حسابداری فروشگاه فقط ثبت فروش روزانه نیست. صندوق، کارتخوان، درگاه پرداخت، موجودی کالا، خرید، تخفیف، مرجوعی، هزینهها و بهای تمامشده باید در یک سیستم یکپارچه کنترل شوند. یک ساختار مالی حرفهای به مدیر فروشگاه کمک میکند سود واقعی هر محصول و شعبه، میزان موجودی، کسری صندوق و ریسکهای مالی و مالیاتی را بهموقع شناسایی کند.
حسابداری مالی و مالیاتی فروشگاهها و خردهفروشیها؛ از صندوق و انبار تا سود واقعی
در نگاه اول حسابداری یک فروشگاه ساده به نظر میرسد.
کالا خریداری میشود.
روی آن سود گذاشته میشود.
مشتری خرید میکند.
پول وارد صندوق یا حساب بانکی میشود.
اما وقتی حجم فعالیت فروشگاه افزایش پیدا میکند، همین فرآیند ساده به مجموعهای از صدها یا هزاران رویداد مالی روزانه تبدیل میشود.
فروش نقدی داریم.
پرداخت با کارتخوان داریم.
پرداخت آنلاین داریم.
تخفیف داریم.
مرجوعی داریم.
کالای آسیبدیده داریم.
خرید از چند تأمینکننده داریم.
موجودی انبار تغییر میکند.
قیمت کالاها تغییر میکند.
کارکنان حقوق و پورسانت دریافت میکنند.
ممکن است چند شعبه نیز وجود داشته باشد.
در چنین شرایطی اگر سیستم حسابداری، فروش، صندوق و انبار بهدرستی به یکدیگر متصل نباشند، مدیر خیلی زود کنترل واقعی کسبوکار را از دست میدهد.
ممکن است فروش روزانه بالا باشد اما سود واقعی بسیار کمتر از تصور مدیر باشد.
ممکن است نرمافزار موجودی زیادی نشان دهد اما کالا در انبار وجود نداشته باشد.
ممکن است مبلغ کارتخوان با فروش ثبتشده مغایرت داشته باشد.
یا تخفیفها و مرجوعیها بخش بزرگی از حاشیه سود را از بین ببرند.
بنابراین حسابداری مالی و مالیاتی فروشگاهها باید به شکلی طراحی شود که مدیر فقط عدد فروش را نبیند، بلکه وضعیت واقعی پول، موجودی و سود را نیز مشاهده کند.
در این مقاله تمام بخشهای مهم حسابداری فروشگاه و خردهفروشی را بررسی میکنیم.
چرا حسابداری فروشگاه اهمیت زیادی دارد؟
در کسبوکار خردهفروشی معمولاً تعداد تراکنشها زیاد است.
ممکن است یک فروشگاه در طول یک روز صدها فاکتور داشته باشد.
حتی اگر در هر فاکتور فقط یک اشتباه کوچک رخ دهد، در پایان ماه مجموع خطاها قابل توجه خواهد بود.
به همین دلیل کنترل سیستمی اهمیت بسیار زیادی دارد.
مدیر باید بتواند هر روز یا هر دوره پاسخ این سؤالها را داشته باشد:
امروز چقدر فروختیم؟
چقدر وجه دریافت کردیم؟
فروش نقدی چقدر بود؟
کارتخوان چقدر ثبت کرده؟
چقدر مرجوعی داشتیم؟
موجودی واقعی چقدر است؟
کدام کالا بیشترین سود را دارد؟
کدام محصول در انبار راکد شده؟
هزینههای فروشگاه چقدر هستند؟
سود واقعی ماه چقدر است؟
اگر پاسخ این سؤالها فقط با بررسی دستی چند فایل و تماس با کارکنان امکانپذیر باشد، سیستم مالی نیاز به بازطراحی دارد.
اولین ستون حسابداری فروشگاه؛ سیستم فروش
تمام تراکنشهای فروش باید از یک مسیر مشخص وارد سیستم شوند.
در بسیاری از فروشگاهها این وظیفه بر عهده نرمافزار POS یا نرمافزار فروشگاهی است.
برای هر فروش بهتر است اطلاعاتی مانند موارد زیر ثبت شوند:
تاریخ
ساعت
محصول
تعداد
قیمت
تخفیف
روش پرداخت
فروشنده
صندوق
شعبه
وجود داشته باشند.
هرچه داده اولیه دقیقتر باشد، گزارشهای مدیریتی نیز ارزش بیشتری خواهند داشت.
اتصال فروش به حسابداری
یکی از اشتباهات رایج این است که نرمافزار فروش و نرمافزار حسابداری کاملاً جدا از یکدیگر کار کنند.
در این حالت ممکن است اطلاعات فروش هر روز یا هر ماه به شکل دستی وارد حسابداری شوند.
این روش علاوه بر زمانبر بودن، احتمال خطا را بالا میبرد.
اگر امکان فنی وجود داشته باشد، بهتر است انتقال اطلاعات تا حد ممکن سیستمی باشد.
اما حتی اتصال خودکار نیز نیازمند کنترل است.
باید گزارش مغایرت وجود داشته باشد.
اگر نرمافزار فروش ۲۵۰۰ فاکتور ثبت کرده اما حسابداری ۲۴۹۰ فاکتور دریافت کرده، سیستم باید بتواند این اختلاف را مشخص کند.
فروش نقدی
فروش نقدی باید به صندوق مربوط متصل باشد.
مبلغ فروش نقدی روزانه باید با موجودی واقعی صندوق قابل تطبیق باشد.
اگر سیستم ۳۰ میلیون تومان فروش نقدی نشان میدهد، باید مشخص باشد:
چه مبلغی در صندوق باقی مانده؟
چه مبلغی خرج شده؟
چه مبلغی تحویل خزانه یا بانک شده؟
کسری یا اضافی چقدر است؟
فروش نقدی بدون کنترل روزانه صندوق یکی از نقاط پرریسک فروشگاه است.
کارتخوان
کارتخوان یکی از اصلیترین روشهای دریافت وجه در خردهفروشی است.
اما داشتن رسید کارتخوان به معنی پایان فرآیند حسابداری نیست.
برای هر دستگاه باید مشخص باشد:
متعلق به کدام شعبه است؟
به کدام حساب بانکی متصل است؟
چه فروشهایی از طریق آن انجام شدهاند؟
چه مبلغی تسویه شده؟
آیا برگشت یا تراکنش ناموفق وجود داشته؟
مبلغ ثبتشده در سیستم فروش باید با گزارش کارتخوان و سپس با بانک قابل تطبیق باشد.
چند کارتخوان
برخی فروشگاهها چند دستگاه کارتخوان دارند.
اگر مشخص نباشد هر دستگاه به کدام حساب و صندوق مربوط است، مغایرتگیری دشوار خواهد شد.
بهتر است هر دستگاه شناسه مشخص داشته باشد.
برای مثال:
کارتخوان صندوق ۱
کارتخوان صندوق ۲
کارتخوان طبقه دوم
کارتخوان شعبه کرج
این تفکیک کنترل را بسیار سادهتر میکند.
پرداخت اینترنتی
برخی فروشگاههای حضوری همزمان فروش اینترنتی نیز دارند.
در این شرایط یک کانال مالی دیگر وارد سیستم میشود.
باید بتوان فروش اینترنتی را با:
درگاه
بانک
فروشگاه آنلاین
انبار
حسابداری
تطبیق داد.
نباید فروش آنلاین و حضوری به شکلی ثبت شوند که موجودی دوبار کم شود یا فروش دو بار شناسایی شود.
صندوق؛ یکی از حساسترین نقاط مالی
صندوق به دلیل گردش مستقیم پول نیازمند کنترل جدی است.
در پایان هر شیفت یا روز بهتر است صندوق بسته شود.
گزارش صندوق میتواند شامل:
فروش نقدی
فروش کارتخوان
سایر روشهای پرداخت
مرجوعی
برداشت از صندوق
واریز به صندوق
موجودی نهایی
باشد.
مبلغ واقعی نیز باید با گزارش سیستم مقایسه شود.
کسری صندوق
کسری صندوق نباید فقط بهعنوان یک عدد کوچک نادیده گرفته شود.
اگر بهصورت مستمر تکرار شود ممکن است نشانه یکی از موارد زیر باشد:
اشتباه در ثبت
اشتباه در دریافت وجه
مرجوعی ثبتنشده
تخفیف اشتباه
خطای انسانی
ضعف کنترل داخلی
باشد.
حتی مبالغ کوچک باید روند داشته باشند.
اگر یک صندوق یا یک شیفت بهصورت مداوم مغایرت دارد، باید علت بررسی شود.
اضافی صندوق
اضافی صندوق نیز مانند کسری نیازمند بررسی است.
وجود مبلغ بیشتر الزاماً اتفاق مثبتی نیست.
ممکن است فروش ثبت نشده باشد.
ممکن است مبلغی از مشتری دریافت شده اما فاکتور ایجاد نشده باشد.
پس هدف کنترل صندوق این نیست که فقط موجودی کم نباشد.
هدف این است که مبلغ واقعی دقیقاً با اطلاعات سیستم قابل توضیح باشد.
شیفت صندوق
اگر فروشگاه چند شیفت دارد، بهتر است مسئولیت هر شیفت مشخص باشد.
هنگام تحویل صندوق میتوان موجودی را شمارش کرد.
در این صورت اگر مغایرتی ایجاد شود، دوره و مسئول مربوط راحتتر شناسایی خواهند شد.
این موضوع بخشی از کنترل داخلی است.
برداشت از صندوق
یکی از اشتباهات رایج فروشگاههای کوچک این است که مدیر یا کارکنان در طول روز برای هزینههای مختلف از صندوق پول برمیدارند.
مثلاً:
خرید فوری
هزینه پیک
پذیرایی
تنخواه
پرداخت کوچک
اگر این برداشتها سند نداشته باشند، صندوق دائماً مغایرت خواهد داشت.
هر خروج وجه باید ثبت شود.
حساب شخصی مدیر و صندوق فروشگاه
مدیر نباید صندوق فروشگاه را مانند کیف پول شخصی خود ببیند.
برداشت شخصی باید ماهیت مشخص داشته باشد.
اختلاط مخارج شخصی و تجاری باعث میشود تشخیص سود واقعی دشوار شود.
این تفکیک یکی از پایههای حسابداری منظم است.
دومین ستون؛ انبار
در فروشگاه بخش بزرگی از سرمایه در قالب کالا نگهداری میشود.
اگر موجودی کالا دقیق نباشد، مدیر تصویر واقعی از دارایی و سود فروشگاه نخواهد داشت.
برای هر کالا باید مشخص باشد:
موجودی فعلی چقدر است؟
چه مقدار خرید شده؟
چقدر فروخته شده؟
چقدر مرجوع شده؟
چقدر ضایعات داشته؟
در کدام شعبه قرار دارد؟
قیمت خرید چقدر است؟
انبار باید به فروش متصل باشد.
زمانی که کالا فروخته میشود، موجودی باید به شکل صحیح کاهش پیدا کند.
هنگام مرجوعی نیز موجودی باید اثر مناسب دریافت کند.
کدگذاری محصولات
هر محصول باید کد یکتا داشته باشد.
برای فروشگاههایی با تعداد زیاد کالا، استفاده از بارکد بسیار مفید است.
وجود یک محصول با چند نام مختلف میتواند مشکلات زیادی ایجاد کند.
مثلاً:
کفش مدل X مشکی
کفش X مشکی
مدل X رنگ مشکی
اگر هر سه بهعنوان محصول جدا ثبت شوند، موجودی و فروش واقعی محصول پراکنده خواهد شد.
اطلاعات پایه باید استاندارد باشند.
تنوع رنگ و سایز
در فروشگاههای پوشاک و کفش، یک محصول ممکن است چند:
سایز
رنگ
مدل
داشته باشد.
هر ترکیب باید تا حد لازم قابل ردیابی باشد.
ممکن است فروش کل یک مدل بالا باشد اما سایز خاصی در انبار راکد مانده باشد.
گزارش دقیق موجودی به تصمیم خرید کمک میکند.
موجودی منفی
یکی از مهمترین هشدارهای سیستم فروشگاهی، موجودی منفی است.
اگر سیستم نشان دهد یک کالا منفی شده، باید سریع بررسی شود.
علت ممکن است:
فروش قبل از ثبت خرید
ثبت اشتباه کالا
بارکد اشتباه
انتقال ناقص بین شعب
مرجوعی ثبتنشده
باشد.
موجودی منفی نباید عادی تلقی شود.
موجودیگیری دورهای
هیچ نرمافزاری جای شمارش فیزیکی را بهطور کامل نمیگیرد.
بهتر است موجودی بهصورت دورهای شمارش شود.
در فروشگاه بزرگ میتوان موجودیگیری چرخشی انجام داد.
یعنی به جای شمارش تمام محصولات در یک روز، هر هفته یا ماه بخشی از کالاها کنترل شوند.
کالاهای:
گرانقیمت
پرریسک
پرفروش
میتوانند بیشتر شمارش شوند.
کسری انبار
اگر موجودی واقعی از سیستم کمتر باشد، باید علت بررسی شود.
علل احتمالی:
سرقت
اشتباه صندوق
ضایعات ثبتنشده
خرابی
انتقال بدون ثبت
خطای تحویل
اصلاح صرف عدد موجودی مشکل اصلی را حل نمیکند.
باید علت مغایرت مشخص شود.
کالای آسیبدیده
محصول آسیبدیده الزاماً نباید در موجودی قابل فروش باقی بماند.
بهتر است وضعیت مستقلی برای آن تعریف شود.
مثلاً:
قابل تعمیر
قابل فروش با تخفیف
ضایعات
مرجوع به تأمینکننده
این تفکیک باعث میشود موجودی قابل فروش واقعیتر باشد.
کالای راکد
یکی از بزرگترین مشکلات فروشگاهها، موجودی راکد است.
ممکن است محصولی ماهها در انبار بماند.
در ظاهر فروشگاه دارایی دارد.
اما در عمل پول در کالایی قفل شده که فروش نمیرود.
مدیر باید گزارش کالاهای کمگردش و راکد داشته باشد.
برای هر کالا میتوان بررسی کرد:
آخرین فروش چه زمانی بوده؟
چند واحد موجود است؟
ارزش موجودی چقدر است؟
چند ماه موجودی داریم؟
سپس درباره:
تخفیف
کمپین
عدم خرید مجدد
یا خروج کالا
تصمیم گرفت.
گردش موجودی
یکی از شاخصهای مهم خردهفروشی سرعت گردش کالا است.
هرچه کالا سریعتر فروخته و جایگزین شود، سرمایه مدت کمتری در انبار باقی میماند.
محصولی با حاشیه سود کمتر اما گردش بالا ممکن است در مجموع سود بیشتری ایجاد کند.
به همین دلیل فقط درصد سود محصول کافی نیست.
سرعت فروش نیز باید دیده شود.
نقطه سفارش
سیستم حرفهای میتواند برای کالاهای مهم نقطه سفارش داشته باشد.
وقتی موجودی به سطح مشخصی میرسد، سیستم هشدار خرید ایجاد میکند.
این موضوع به جلوگیری از دو مشکل کمک میکند:
تمام شدن کالای پرفروش
خرید بیش از حد کالای کمفروش
نقطه سفارش باید با سرعت فروش و زمان تأمین کالا تنظیم شود.
سومین ستون؛ خرید
برای هر خرید باید اطلاعات کاملی وجود داشته باشد.
مثلاً:
تأمینکننده
تاریخ
کالا
تعداد
قیمت
تخفیف
هزینه حمل
روش پرداخت
خرید نباید فقط بر اساس مبلغ پرداختی ثبت شود.
اگر کالا اعتباری خریداری شود، بدهی تأمینکننده باید مشخص باشد.
رسید کالا
فاکتور تأمینکننده باید با کالای تحویلی تطبیق داده شود.
ممکن است فاکتور ۱۰۰ واحد باشد اما فقط ۹۵ واحد تحویل شود.
واحد انبار باید تعداد واقعی را تأیید کند.
سپس حسابداری بر اساس اسناد مناسب ثبت انجام دهد.
این فرآیند جلوی بسیاری از اختلافات با تأمینکنندگان را میگیرد.
تخفیف خرید
برخی تأمینکنندگان:
تخفیف حجمی
تخفیف نقدی
جایزه کالا
شرایط ویژه
ارائه میکنند.
این موارد باید در محاسبه قیمت واقعی خرید دیده شوند.
برای مثال دریافت کالای جایزه میتواند روی متوسط هزینه واحد اثر داشته باشد.
مدیریت باید بداند خرید از کدام تأمینکننده واقعاً اقتصادیتر است.
حساب تأمینکننده
برای هر تأمینکننده باید بتوان مشاهده کرد:
مجموع خرید
پرداخت
مانده
سررسید
برگشت از خرید
تخفیف
اگر مانده حساب قابل توضیح نباشد، احتمال اختلاف بالا خواهد رفت.
مغایرت دورهای با تأمینکنندگان میتواند مفید باشد.
برگشت از خرید
ممکن است کالا به دلایل مختلف به تأمینکننده برگشت داده شود.
مثلاً:
خرابی
اشتباه در ارسال
کیفیت نامناسب
مازاد
برگشت باید همزمان در:
انبار
حساب تأمینکننده
خرید
منعکس شود.
ثبت ناقص باعث اختلاف موجودی و بدهی خواهد شد.
چهارمین ستون؛ بهای تمامشده
مدیر برای محاسبه سود واقعی باید بداند کالا دقیقاً چه هزینهای برای فروشگاه داشته است.
صرف نگاه کردن به قیمت روی فاکتور خرید همیشه کافی نیست.
ممکن است هزینههایی مانند:
حمل
بیمه
انبارداری
بستهبندی
کارمزد
نیز وجود داشته باشند.
روش محاسبه بهای تمامشده باید متناسب با نوع فعالیت و استانداردهای حسابداری انتخاب شود.
حاشیه سود
برای هر کالا بهتر است امکان مشاهده حاشیه سود وجود داشته باشد.
مثلاً:
قیمت فروش ۱ میلیون تومان
بهای تمامشده ۷۰۰ هزار تومان
سود ناخالص ۳۰۰ هزار تومان
اما همین عدد نیز سود نهایی فروشگاه نیست.
زیرا هنوز هزینههایی مانند:
حقوق
اجاره
تبلیغات
برق
مالیات
نرمافزار
و سایر هزینههای عملیاتی
وجود دارند.
سود ناخالص و سود خالص را اشتباه نگیرید
یکی از اشتباهات رایج صاحبان فروشگاه این است که تفاوت قیمت خرید و فروش را سود نهایی بدانند.
مثلاً کالا ۷۰۰ هزار تومان خریداری و یک میلیون تومان فروخته شده.
مدیر تصور میکند ۳۰۰ هزار تومان سود داشته است.
اما بخشی از این مبلغ باید هزینههای فروشگاه را پوشش دهد.
در نتیجه سود واقعی کمتر خواهد بود.
صورت سود و زیان ماهانه این تفاوت را مشخص میکند.
قیمتگذاری
قیمت فروش بهتر است فقط بر اساس قیمت رقبا تعیین نشود.
مدیر باید حداقل بداند:
بهای تمامشده چقدر است؟
هزینههای عملیاتی چیست؟
حاشیه سود هدف چقدر است؟
رقبا چه قیمتی دارند؟
سرعت گردش کالا چقدر است؟
محصول بسیار پرفروش با حاشیه سود پایین ممکن است همچنان منطقی باشد.
اما این تصمیم باید آگاهانه گرفته شود.
پنجمین ستون؛ تخفیف
تخفیف یکی از قدرتمندترین ابزارهای فروش است.
اما اگر کنترل نشود میتواند سود را نابود کند.
سیستم باید برای هر تخفیف مشخص کند:
چه کسی اعمال کرده؟
مقدار چقدر است؟
روی چه کالایی؟
به چه دلیلی؟
آیا کمپین بوده؟
آیا مجوز داشته؟
این اطلاعات برای تحلیل بازده تخفیف ضروری هستند.
تخفیف آزاد کارکنان
نباید هر فروشنده امکان اعمال هر مقدار تخفیف را داشته باشد.
میتوان سطح دسترسی تعریف کرد.
برای مثال:
فروشنده تا ۳ درصد
سرپرست تا ۷ درصد
تخفیف بیشتر با تأیید مدیر
این کنترل از کاهش غیرضروری حاشیه سود جلوگیری میکند.
کمپینهای فروش
در زمانهایی مانند:
شب عید
بلک فرایدی
فروش پایان فصل
افتتاحیه
ممکن است تخفیفهای گسترده اعمال شوند.
بعد از پایان کمپین باید تحلیل شود:
فروش چقدر افزایش یافت؟
حاشیه سود چه تغییری کرد؟
موجودی راکد چقدر کاهش یافت؟
آیا کمپین واقعاً سودآور بود؟
افزایش مبلغ فروش بهتنهایی معیار موفقیت کمپین نیست.
ششمین ستون؛ مرجوعی
مرجوعی باید فرآیند مشخص داشته باشد.
برای هر مورد بهتر است مشخص باشد:
فاکتور اصلی چیست؟
کدام کالا برگشته؟
دلیل چیست؟
وضعیت کالا چیست؟
وجه چگونه برگشت داده شده؟
آیا کالا دوباره قابل فروش است؟
مرجوعی باید روی فروش و موجودی اثر صحیح داشته باشد.
Refund یا بازپرداخت
اگر مبلغ به مشتری بازگردانده میشود، پرداخت باید به فاکتور اصلی متصل باشد.
پرداخت مستقیم از بانک بدون ثبت مرجوعی میتواند باعث شود:
فروش همچنان بالا بماند.
بانک کاهش پیدا کند.
و گزارش سود اشتباه شود.
هر بازپرداخت باید قابل ردیابی باشد.
مرجوعی غیرعادی
نرخ بالای مرجوعی میتواند علامت یک مشکل دیگر باشد.
مثلاً:
کیفیت پایین کالا
اطلاعات اشتباه محصول
مشکل فروشنده
ارسال اشتباه
سایزبندی
مدیر باید نرخ مرجوعی را برای محصولات و حتی فروشندگان بررسی کند.
هفتمین ستون؛ هزینههای فروشگاه
فروشگاه فقط هزینه خرید کالا ندارد.
هزینههای دیگری نیز وجود دارند:
حقوق
اجاره
شارژ
برق
اینترنت
تبلیغات
حمل
بستهبندی
تعمیرات
نرمافزار
کارمزد
امنیت
تمام این موارد باید بهدرستی طبقهبندی شوند.
در غیر این صورت سود خالص قابل محاسبه نخواهد بود.
اجاره
در برخی فروشگاهها اجاره یکی از بزرگترین هزینههاست.
بهتر است مدیر نسبت اجاره به فروش را بررسی کند.
اگر فروش یک شعبه کاهش پیدا کند اما اجاره ثابت بماند، سودآوری آن شعبه میتواند بهشدت افت کند.
حقوق کارکنان
حقوق نیز معمولاً بخش مهمی از هزینه فروشگاه است.
برای هر شعبه میتوان بررسی کرد:
تعداد نیرو
هزینه حقوق
فروش
فروش به ازای هر کارمند
این اطلاعات برای برنامهریزی شیفت و نیروی انسانی ارزشمند هستند.
پورسانت فروشنده
اگر فروشندگان پورسانت دارند، فرمول باید کاملاً شفاف باشد.
پورسانت میتواند بر اساس:
فروش
حاشیه سود
تحقق هدف
فروش گروه محصول
محاسبه شود.
اگر فقط مبلغ فروش ملاک باشد، ممکن است فروشنده با تخفیف زیاد فروش را بالا ببرد اما سود فروشگاه کاهش یابد.
هشتمین ستون؛ حسابداری چند شعبهای
اگر فروشگاه چند شعبه دارد، هر شعبه باید بهصورت مستقل قابل تحلیل باشد.
مدیر باید بداند:
فروش هر شعبه
هزینه هر شعبه
حقوق
اجاره
موجودی
مرجوعی
کسری صندوق
و سود
چقدر است.
ممکن است یک شعبه فروش بالایی داشته باشد اما به دلیل اجاره و هزینههای زیاد سود کمی ایجاد کند.
بدون تفکیک شعب، این موضوع دیده نمیشود.
انتقال کالا بین شعب
یکی از بخشهای حساس فروشگاه چندشعبهای انتقال موجودی است.
وقتی کالا از شعبه A به شعبه B میرود، نباید بهعنوان فروش ثبت شود.
باید انتقال داخلی باشد.
هم مبدأ و هم مقصد باید آن را تأیید کنند.
اگر فقط یک طرف ثبت کند، موجودی دو شعبه مغایر خواهد شد.
سود هر شعبه
گزارش سود شعبه فقط نباید بر فروش تمرکز کند.
باید موارد زیر نیز دیده شوند:
بهای کالا
حقوق
اجاره
تبلیغات محلی
هزینههای مستقیم
در صورت لزوم سهمی از هزینههای مرکزی
در این صورت میتوان درباره ادامه فعالیت یا توسعه شعب تصمیم دقیقتری گرفت.
نهمین ستون؛ مدیریت نقدینگی
فروشگاه ممکن است فروش بالایی داشته باشد اما پول کافی برای خرید بعدی نداشته باشد.
چرا؟
ممکن است:
خرید بیش از حد انجام شده باشد.
بخش زیادی از سرمایه در کالاهای راکد باشد.
هزینهها افزایش یافته باشند.
بدهی سررسید شده باشد.
به همین دلیل مدیریت نقدینگی فقط نگاه کردن به موجودی بانک نیست.
باید برنامه دریافت و پرداخت وجود داشته باشد.
سرمایه قفلشده در انبار
فرض کنید فروشگاه ۲۰ میلیارد تومان موجودی دارد.
در ظاهر دارایی زیادی وجود دارد.
اما اگر ۸ میلیارد تومان آن مربوط به کالاهایی باشد که چند ماه فروش نرفتهاند، عملاً بخشی از سرمایه قابل استفاده نیست.
گزارش موجودی راکد یکی از مهمترین گزارشهای مدیریت نقدینگی فروشگاه است.
بودجه خرید
واحد خرید نباید صرفاً بر اساس حس یا پیشنهاد تأمینکننده سفارش بدهد.
خرید باید بر اساس:
فروش گذشته
موجودی فعلی
سرعت گردش
فصل
پیشبینی فروش
نقدینگی
انجام شود.
این موضوع از خرید بیش از حد جلوگیری میکند.
دهمین ستون؛ حسابداری مالیاتی فروشگاه
فروشگاه نیز مانند سایر کسبوکارها باید امور مالیاتی خود را بر اساس نوع فعالیت و مقررات جاری مدیریت کند.
فروش
خرید
حقوق
اسناد
صورتحسابها
و سایر معاملات
باید در حسابداری منظم باشند.
نباید امور مالیاتی فقط در پایان سال مورد توجه قرار گیرند.
کیفیت اطلاعات روزانه مستقیماً روی کیفیت گزارشهای دورهای اثر دارد.
صورتحساب الکترونیکی
در کسبوکارهایی که الزامات مربوط به صورتحساب الکترونیکی برای آنها کاربرد دارد، فرآیند فروش باید با سیستم حسابداری هماهنگ باشد.
اگر فروشگاه روزانه تعداد زیادی فاکتور دارد، اتوماسیون اهمیت بیشتری پیدا میکند.
اما همچنان باید گزارش خطا وجود داشته باشد.
مواردی مانند:
ارسال ناموفق
اصلاح
ابطال
برگشت
باید قابل کنترل باشند.
سامانه مودیان
صرف اتصال نرمافزار به فرآیند مربوط کافی نیست.
باید وضعیت تراکنشها کنترل شود.
تعداد و مبلغ فروش باید با حسابداری قابل تطبیق باشند.
در صورت وجود مغایرت، بهتر است همان دوره بررسی شود.
انباشت اختلاف تا پایان سال اصلاح را دشوار میکند.
ارزش افزوده
وضعیت کالاها و فعالیت فروشگاه از نظر مقررات مرتبط باید بر اساس آخرین اطلاعات رسمی بررسی شود.
نرخ یا وضعیت همه کالاها الزاماً یکسان نیست.
داده پایه محصول اهمیت زیادی دارد.
اگر یک تنظیم اشتباه برای کالایی اعمال شود، ممکن است در صدها یا هزاران فروش تکرار شود.
مالیات حقوق
حقوق کارکنان و اقلام مرتبط باید بر اساس اطلاعات صحیح ثبت شوند.
محاسبات و تکالیف مربوط باید با مقررات همان دوره هماهنگ باشند.
استفاده از فایل یا فرمول سال قبل بدون بررسی میتواند باعث خطا شود.
آرشیو اسناد
اسناد فروشگاه باید قابل جستوجو باشند.
برای مثال:
فاکتور خرید
قرارداد اجاره
فاکتور خدمات
رسید پرداخت
اسناد حقوق
قرارداد کارکنان
نباید مدارک فقط در پیامرسان یا گوشی افراد باقی بمانند.
نسخه دیجیتال و پشتیبان اهمیت زیادی دارند.
یازدهمین ستون؛ کنترل داخلی
فروشگاه به دلیل گردش سریع کالا و پول یکی از محیطهایی است که کنترل داخلی در آن اهمیت بسیار زیادی دارد.
برای مثال بهتر است:
فروشنده نتواند فاکتور نهایی را بدون ثبت سابقه حذف کند.
تخفیفهای بزرگ نیاز به تأیید داشته باشند.
مرجوعی قابل کنترل باشد.
کسری صندوق ثبت شود.
اصلاح موجودی دارای مجوز باشد.
دسترسی کارکنان محدود باشد.
هر فرد فقط به بخشی از سیستم دسترسی داشته باشد که برای کارش لازم است.
حذف فاکتور
حذف فاکتور بدون ثبت تاریخچه یکی از ریسکهای مهم است.
بهتر است سیستم:
کاربر
زمان
فاکتور
و دلیل
را ثبت کند.
در بسیاری از موارد بهجای حذف کامل، ابطال کنترلشده بهتر است تا تاریخچه باقی بماند.
اصلاح قیمت
تغییر دستی قیمت نیز باید کنترل شود.
اگر فروشنده بتواند قیمت هر محصول را آزادانه تغییر دهد، احتمال خطا یا سوءاستفاده افزایش پیدا میکند.
سطح دسترسی قیمت باید مشخص باشد.
مرجوعی صوری
یکی از سناریوهای قابل کنترل در فروشگاه، ثبت مرجوعی غیرواقعی است.
برای کاهش این ریسک بهتر است بازگشت کالا و بازپرداخت وجه دارای مدارک و تأیید لازم باشند.
در فروشگاههای بزرگ میتوان گزارش مرجوعی به تفکیک کاربر تهیه کرد.
کاربری با تعداد غیرعادی مرجوعی باید بررسی شود.
اصلاح موجودی
اگر کارکنان بتوانند بدون محدودیت موجودی را افزایش یا کاهش دهند، انبار قابل اعتماد نخواهد بود.
اصلاح دستی موجودی باید:
دلیل
کاربر
تاریخ
و تأیید
داشته باشد.
این لاگ برای کنترل بسیار ارزشمند است.
دوازدهمین ستون؛ گزارشهای مدیریتی
یک فروشگاه حرفهای باید گزارشهایی فراتر از فروش روزانه داشته باشد.
برخی گزارشهای مهم عبارتاند از:
فروش روزانه
فروش ماهانه
فروش هر محصول
فروش هر دسته
حاشیه سود
موجودی
کالای راکد
مرجوعی
تخفیف
کسری صندوق
هزینهها
سود و زیان
مطالبات
بدهی تأمینکنندگان
هر گزارش باید به یک تصمیم مدیریتی کمک کند.
گزارش پرفروشترین کالا
پرفروشترین محصول الزاماً بهترین محصول نیست.
باید در کنار فروش، سود نیز دیده شود.
ممکن است محصول A هزار واحد بفروشد اما سود هر واحد بسیار کم باشد.
محصول B فقط ۳۰۰ واحد فروش داشته باشد اما سود نهایی بیشتری ایجاد کند.
تصمیم خرید باید بر اساس ترکیب فروش و سود انجام شود.
گزارش کمفروشترین کالا
این گزارش برای مدیریت موجودی بسیار مهم است.
محصول کمفروش ممکن است:
فضای انبار اشغال کند.
سرمایه را قفل کند.
ریسک قدیمی شدن داشته باشد.
برای این محصولات میتوان برنامه فروش یا توقف خرید در نظر گرفت.
گزارش حاشیه سود
یکی از مهمترین گزارشها باید مشخص کند حاشیه سود محصولات چگونه تغییر کرده است.
افزایش قیمت خرید بدون اصلاح قیمت فروش میتواند حاشیه سود را کاهش دهد.
مدیر باید این تغییر را سریع ببیند.
گزارش تخفیف
میتوان بررسی کرد:
چه میزان تخفیف در ماه داده شده؟
کدام فروشنده بیشترین تخفیف را داده؟
کدام کالا بیشتر تخفیف خورده؟
تخفیف چه اثری روی فروش داشته؟
این گزارش جلوی تخفیف بدون هدف را میگیرد.
گزارش مرجوعی
برای مرجوعی نیز بهتر است:
تعداد
مبلغ
علت
محصول
کاربر
قابل تحلیل باشند.
اگر یک محصول نرخ مرجوعی بالایی دارد، شاید مشکل اصلی در خود محصول باشد.
گزارش صندوق
هر روز باید بتوان خلاصهای از:
فروش نقدی
کارتخوان
آنلاین
مرجوعی
کسری یا اضافی
را مشاهده کرد.
مغایرت باید در همان روز بررسی شود.
گزارش سود و زیان
در پایان ماه مدیر باید تصویر واقعی عملکرد را ببیند.
صورت سود و زیان میتواند شامل:
فروش
بهای تمامشده
سود ناخالص
حقوق
اجاره
بازاریابی
هزینهها
و نتیجه نهایی
باشد.
تنها این گزارش است که مشخص میکند فروش بالا واقعاً به سود تبدیل شده یا خیر.
داشبورد مدیریتی فروشگاه
یک داشبورد حرفهای میتواند شاخصهای مهم را در یک صفحه نشان دهد.
برای مثال:
فروش امروز
فروش ماه
سود ناخالص
حاشیه سود
موجودی
موجودی راکد
مرجوعی
تخفیف
مانده بانک
کسری صندوق
پرفروشترین کالا
داشبورد باعث میشود مدیر بدون ورود به جزئیات حسابداری، وضعیت کلی را سریع ببیند.
سیزدهمین ستون؛ بستن حسابهای روزانه
برخی کنترلها بهتر است هر روز انجام شوند.
مثلاً:
بستن صندوق
کنترل کارتخوان
کنترل فروش
ثبت مرجوعی
بررسی تراکنشهای خاص
هرچه خطا زودتر شناسایی شود، پیدا کردن علت آن سادهتر خواهد بود.
چهاردهمین ستون؛ بستن حساب ماهانه
در پایان ماه بهتر است یک چکلیست کامل انجام شود.
برای مثال:
تمام خریدها ثبت شدهاند؟
رسیدهای انبار کاملاند؟
فروش با سیستم POS تطبیق دارد؟
کارتخوانها با بانک تطبیق دارند؟
صندوقها بسته شدهاند؟
مرجوعیها کنترل شدهاند؟
تخفیفها بررسی شدهاند؟
موجودی غیرعادی داریم؟
کالاهای منفی تعیین تکلیف شدهاند؟
تأمینکنندگان کنترل شدهاند؟
هزینهها کامل ثبت شدهاند؟
حقوق نهایی شده؟
تکالیف مالیاتی بررسی شدهاند؟
تراز آزمایشی کنترل شده؟
صورت سود و زیان تهیه شده؟
بستن منظم ماه باعث میشود پایان سال تبدیل به پروژه سنگین اصلاح حسابها نشود.
اشتباه رایج اول؛ نگاه کردن فقط به فروش
فروش بالا جذاب است.
اما اگر:
حاشیه سود پایین باشد.
تخفیف زیاد باشد.
هزینهها بالا باشند.
کالاهای زیادی مرجوع شوند.
ممکن است سود بسیار کمتر از تصور مدیر باشد.
فروش فقط اولین عدد است.
اشتباه دوم؛ تفاوت قیمت خرید و فروش را سود دانستن
این اختلاف فقط بخشی از سود ناخالص را نشان میدهد.
برای سود واقعی باید تمام هزینههای فروشگاه نیز بررسی شوند.
اشتباه سوم؛ اعتماد کامل به موجودی نرمافزار
اگر هیچوقت شمارش فیزیکی انجام نشود، ممکن است خطاهای انبار سالها باقی بمانند.
موجودی واقعی باید دورهای کنترل شود.
اشتباه چهارم؛ خرید بر اساس حس
خرید زیاد از یک کالا به دلیل تخفیف تأمینکننده همیشه تصمیم خوبی نیست.
اگر کالا فروش نرود، سرمایه در انبار قفل خواهد شد.
اشتباه پنجم؛ نداشتن کنترل تخفیف
تخفیفهای کوچک وقتی روی هزاران تراکنش تکرار شوند، مبلغ بزرگی ایجاد میکنند.
باید سقف و گزارش وجود داشته باشد.
اشتباه ششم؛ ثبت ناقص مرجوعی
اگر پول مشتری برگشت داده شود اما فروش و انبار اصلاح نشوند، هم سود و هم موجودی اشتباه خواهند شد.
اشتباه هفتم؛ مخلوط کردن حساب شخصی و تجاری
این کار کنترل صندوق، بانک و سود را دشوار میکند.
تراکنشهای فروشگاه باید از جریان مالی شخصی جدا باشند.
اشتباه هشتم؛ نداشتن گزارش سود محصول
مدیر باید بداند کدام کالا واقعاً برای فروشگاه سود ایجاد میکند.
فروش بالا بهتنهایی کافی نیست.
اشتباه نهم؛ عدم کنترل کسری صندوق
تکرار کسری حتی با مبلغ کم میتواند نشاندهنده ضعف فرآیند باشد.
تمام مغایرتها باید قابل توضیح باشند.
اشتباه دهم؛ توجه به مالیات فقط در پایان سال
حسابداری مالیاتی باید در طول سال انجام شود.
فروش، خرید، صورتحسابها و اسناد باید بهصورت مستمر کنترل شوند.
اصلاح هزاران تراکنش در پایان سال بسیار دشوارتر از کنترل روزانه و ماهانه است.
نقش حسابدار فروشگاه
حسابدار باید بتواند:
خریدها را کنترل کند.
فروش را تطبیق دهد.
صندوق را بررسی کند.
کارتخوان را با بانک تطبیق دهد.
انبار را کنترل کند.
تأمینکنندگان را مدیریت کند.
هزینهها را ثبت کند.
حقوق را مدیریت کند.
صورت سود و زیان تهیه کند.
و امور مالیاتی را منظم نگه دارد.
حسابدار فقط نباید منتظر دریافت اطلاعات باشد.
باید مغایرتها و نقاط غیرعادی را نیز گزارش کند.
نقش مدیر فروشگاه
مدیر باید از گزارشهای مالی استفاده کند.
برای مثال اگر گزارش نشان میدهد:
یک کالا سود پایینی دارد.
موجودی راکد زیاد شده.
تخفیف افزایش یافته.
یک شعبه کسری مکرر دارد.
باید اقدام مدیریتی انجام شود.
حسابداری بدون تصمیم مدیریتی فقط تولید گزارش خواهد بود.
نقش مدیر مالی
در فروشگاههای بزرگ یا زنجیرهای، مدیر مالی باید روی تصویر کلان تمرکز کند.
موضوعاتی مانند:
بودجه خرید
نقدینگی
سود شعب
سرمایه در گردش
بدهی تأمینکنندگان
سرمایه موجود در انبار
حاشیه سود
در حوزه مدیریت مالی قرار میگیرند.
هدف مدیر مالی تبدیل دادههای فروشگاه به تصمیم اقتصادی است.
نقش مشاور مالیاتی
در ساختارهای بزرگتر، کنترل دورهای مالیاتی میتواند اهمیت زیادی داشته باشد.
فروش، صورتحسابها، خرید، قراردادها و حقوق باید بر اساس مقررات جاری بررسی شوند.
هر توصیه واقعی باید با توجه به فعالیت و شرایط اختصاصی همان فروشگاه ارائه شود.
نقش مهرداد رحیمی در حسابداری مالی و مالیاتی فروشگاهها
مهرداد رحیمی در حوزه حسابداری، مدیریت مالی و امور مالیاتی فعالیت میکند و در ساختار مالی فروشگاهها، هدف فقط ثبت فروش روزانه نیست.
سیستم حسابداری باید بتواند ارتباط روشنی میان:
فروش
صندوق
کارتخوان
بانک
خرید
انبار
هزینهها
و مالیات
ایجاد کند.
مدیر باید بتواند پاسخ این سؤالها را از سیستم مالی دریافت کند:
امروز چقدر فروش داشتیم؟
واقعاً چقدر سود کردیم؟
چه میزان موجودی داریم؟
کدام کالا سرمایه را در انبار قفل کرده است؟
کدام محصول سود بیشتری دارد؟
آیا صندوقها مغایرت دارند؟
کدام شعبه عملکرد بهتری دارد؟
و چه ریسک مالی یا مالیاتی باید کنترل شود؟
وقتی چنین ساختاری ایجاد شود، حسابداری از یک فعالیت اداری به یکی از ابزارهای اصلی مدیریت فروشگاه تبدیل خواهد شد.
جمعبندی
حسابداری مالی و مالیاتی فروشگاهها باید بسیار فراتر از ثبت خرید و فروش باشد.
یک سیستم حرفهای باید بخشهایی مانند:
فروش
صندوق
کارتخوان
درگاه
انبار
خرید
مرجوعی
تخفیف
بهای تمامشده
هزینهها
حقوق
شعب
بانک
و امور مالیاتی
را به یکدیگر متصل کند.
یکی از مهمترین اصول این است که فروش بالا با سود بالا اشتباه گرفته نشود.
مدیر باید سود واقعی را پس از بررسی بهای کالا و هزینههای عملیاتی ببیند.
همچنین موجودی کالا باید مانند پول نقد مدیریت شود؛ زیرا خرید بیش از حد میتواند بخش بزرگی از سرمایه فروشگاه را در انبار قفل کند.
کنترل روزانه صندوق و کارتخوان، موجودیگیری دورهای، تحلیل حاشیه سود، شناسایی کالای راکد و بستن حسابهای ماهانه میتوانند کیفیت مدیریت مالی فروشگاه را به شکل قابل توجهی افزایش دهند.
در امور مالیاتی نیز قوانین، الزامات صورتحساب و فرآیندهای اجرایی ممکن است در طول زمان تغییر کنند؛ بنابراین اجرای واقعی هر بخش باید با توجه به آخرین مقررات رسمی و شرایط اختصاصی همان کسبوکار انجام شود.
این مقاله اطلاعات عمومی ارائه میکند و جایگزین بررسی اختصاصی اسناد، قراردادها یا پرونده مالی و مالیاتی نیست.
