته باشد اما هنگام تحویل فقط ۹۸۰ واحد دریافت شده باشد.
اگر حسابداری بدون رسید انبار کل فاکتور را ثبت و تسویه کند، اختلاف ایجاد میشود.
بهتر است فرآیند شامل این مراحل باشد:
سفارش خرید
دریافت کالا
کنترل مقدار
کنترل کیفیت
رسید انبار
ثبت حسابداری
پرداخت.
انبار؛ قلب شرکت پخش
در شرکت پخش، بخش بزرگی از سرمایه داخل انبار قرار دارد.
اگر موجودی کالا دقیق نباشد، بسیاری از گزارشهای دیگر نیز قابل اعتماد نخواهند بود.
مدیر باید بتواند بداند:
از هر کالا چند واحد موجود است؟
ارزش موجودی چقدر است؟
چه کالاهایی کم شدهاند؟
چه کالاهایی راکد هستند؟
کدام کالاها نزدیک به نقطه سفارشاند؟
موجودی انبار باید با سیستم حسابداری قابل تطبیق باشد.
کدگذاری کالا
هر کالا باید یک کد مشخص و استاندارد داشته باشد.
وجود چند کد برای یک محصول مشکلات زیادی ایجاد میکند.
فرض کنید یک نوشیدنی خاص با سه نام مختلف در سیستم ثبت شده باشد.
در این صورت ممکن است:
موجودی پراکنده شود.
فروش واقعی مشخص نباشد.
گزارش سود کالا اشتباه شود.
خرید دوباره انجام شود در حالی که موجودی وجود دارد.
اطلاعات پایه باید از ابتدا تمیز و استاندارد باشند.
انبارهای متعدد
شرکتهای پخش ممکن است چند انبار داشته باشند.
برای مثال:
انبار مرکزی
انبار شعبه
انبار موقت
انبار مرجوعی
هر انبار باید جداگانه قابل گزارش باشد.
انتقال کالا بین انبارها نیز باید بهعنوان انتقال داخلی ثبت شود، نه خرید یا فروش.
اگر انتقالها کنترل نشوند، موجودی شعب با واقعیت اختلاف پیدا میکند.
انبار مرجوعی
یکی از بهترین روشها برای کنترل بهتر، جداسازی کالاهای مرجوعی از موجودی قابل فروش است.
کالای برگشتی ممکن است:
سالم باشد.
آسیبدیده باشد.
تاریخ نزدیک داشته باشد.
نیاز به بررسی داشته باشد.
اگر همه کالاهای برگشتی مستقیماً وارد موجودی فروش شوند، موجودی قابل فروش غیرواقعی میشود.
فروش مویرگی
در شرکت پخش، فروش معمولاً از طریق تعداد زیادی ویزیتور یا نماینده انجام میشود.
هر ویزیتور ممکن است برای دهها مشتری سفارش ثبت کند.
سیستم باید مشخص کند:
فروش متعلق به کدام ویزیتور است؟
کدام مسیر فروش؟
کدام منطقه؟
کدام مشتری؟
کدام کالا؟
این اطلاعات فقط برای حسابداری نیستند.
برای مدیریت فروش نیز بسیار ارزشمند هستند.
سفارش با فروش نهایی یکسان نیست
یکی از نکات مهم این است که سفارش ثبتشده الزاماً فروش نهایی نیست.
ممکن است:
کالا موجود نباشد.
مشتری سفارش را لغو کند.
بخشی تحویل داده نشود.
محدودیت اعتباری وجود داشته باشد.
بنابراین وضعیت سفارش باید با خروج انبار و تحویل کالا هماهنگ باشد.
سیستم باید بداند چه زمانی سفارش واقعاً تبدیل به فروش شده است.
تحویل کالا
بعد از ثبت سفارش، کالا برای ارسال آماده میشود.
بهتر است اطلاعاتی مانند:
شماره حواله
مسیر
راننده
مشتری
تعداد بسته
زمان خروج
در سیستم قابل پیگیری باشند.
این اطلاعات در صورت اختلاف با مشتری بسیار مهم خواهند بود.
اگر مشتری اعلام کند بخشی از کالا تحویل نشده، سیستم باید بتواند مسیر تحویل را بررسی کند.
تفاوت فروش و وصول
یکی از مهمترین مفاهیم در شرکت پخش این است:
فروش با وصول یکی نیست.
ممکن است امروز ده میلیارد تومان فروش ثبت شود اما فقط دو میلیارد تومان وجه وصول شود.
باقی مبلغ تبدیل به مطالبات میشود.
اگر مدیر فقط فروش را ببیند ممکن است تصور کند وضعیت شرکت بسیار مناسب است.
اما در عمل برای خرید بعدی، حقوق و هزینه حمل به پول نیاز دارد.
به همین دلیل گزارش وصول باید در کنار فروش دیده شود.
روشهای دریافت وجه
مشتریان ممکن است به روشهای مختلف پرداخت کنند:
نقد
کارتخوان
واریز بانکی
چک
پرداخت آنلاین
اعتباری
هر روش باید مسیر ثبت مشخص داشته باشد.
نباید دریافتهای مختلف در یک حساب مبهم تجمیع شوند.
کنترل کارتخوان
اگر شرکت یا رانندهها از کارتخوان استفاده میکنند، دستگاهها باید مشخص باشند.
برای هر دستگاه بهتر است بدانیم:
متعلق به کدام شعبه است؟
کدام حساب بانکی مقصد است؟
چه تراکنشهایی دارد؟
تسویه چگونه انجام میشود؟
مغایرت کارتخوان و بانک باید منظم انجام شود.
دریافت نقدی
دریافت نقدی یکی از نقاط پرریسک است.
باید مشخص باشد:
چه کسی پول را دریافت کرده؟
از کدام مشتری؟
مبلغ چقدر بوده؟
چه رسیدی صادر شده؟
چه زمانی به صندوق یا بانک تحویل شده؟
اگر راننده یا ویزیتور وجه نقد دریافت میکند، فرآیند تحویل وجه باید کاملاً مستند باشد.
چکهای دریافتی
در پخش، چک یکی از ابزارهای رایج وصول است.
برای هر چک باید مشخص باشد:
مشتری
مبلغ
شماره
بانک
تاریخ سررسید
وضعیت
چک باید در گزارش نقدینگی آینده نیز دیده شود.
چک دریافتشده هنوز وجه نقد قطعی نیست.
بنابراین مدیریت نباید آن را با موجودی بانک یکسان در نظر بگیرد.
چک برگشتی
چک برگشتی باید بلافاصله در حساب مشتری منعکس شود.
همچنین ممکن است وضعیت اعتباری مشتری نیاز به تغییر داشته باشد.
اگر مشتری چند سابقه بدحسابی دارد، ادامه فروش اعتباری بدون کنترل میتواند ریسک زیادی ایجاد کند.
سیستم مالی باید اطلاعات لازم برای تصمیم فروش را فراهم کند.
سقف اعتبار مشتری
یکی از مهمترین کنترلهای شرکت پخش، تعیین سقف اعتبار است.
برای هر مشتری میتوان بر اساس:
سابقه خرید
سابقه پرداخت
حجم فعالیت
ریسک
سقف مشخصی تعیین کرد.
ویزیتور نباید بتواند بدون کنترل، فروش نامحدود اعتباری ثبت کند.
فروش باید با سیاست اعتباری شرکت هماهنگ باشد.
گزارش سنی مطالبات
این گزارش یکی از مهمترین ابزارهای مدیر شرکت پخش است.
مطالبات مشتریان میتوانند به گروههایی مانند:
تا ۳۰ روز
۳۰ تا ۶۰ روز
۶۰ تا ۹۰ روز
بیش از ۹۰ روز
تقسیم شوند.
مدیر باید مشتریان پرریسک را سریع شناسایی کند.
هرچه سن مطالبات بیشتر شود، احتمال مشکل در وصول نیز افزایش پیدا میکند.
مطالبات به تفکیک ویزیتور
یکی از گزارشهای ارزشمند این است که مشخص شود هر ویزیتور چه میزان مطالبات ایجاد کرده است.
برای مثال ممکن است ویزیتور A فروش بالایی داشته باشد اما درصد زیادی از مشتریان او بدهکار باشند.
ویزیتور B فروش کمتری داشته باشد اما تقریباً تمام فروش او وصول شده باشد.
اگر پورسانت فقط بر اساس فروش محاسبه شود، ممکن است رفتار اشتباه تشویق شود.
پورسانت فروش
پورسانت در شرکتهای پخش باید با سیاست مالی شرکت هماهنگ باشد.
روشهای مختلفی وجود دارند:
پورسانت بر اساس مبلغ فروش
بر اساس وصول
بر اساس حاشیه سود
بر اساس محصول
بر اساس تحقق هدف
هر مدل اثر رفتاری متفاوتی دارد.
محاسبه پورسانت فقط بر اساس فروش میتواند باعث افزایش فروش اعتباری پرریسک شود.
پورسانت مبتنی بر وصول
در برخی شرکتها بخشی از پورسانت به وصول مرتبط میشود.
این روش انگیزه فروشنده برای پیگیری مطالبات را افزایش میدهد.
البته مدل باید شفاف و قابل فهم باشد.
ویزیتور باید بتواند ببیند پورسانت او چگونه محاسبه شده است.
طرحهای تشویقی فروش
شرکت پخش ممکن است طرحهایی مثل:
خرید ۱۰ عدد، یک عدد رایگان
تخفیف حجمی
جایزه فروش
تخفیف مشتری خاص
داشته باشد.
تمام این طرحها باید در سیستم تعریف شوند.
اعمال دستی و بدون کنترل تخفیف میتواند هم سود را کاهش دهد و هم امکان سوءاستفاده ایجاد کند.
کنترل تخفیف
برای هر سطح سازمانی بهتر است سقف تخفیف وجود داشته باشد.
مثلاً:
ویزیتور تا ۲ درصد
سرپرست تا ۵ درصد
بالاتر از آن با تأیید مدیر
این ساختار هم کنترل مالی و هم کنترل داخلی را تقویت میکند.
مرجوعی فروش
مرجوعی در شرکت پخش اتفاق رایجی است.
دلایل میتوانند شامل:
اشتباه در سفارش
آسیب کالا
تاریخ مصرف
عدم فروش مشتری
تحویل اشتباه
باشد.
هر مرجوعی باید به فاکتور اصلی متصل باشد.
در سیستم باید اثر آن روی:
فروش
حساب مشتری
موجودی
پورسانت
صورتحساب
اعمال شود.
مرجوعی و پورسانت
اگر ویزیتور بابت فروش یک کالا پورسانت گرفته اما بعد کالا برگشت خورده، سیستم باید سیاست مشخصی داشته باشد.
در غیر این صورت ممکن است شرکت برای فروش واقعینشده پورسانت پرداخت کند.
این موضوع باید از ابتدا در مدل محاسبه لحاظ شود.
کالای تاریخدار
در شرکتهای پخش مواد غذایی، دارویی، آرایشی و برخی صنایع دیگر تاریخ محصول بسیار مهم است.
سیستم انبار باید در صورت نیاز امکان کنترل:
تاریخ تولید
تاریخ انقضا
بچ یا سری ساخت
را داشته باشد.
محصول نزدیک به انقضا باید زودتر شناسایی شود.
در غیر این صورت احتمال مرجوعی و ضایعات بالا میرود.
FIFO و گردش کالا
در کالاهای تاریخدار معمولاً خروج قدیمیترها اهمیت دارد.
اگر کالای جدید زودتر ارسال شود و موجودی قدیمی در انبار بماند، ریسک ضایعات افزایش مییابد.
انبار باید سیاست گردش موجودی مشخص داشته باشد.
ضایعات
کالا ممکن است به دلایل مختلف غیرقابل فروش شود.
برای مثال:
شکستگی
خرابی
انقضا
آسیب حمل
ضایعات باید مستند شوند.
نباید فقط موجودی سیستم کاهش داده شود.
باید مشخص باشد:
علت چه بوده؟
چه کسی تأیید کرده؟
مقدار چقدر است؟
آیا قابل بازیافت یا فروش درجه دو است؟
این اطلاعات برای کنترل داخلی مهم هستند.
بهای تمامشده
برای محاسبه سود واقعی، فقط قیمت خرید کالا کافی نیست.
هزینههای دیگری نیز میتوانند وجود داشته باشند:
حمل تا انبار
انبارداری
بستهبندی
توزیع
پورسانت
هزینه مالی
مدیر باید بداند هر کالا پس از در نظر گرفتن هزینههای مرتبط چه میزان سود ایجاد میکند.
سود ناخالص کالا
یکی از گزارشهای مهم باید نشان دهد:
فروش کالا
بهای تمامشده
سود ناخالص
حاشیه سود
چقدر است.
کالایی ممکن است فروش زیادی داشته باشد اما حاشیه سود بسیار پایینی ایجاد کند.
مدیر نباید فقط بر اساس تعداد فروش تصمیم بگیرد.
سود به تفکیک برند
اگر شرکت چند برند توزیع میکند، سودآوری هر برند باید قابل تحلیل باشد.
مثلاً:
فروش برند A بالا است اما تخفیف و مرجوعی زیادی دارد.
برند B فروش کمتر اما سود بالاتر دارد.
این اطلاعات در مذاکره با تأمینکنندگان نیز ارزشمند هستند.
سود به تفکیک ویزیتور
فروشنده فقط نباید بر اساس مبلغ فروش ارزیابی شود.
گزارش بهتر میتواند شامل:
فروش
تخفیف
مرجوعی
وصول
حاشیه سود
باشد.
در این صورت کیفیت فروش بهتر دیده خواهد شد.
سود به تفکیک مسیر
یکی از گزارشهای پیشرفتهتر، سودآوری مسیر توزیع است.
ممکن است یک منطقه فروش زیادی داشته باشد اما هزینه توزیع آن نیز بسیار بالا باشد.
برای هر مسیر میتوان مواردی مانند:
فروش
تعداد فاکتور
هزینه سوخت
هزینه راننده
استهلاک
مرجوعی
را بررسی کرد.
این گزارش میتواند به بهینهسازی مسیرها کمک کند.
ناوگان توزیع
هزینه ناوگان در شرکت پخش میتواند قابل توجه باشد.
برای هر خودرو بهتر است اطلاعاتی مانند:
سوخت
تعمیرات
بیمه
استهلاک
کارکرد
مسافت
وجود داشته باشند.
اگر یک خودرو هزینه نگهداری بسیار بالایی دارد، ممکن است تعویض آن اقتصادیتر باشد.
هزینه سوخت
سوخت باید قابل کنترل باشد.
برای هر خودرو میتوان میزان مصرف را با مسافت پیمودهشده مقایسه کرد.
مصرف غیرعادی میتواند نشانه:
مشکل فنی
خطای ثبت
استفاده خارج از مأموریت
باشد.
حسابداری میتواند با داده عملیاتی ترکیب شود و ابزار کنترل ایجاد کند.
هزینه حمل به ازای فاکتور
یکی از شاخصهای مدیریتی جالب، هزینه توزیع به ازای هر سفارش یا فاکتور است.
اگر یک مسیر تعداد کمی سفارش داشته باشد، هزینه هر تحویل ممکن است بسیار بالا باشد.
شرکت میتواند بر اساس این اطلاعات:
حداقل سفارش
روزهای توزیع
مسیرها
را بازطراحی کند.
بانک
تمام حسابهای بانکی باید مرتب مغایرتگیری شوند.
دریافت مشتری باید به حساب همان مشتری متصل شود.
پرداخت به تأمینکننده نیز به فاکتور یا مانده مربوط ارتباط داشته باشد.
تراکنشهای نامشخص نباید برای ماهها در حسابهای موقت باقی بمانند.
صندوق
اگر شعب یا رانندگان با وجه نقد کار میکنند، صندوق باید بهصورت منظم کنترل شود.
موجودی واقعی و حسابداری باید برابر باشند.
تحویل وجه باید رسید داشته باشد.
فرد دریافتکننده پول نباید بدون کنترل امکان تغییر ثبتها را داشته باشد.
کنترل داخلی
شرکت پخش به دلیل تعداد زیاد کارکنان و گردش بالای کالا و پول نیازمند کنترل داخلی قوی است.
برخی کنترلهای مهم عبارتاند از:
محدودیت تخفیف
کنترل مرجوعی
تأیید اصلاح فاکتور
کنترل موجودی
تأیید پرداخت
محدودیت دسترسی نرمافزار
کنترل دریافت نقدی
تأیید ضایعات
هرچه حجم فعالیت افزایش یابد، اهمیت این کنترلها نیز بیشتر میشود.
دسترسی ویزیتور
ویزیتور باید فقط به اطلاعات موردنیاز خود دسترسی داشته باشد.
مثلاً ممکن است بتواند:
مشتریان خودش را ببیند.
سفارش ثبت کند.
مانده مشتری را ببیند.
اما نباید بتواند بدون مجوز:
قیمت پایه را تغییر دهد.
فاکتور را حذف کند.
اعتبار مشتری را افزایش دهد.
سطوح دسترسی باید بر اساس نقش تعریف شوند.
قیمتگذاری
شرکت پخش معمولاً با تعداد زیادی محصول سروکار دارد.
قیمتها ممکن است مرتب تغییر کنند.
سیستم باید تاریخچه قیمت داشته باشد.
تغییر قیمت نیز باید قابل پیگیری باشد.
فروش با قیمت قدیمی میتواند زیان ایجاد کند.
لیست قیمت مشتریان مختلف
ممکن است قیمت فروش بر اساس گروه مشتری متفاوت باشد.
مثلاً:
عمده
خرده
نماینده
فروشگاه زنجیرهای
سیستم باید این تفاوت را مدیریت کند.
اما باید کنترل شود که مشتری در گروه قیمت صحیح قرار گرفته باشد.
حسابداری مالیاتی شرکت پخش
حجم بالای خرید و فروش باعث میشود نظم مالیاتی در شرکت پخش اهمیت زیادی داشته باشد.
فروش، خرید، صورتحسابها، مرجوعیها، حقوق و سایر معاملات باید بهصورت منظم ثبت و کنترل شوند.
جزئیات واقعی باید بر اساس فعالیت شرکت و مقررات جاری بررسی شوند.
صورتحساب الکترونیکی
در مواردی که الزامات مربوط به صورتحساب الکترونیکی برای شرکت کاربرد دارند، سیستم پخش باید تا حد امکان با فرآیند حسابداری یکپارچه باشد.
با تعداد زیاد فاکتور، کنترل دستی میتواند بسیار دشوار شود.
باید وضعیتهایی مانند:
ارسال موفق
ارسال ناموفق
اصلاح
ابطال
برگشت
قابل مشاهده باشند.
سامانه مودیان
اگر شرکت مشمول فرآیندهای مرتبط است، نباید فقط به ارسال اولیه اعتماد کرد.
گزارش مغایرت لازم است.
تعداد و مبلغ فروش حسابداری باید با اطلاعات مربوط قابل تطبیق باشند.
اگر اختلافی وجود دارد بهتر است همان دوره بررسی شود.
ارزش افزوده
خرید، فروش و برگشت کالا میتوانند در محاسبات مربوط اثر داشته باشند.
نرخها و وضعیت کالاها باید مطابق مقررات جاری بررسی شوند.
بهخصوص در شرکتی با هزاران فاکتور، اشتباه در تنظیم یک کالا میتواند در تعداد زیادی تراکنش تکرار شود.
بنابراین کنترل داده پایه اهمیت زیادی دارد.
مالیات حقوق
شرکت پخش ممکن است نیروی زیادی داشته باشد:
ویزیتور
راننده
انباردار
سرپرست
کارمند اداری
حقوق و مزایا باید بهدرستی مدیریت شوند.
پورسانتها نیز باید در سیستم حقوق و حسابداری ارتباط مشخص داشته باشند.
محاسبات واقعی باید با مقررات همان دوره هماهنگ باشند.
پورسانت و حسابداری
پورسانت باید سند و فرمول مشخص داشته باشد.
برای هر فرد بهتر است سیستم بتواند نشان دهد:
مبنای محاسبه چیست؟
فروش مشمول چقدر بوده؟
مرجوعی چقدر بوده؟
وصول چقدر بوده؟
نرخ پورسانت چیست؟
مبلغ نهایی چقدر است؟
این شفافیت اختلاف میان فروش و مالی را کاهش میدهد.
بودجه فروش
برای هر منطقه یا ویزیتور میتوان بودجه فروش تعیین کرد.
سپس عملکرد واقعی با هدف مقایسه شود.
اما بهتر است فقط مبلغ فروش ملاک نباشد.
میتوان شاخصهای دیگری مانند:
وصول
حاشیه سود
مشتری جدید
مرجوعی
را نیز اضافه کرد.
بودجه خرید
خرید باید بر اساس فروش و موجودی برنامهریزی شود.
اگر واحد خرید فقط برای دریافت تخفیف بیشتر حجم زیادی کالا خریداری کند، ممکن است نقدینگی شرکت در انبار قفل شود.
بودجه خرید باید با:
پیشبینی فروش
موجودی فعلی
سرعت گردش
نقدینگی
هماهنگ باشد.
گردش موجودی
یکی از شاخصهای اصلی شرکت پخش سرعت گردش موجودی است.
کالای سریعگردش معمولاً سرمایه را مدت کمتری در انبار نگه میدارد.
کالای راکد برعکس عمل میکند.
مدیر باید گزارش دورهای گردش کالا داشته باشد.
کالای راکد
هر ماه بهتر است فهرست کالاهایی که مدت زیادی فروش نرفتهاند تهیه شود.
برای آنها میتوان تصمیم گرفت:
تخفیف
طرح فروش
برگشت به تأمینکننده
توقف خرید
عدم کنترل کالای راکد میتواند سرمایه زیادی را بلااستفاده کند.
داشبورد مدیریتی شرکت پخش
یک داشبورد مناسب میتواند شامل موارد زیر باشد:
فروش امروز
فروش ماه
وصول امروز
مطالبات کل
مطالبات سررسیدگذشته
مانده بانک
ارزش موجودی
فروش هر ویزیتور
مرجوعی
حاشیه سود
کالای راکد
پورسانت
هزینه توزیع
این اطلاعات مدیر را از بررسی گزارشهای پراکنده بینیاز میکنند.
جلسه روزانه فروش
شرکتهای پخش فعال ممکن است بخشی از شاخصها را روزانه بررسی کنند.
مثلاً:
فروش
وصول
تعداد سفارش
مرجوعی
عملکرد مسیر
اما گزارش مالی کامل معمولاً بهصورت ماهانه کنترل میشود.
ترکیب گزارش روزانه عملیاتی و گزارش ماهانه مالی بهترین دید را ایجاد میکند.
بستن حساب ماهانه شرکت پخش
در پایان هر ماه بهتر است حداقل این کنترلها انجام شوند:
تمام خریدها ثبت شدهاند؟
رسیدهای انبار کامل هستند؟
فروش با سیستم توزیع تطبیق دارد؟
حوالههای خروج کنترل شدهاند؟
مرجوعیها ثبت شدهاند؟
موجودی غیرعادی داریم؟
مطالبات بررسی شدهاند؟
چکها بهروز هستند؟
دریافت نقدی تسویه شده؟
پورسانت کنترل شده؟
هزینه ناوگان ثبت شده؟
بانکها مغایرتگیری شدهاند؟
صورتحسابها کنترل شدهاند؟
تکالیف مالیاتی بررسی شدهاند؟
سود و زیان آماده است؟
این فرآیند باعث میشود خطاها به دوره بعد منتقل نشوند.
اشتباه رایج اول؛ ارزیابی ویزیتور فقط بر اساس فروش
فروشنده ممکن است فروش زیادی ایجاد کند اما مطالبات بد، تخفیف زیاد یا مرجوعی بالا داشته باشد.
عملکرد باید با چند شاخص ارزیابی شود.
اشتباه دوم؛ پرداخت پورسانت قبل از کنترل مرجوعی
اگر پورسانت بر اساس فروش اولیه پرداخت شود، ممکن است شرکت بابت کالای برگشتی نیز پورسانت بدهد.
فرمول باید این موضوع را پوشش دهد.
اشتباه سوم؛ فروش اعتباری بدون سقف
افزایش فروش بدون کنترل اعتبار میتواند شرکت را با کمبود نقدینگی مواجه کند.
هر مشتری باید سیاست اعتباری داشته باشد.
اشتباه چهارم؛ انبار غیرواقعی
اگر سیستم موجودی دقیق نباشد، خرید و فروش بر اساس اطلاعات اشتباه انجام خواهند شد.
موجودیگیری دورهای ضروری است.
اشتباه پنجم؛ نادیده گرفتن هزینه پخش
سود فقط تفاوت قیمت خرید و فروش نیست.
هزینه:
راننده
سوخت
خودرو
مرجوعی
ویزیتور
و توزیع
نیز باید دیده شوند.
اشتباه ششم؛ تمرکز بر فروش و فراموش کردن وصول
شرکتی ممکن است هر ماه رکورد فروش بزند و همزمان نقدینگی بدتری داشته باشد.
وصول باید یکی از شاخصهای اصلی مدیریت باشد.
اشتباه هفتم؛ ثبت دستی اطلاعات تکراری
حجم بالای فاکتور در شرکت پخش باعث میشود ورود چندباره اطلاعات احتمال خطا را افزایش دهد.
تا حد امکان سیستم فروش، انبار و حسابداری باید یکپارچه باشند.
اشتباه هشتم؛ اصلاح آزادانه فاکتور
امکان تغییر یا حذف فاکتور بدون ثبت تاریخچه میتواند ریسک بالایی ایجاد کند.
اصلاحات مهم باید دارای سطح دسترسی و لاگ باشند.
نقش حسابدار شرکت پخش
حسابدار باید بتواند:
خریدها را کنترل کند.
فروش را تطبیق دهد.
بانک را مغایرتگیری کند.
مشتریان را کنترل کند.
تأمینکنندگان را مدیریت کند.
مرجوعیها را ثبت کند.
پورسانت را کنترل کند.
هزینهها را طبقهبندی کند.
گزارش سود تهیه کند.
و امور مالیاتی را منظم نگه دارد.
نقش حسابدار انبار
در شرکت بزرگ ممکن است مسئول مالی انبار مستقل باشد.
او میتواند روی:
رسید
حواله
موجودی
انتقال
ضایعات
مرجوعی
تمرکز کند.
اطلاعات او باید با حسابداری مرکزی هماهنگ باشند.
نقش مدیر فروش
مدیر فروش باید فقط فروش را نبیند.
او باید در کنار فروش، شاخصهایی مانند:
وصول
تخفیف
مرجوعی
حاشیه سود
را نیز بررسی کند.
همکاری فروش و مالی باعث میشود رشد شرکت سالمتر باشد.
نقش مدیر مالی
مدیر مالی باید تصویر کاملتری داشته باشد.
او باید بداند:
چقدر سرمایه در انبار است؟
چقدر از مشتریان طلب داریم؟
چقدر به تأمینکنندگان بدهکاریم؟
نقدینگی ماه آینده چگونه است؟
کدام مسیر سودآورتر است؟
کدام کالا سود بیشتری دارد؟
و چه ریسکهایی باید کنترل شوند؟
نقش مشاور مالیاتی
شرکت پخش با تعداد بالای معاملات نیازمند کنترل منظم مالیاتی است.
مشاور میتواند فرآیندهای فروش، مرجوعی، صورتحساب، قراردادها و سایر موضوعات مرتبط را بررسی کند.
توصیه عملی باید بر اساس آخرین مقررات رسمی و شرایط واقعی همان شرکت ارائه شود.
نقش مهرداد رحیمی در حسابداری مالی و مالیاتی شرکتهای پخش
مهرداد رحیمی در حوزه حسابداری، مدیریت مالی و امور مالیاتی فعالیت میکند و در شرکتهای پخش، مهمترین اصل ایجاد ارتباط یکپارچه میان فروش، انبار، وصول و حسابداری است.
مدیر باید بتواند در هر لحظه پاسخ این سؤالها را داشته باشد:
فروش واقعی چقدر است؟
چه میزان از آن وصول شده؟
چقدر طلب داریم؟
کدام مشتری پرریسک است؟
چه میزان کالا در انبار داریم؟
کدام محصول سودآورتر است؟
هزینه توزیع چقدر است؟
کدام ویزیتور فروش باکیفیتتری دارد؟
و چه ریسک مالیاتی باید کنترل شود؟
وقتی این اطلاعات در یک سیستم یکپارچه قرار بگیرند، حسابداری از ثبت گذشته فراتر میرود و به ابزار مدیریت روزانه شرکت پخش تبدیل میشود.
جمعبندی
حسابداری مالی و مالیاتی شرکتهای پخش به دلیل حجم زیاد عملیات نیازمند کنترل دقیق و سیستماتیک است.
مهمترین اجزای این سیستم شامل:
خرید
انبار
فروش مویرگی
ویزیتورها
تحویل
وصول
چک
مطالبات
تخفیف
مرجوعی
پورسانت
ناوگان
بهای تمامشده
بانک
و امور مالیاتی
هستند.
یکی از مهمترین اصول این است که فروش بهتنهایی معیار موفقیت نباشد.
فروش باید در کنار وصول، مرجوعی، حاشیه سود و هزینه توزیع بررسی شود.
یک سیستم حسابداری حرفهای باید بتواند سود واقعی هر کالا، مشتری، ویزیتور و مسیر را برای مدیریت قابل مشاهده کند.
در امور مالیاتی نیز مقررات، الزامات صورتحساب و فرآیندهای اجرایی ممکن است تغییر کنند؛ بنابراین اجرای واقعی هر بخش باید با آخرین منابع رسمی و شرایط اختصاصی همان شرکت تطبیق داده شود.
این مقاله اطلاعات عمومی ارائه میکند و جایگزین بررسی اختصاصی اسناد، قراردادها یا پرونده مالی و مالیاتی نیست.
