حسابداری رستوران و کافه فقط ثبت فروش روزانه نیست. مواد اولیه، بهای تمامشده هر آیتم منو، صندوق، کارتخوان، سفارش آنلاین، دورریز، حقوق کارکنان، تخفیف، ارسال و هزینههای عملیاتی باید در یک سیستم منظم کنترل شوند. یک ساختار مالی حرفهای به مدیر کمک میکند بفهمد کدام غذا یا نوشیدنی واقعاً سودآور است، چه میزان از سرمایه در مواد اولیه مصرف میشود و کجا هزینه یا پرت غیرعادی وجود دارد.
حسابداری مالی و مالیاتی رستورانها و کافهها؛ از فروش روزانه و مواد اولیه تا سود واقعی
ممکن است یک رستوران در تمام ساعات شلوغ باشد.
میزها پر باشند.
سفارشهای بیرونبر پشت سر هم ثبت شوند.
فروش روزانه عدد قابل توجهی نشان دهد.
اما در پایان ماه، مدیر متوجه شود سود واقعی بسیار کمتر از چیزی بوده که تصور میکرد.
چرا؟
چون فروش بالا لزوماً به معنی سود بالا نیست.
در کسبوکار رستوران و کافه، تعداد زیادی هزینه کوچک و بزرگ همزمان وجود دارند:
مواد اولیه
حقوق کارکنان
اجاره
انرژی
بستهبندی
پلتفرمهای سفارش آنلاین
تخفیف
مرجوعی
پرت مواد
غذای پرسنلی
هزینه ارسال
تعمیر تجهیزات
و دهها هزینه دیگر.
اگر این موارد فقط به شکل کلی ثبت شوند، مدیر نمیتواند بفهمد دقیقاً کدام بخش کسبوکار سود ایجاد میکند و کدام بخش منابع مالی را مصرف میکند.
به همین دلیل حسابداری مالی و مالیاتی رستورانها و کافهها باید با عملیات روزانه مجموعه کاملاً هماهنگ باشد.
در این مقاله بررسی میکنیم چگونه یک سیستم حسابداری حرفهای برای رستوران یا کافه ایجاد کنیم؛ سیستمی که فقط فروش را ثبت نکند، بلکه سود واقعی، هزینه مواد، پرت، صندوق، موجودی و ریسکهای مالی و مالیاتی را نیز نشان دهد.
چرا حسابداری رستوران پیچیدهتر از چیزی است که به نظر میرسد؟
در یک رستوران ممکن است روزانه صدها سفارش ایجاد شود.
هر سفارش میتواند شامل چندین آیتم باشد.
هر آیتم نیز از چند ماده اولیه تشکیل شده است.
مثلاً یک پیتزا ممکن است شامل:
خمیر
پنیر
سس
گوشت
سبزیجات
بستهبندی
باشد.
بنابراین وقتی یک پیتزا فروخته میشود، فقط یک عدد فروش ایجاد نشده است.
بخشی از چند موجودی مختلف نیز مصرف شده است.
اگر سیستم فقط مبلغ فروش را ثبت کند اما مصرف مواد را نبیند، امکان محاسبه سود واقعی بسیار محدود خواهد بود.
اولین ستون؛ فروش روزانه
تمام فروشها باید از یک سیستم مشخص ثبت شوند.
فروش ممکن است از کانالهای مختلف ایجاد شود:
حضوری
بیرونبر
تلفنی
وبسایت
اپلیکیشن اختصاصی
پلتفرم سفارش غذا
هر کانال باید قابل تفکیک باشد.
مدیر باید بتواند بداند:
فروش حضوری چقدر است؟
سفارش آنلاین چقدر است؟
کدام کانال حاشیه سود بیشتری دارد؟
کدام کانال کمیسیون بیشتری میگیرد؟
این اطلاعات برای تصمیمگیری بسیار مهم هستند.
سیستم POS
نرمافزار فروش رستوران باید مرکز اصلی ثبت سفارش باشد.
برای هر سفارش بهتر است اطلاعاتی مانند:
شماره سفارش
میز
ساعت
آیتمها
تعداد
تخفیف
روش پرداخت
کاربر ثبتکننده
وجود داشته باشند.
هرچه داده اولیه کاملتر باشد، کنترل مالی نیز دقیقتر خواهد شد.
صندوق
صندوق یکی از حساسترین بخشهای رستوران است.
در پایان هر شیفت باید مشخص باشد:
فروش نقدی چقدر بوده؟
فروش کارتخوان چقدر بوده؟
سفارش آنلاین چقدر بوده؟
تخفیف چقدر بوده؟
مرجوعی یا ابطال چقدر بوده؟
مبلغ واقعی صندوق چقدر است؟
وجود اختلاف باید همان روز بررسی شود.
اگر مغایرتها چند هفته باقی بمانند، پیدا کردن علت بسیار دشوارتر خواهد شد.
کنترل شیفت
اگر مجموعه چند شیفت دارد، هر شیفت باید بهصورت مستقل بسته شود.
مثلاً:
شیفت صبح
شیفت عصر
شیفت شب
در زمان تحویل صندوق، موجودی و گزارش فروش باید کنترل شوند.
این کار باعث میشود در صورت ایجاد مغایرت، دوره دقیق آن مشخص باشد.
کارتخوان
هر دستگاه کارتخوان باید شناسه مشخصی داشته باشد.
برای مثال:
کارتخوان صندوق اصلی
کارتخوان سالن
کارتخوان بیرونبر
هر دستگاه نیز باید به حساب بانکی مشخص متصل باشد.
گزارش کارتخوان باید با فروش ثبتشده و بانک تطبیق داده شود.
کارتخوان نباید مانند یک جعبه سیاه باشد که فقط در پایان ماه مبلغ کل آن بررسی شود.
انعام
اگر مجموعه انعام یا Tip دریافت میکند، بهتر است سیاست مشخصی برای ثبت و تسویه آن وجود داشته باشد.
باید معلوم باشد:
مبلغ متعلق به کارکنان است؟
بین چه افرادی تقسیم میشود؟
چه زمانی پرداخت میشود؟
در سیستم چگونه ثبت میشود؟
شفافیت در این بخش از اختلاف داخلی جلوگیری میکند.
سفارش آنلاین
یکی از بخشهای مهم رستورانهای امروزی سفارش از پلتفرمهای آنلاین است.
مبلغی که پلتفرم به حساب رستوران واریز میکند الزاماً با فروش ناخالص برابر نیست.
ممکن است از مبلغ فروش مواردی مانند:
کمیسیون
هزینه تبلیغات
هزینه خدمات
تخفیف مشارکتی
کسر شده باشند.
بنابراین نباید فقط مبلغ واریزی بانک بهعنوان فروش ثبت شود.
فروش واقعی، کسورات و مبلغ تسویه باید جداگانه دیده شوند.
مغایرت پلتفرم سفارش غذا
در پایان هر دوره باید بررسی شود:
چند سفارش ثبت شده؟
مبلغ ناخالص فروش چقدر است؟
چه میزان تخفیف اعمال شده؟
کمیسیون چقدر بوده؟
چه مبلغی تسویه شده؟
آیا سفارشی لغو شده؟
آیا مبلغی هنوز در انتظار تسویه است؟
این کنترل اهمیت زیادی دارد.
دومین ستون؛ مواد اولیه
مواد اولیه در رستوران مشابه موجودی کالا در فروشگاه هستند، اما پیچیدگی بیشتری دارند.
زیرا مواد اولیه معمولاً مستقیماً فروخته نمیشوند.
آنها تبدیل به غذا و نوشیدنی میشوند.
مثلاً:
برنج
گوشت
روغن
ادویه
نوشیدنی
قهوه
شیر
میوه
همگی در فرآیند تولید مصرف میشوند.
هر ماده باید موجودی مشخص داشته باشد.
رسید خرید
هنگام خرید مواد اولیه باید مشخص باشد:
تأمینکننده
کالا
مقدار
قیمت
تاریخ
روش پرداخت
خرید نباید صرفاً بر اساس مبلغ پرداختی ثبت شود.
اگر مواد بهصورت اعتباری خریداری شوند، بدهی تأمینکننده نیز باید ثبت شود.
کنترل مقدار تحویلی نیز مهم است.
ممکن است فاکتور ۵۰ کیلو گوشت باشد اما مقدار واقعی کمتر باشد.
انبار
مواد اولیه بهتر است با ساختار منظم در انبار ثبت شوند.
برای مواد حساس ممکن است مواردی مانند:
تاریخ ورود
تاریخ مصرف
بچ
تأمینکننده
نیز ثبت شوند.
مواد فاسدشدنی نیازمند کنترل بیشتری هستند.
هرچه موجودی قدیمیتر شود، احتمال پرت و فساد افزایش پیدا میکند.
فرمول هر آیتم منو
یکی از مهمترین بخشهای حسابداری مدیریتی رستوران Recipe Costing یا محاسبه هزینه دستور غذاست.
برای هر آیتم باید مشخص باشد چه مقدار از هر ماده مصرف میشود.
مثلاً برای یک پرس غذای خاص:
۲۰۰ گرم گوشت
۳۰۰ گرم برنج
۳۰ گرم روغن
ادویه
بستهبندی
در نظر گرفته شود.
با استفاده از قیمت مواد میتوان هزینه تقریبی هر پرس را محاسبه کرد.
بدون Recipe Costing، قیمتگذاری منو معمولاً بر اساس حدس انجام میشود.
بهای تمامشده غذا
مدیر باید بداند هر آیتم منو واقعاً چقدر هزینه دارد.
فرض کنید یک غذا با قیمت ۵۰۰ هزار تومان فروخته میشود.
اگر مواد اولیه آن ۲۵۰ هزار تومان هزینه داشته باشند، در نگاه اول حاشیه مناسبی دیده میشود.
اما هنوز باید هزینههایی مانند:
حقوق
اجاره
انرژی
پلتفرم
بستهبندی
پرت
را نیز در نظر گرفت.
بنابراین تفاوت قیمت فروش و مواد اولیه سود نهایی نیست.
Food Cost
یکی از شاخصهای مهم رستوران درصد Food Cost است.
به شکل ساده میتوان هزینه مواد مصرفشده را نسبت به فروش غذا بررسی کرد.
اگر این نسبت ناگهان افزایش پیدا کند، ممکن است علت یکی از موارد زیر باشد:
افزایش قیمت خرید
مصرف بیش از استاندارد
پرت زیاد
سرقت
تخفیف بیش از حد
قیمت فروش نامناسب
بنابراین این شاخص باید منظم بررسی شود.
مواد استاندارد و مصرف واقعی
برای هر محصول میتوان مصرف استاندارد تعریف کرد.
سپس مصرف واقعی با استاندارد مقایسه شود.
مثلاً طبق دستور، برای صد پرس باید ۲۰ کیلو گوشت مصرف شود.
اما انبار نشان میدهد ۲۷ کیلو مصرف شده.
این اختلاف نیازمند بررسی است.
ممکن است:
پرسها بزرگتر از استاندارد باشند.
پرت زیاد باشد.
اشتباه در ثبت وجود داشته باشد.
یا مواد بدون ثبت مصرف شده باشند.
پرت مواد اولیه
پرت یکی از بزرگترین نقاط پنهان زیان در رستوران است.
پرت ممکن است ناشی از:
فساد
پخت نامناسب
آمادهسازی
اشتباه سفارش
تاریخ مصرف
خرابی تجهیزات
باشد.
هر نوع پرت بهتر است ثبت شود.
نباید فقط موجودی سیستم اصلاح شود.
برای هر مورد مشخص باشد:
ماده چیست؟
مقدار چقدر است؟
علت چیست؟
چه کسی تأیید کرده؟
گزارش پرت میتواند نقاط ضعف عملیاتی را نشان دهد.
ضایعات طبیعی
برخی مواد هنگام آمادهسازی بخشی از وزن خود را از دست میدهند.
مثلاً پوستگیری یا پاک کردن مواد.
این مقدار باید در Recipe و محاسبه هزینه لحاظ شود.
اگر قیمت یک ماده بر اساس وزن خرید محاسبه شود اما فقط بخش کمتری قابل مصرف باشد، هزینه واقعی مصرف بیشتر خواهد بود.
مثلاً اگر یک کیلو ماده خریداری شود اما فقط ۷۵۰ گرم آن قابل استفاده باشد، هزینه هر گرم قابل مصرف بیشتر از قیمت ظاهری است.
کنترل Portion
کنترل اندازه هر پرس یکی از مهمترین عوامل کنترل هزینه است.
اگر آشپز هر بار مقدار متفاوتی از گوشت، پنیر یا سایر مواد استفاده کند، بهای غذا غیرقابل کنترل خواهد شد.
استفاده از:
ترازو
پیمانه
استاندارد سرو
میتواند به ثبات هزینه کمک کند.
Third ستون؛ خرید
خرید مواد اولیه باید برنامهریزیشده باشد.
خرید بیش از حد باعث:
فساد
پرت
قفل شدن پول
میشود.
خرید کمتر از نیاز نیز ممکن است باعث توقف فروش آیتمهای منو شود.
واحد خرید باید بر اساس:
فروش گذشته
موجودی
پیشبینی تقاضا
تاریخ مصرف
سفارش بدهد.
قیمت تأمینکنندگان
قیمت مواد غذایی میتواند مرتب تغییر کند.
بهتر است سیستم تاریخچه قیمت خرید داشته باشد.
مدیر باید بتواند ببیند:
قیمت گوشت نسبت به ماه قبل چقدر تغییر کرده؟
قیمت قهوه چطور؟
کدام تأمینکننده شرایط بهتری دارد؟
این اطلاعات مستقیم روی قیمتگذاری منو اثر دارند.
چند تأمینکننده
وابستگی کامل به یک تأمینکننده میتواند ریسک ایجاد کند.
بهتر است برای اقلام حساس چند گزینه وجود داشته باشد.
از نظر مالی نیز میتوان تأمینکنندگان را بر اساس:
قیمت
کیفیت
شرایط پرداخت
ثبات
مقایسه کرد.
حساب تأمینکنندگان
برای هر تأمینکننده باید مشخص باشد:
خرید
پرداخت
مانده
سررسید
برگشت
در چه وضعیتی هستند.
بدهیهای آینده باید در پیشبینی نقدینگی دیده شوند.
چهارمین ستون؛ منو
منو فقط یک ابزار فروش نیست.
از نظر مالی نیز اهمیت زیادی دارد.
هر آیتم باید حداقل از نظر این موارد تحلیل شود:
قیمت فروش
Food Cost
تعداد فروش
سود ناخالص
محبوبیت
برخی آیتمها ممکن است بسیار پرفروش اما کمسود باشند.
برخی دیگر فروش کمتر اما سود بیشتری داشته باشند.
Menu Engineering
یکی از روشهای مدیریتی، دستهبندی آیتمها بر اساس محبوبیت و سودآوری است.
میتوان آیتمها را بهصورت کلی بررسی کرد:
پرفروش و پرسود
پرفروش و کمسود
کمفروش و پرسود
کمفروش و کمسود
این تحلیل میتواند روی طراحی منو، قیمتگذاری و تبلیغات اثر بگذارد.
آیتم پرفروش ولی کمسود
ممکن است غذایی محبوب باشد اما حاشیه سود پایینی داشته باشد.
در این شرایط مدیر میتواند بررسی کند:
آیا قیمت باید تغییر کند؟
آیا Recipe قابل اصلاح است؟
آیا Portion بزرگتر از نیاز است؟
آیا میتوان آن را با آیتم جانبی سودآور ترکیب کرد؟
تصمیم باید با داده انجام شود.
آیتم کمفروش و کمسود
اگر یک آیتم نه فروش خوبی دارد و نه سود مناسبی، ممکن است حذف آن منطقی باشد.
بهخصوص اگر مواد مخصوص آن فقط برای همان غذا خریداری شوند و باعث ایجاد موجودی راکد شوند.
منوی بزرگ همیشه بهتر نیست.
پنجمین ستون؛ تخفیف
تخفیف باید قابل کنترل باشد.
ممکن است رستوران برای:
مشتری وفادار
کمپین
پلتفرم آنلاین
مناسبت
تخفیف ارائه دهد.
هر تخفیف باید در گزارش فروش دیده شود.
مدیر باید بداند در ماه چه میزان از فروش بالقوه به تخفیف تبدیل شده است.
تخفیف کارکنان
اگر کارکنان اجازه اعمال تخفیف دارند، سقف آن باید مشخص باشد.
تخفیفهای بالا بهتر است تأیید مدیریتی داشته باشند.
سیستم باید ثبت کند چه کسی تخفیف را اعمال کرده است.
تخفیف بدون کنترل میتواند تبدیل به یکی از نقاط ضعف مالی شود.
مهمانی مدیریت
گاهی مدیر برای مشتری خاص هزینه غذا را دریافت نمیکند.
این موارد بهتر است با کد مشخصی مانند:
مهمان مدیریت
غذای تبلیغاتی
ثبت شوند.
نباید سفارش حذف شود.
اگر سفارش حذف شود، مصرف مواد باقی میماند اما فروش ناپدید میشود و مغایرت موجودی ایجاد خواهد شد.
ششمین ستون؛ غذای پرسنلی
غذای کارکنان یکی از هزینههایی است که در بسیاری از رستورانها نادیده گرفته میشود.
باید مشخص باشد روزانه چند پرس غذای پرسنلی مصرف شده است.
این موارد فروش نیستند، اما مواد اولیه مصرف میکنند.
بنابراین باید در موجودی و هزینه منعکس شوند.
اگر غذای کارکنان بدون ثبت باشد، مصرف واقعی مواد همیشه بیشتر از سیستم خواهد بود.
هفتمین ستون؛ لغو و ابطال سفارش
ابطال سفارش یکی از نقاط حساس کنترل داخلی است.
ممکن است سفارش ثبت و غذا آماده شده باشد اما سپس لغو شود.
باید مشخص شود:
آیا غذا تولید شده بود؟
آیا مواد مصرف شده؟
علت لغو چیست؟
آیا وجه دریافت شده بود؟
سیستم باید تاریخچه ابطال را نگه دارد.
حذف کامل سفارش بدون لاگ میتواند ریسک سوءاستفاده ایجاد کند.
گزارش ابطال به تفکیک کاربر
اگر یک صندوقدار یا گارسون تعداد بسیار بیشتری ابطال نسبت به سایر افراد داشته باشد، بهتر است بررسی شود.
ممکن است دلیل منطقی داشته باشد.
اما گزارش این الگوها بخشی از کنترل داخلی است.
هشتمین ستون؛ حقوق و دستمزد
رستوران معمولاً تعداد زیادی نیروی عملیاتی دارد.
برای مثال:
آشپز
کمکآشپز
گارسون
صندوقدار
باریستا
پیک
نظافت
مدیر سالن
اطلاعات کارکرد باید منظم باشند.
مواردی مانند:
شیفت
اضافهکار
پاداش
کسورات
مزایا
باید در سیستم حقوق دیده شوند.
هزینه حقوق نسبت به فروش
یکی از شاخصهای مدیریتی مهم، نسبت هزینه نیروی انسانی به فروش است.
اگر فروش کاهش پیدا کند ولی تعداد نیرو ثابت بماند، این نسبت افزایش خواهد یافت.
مدیر میتواند بر اساس ساعات شلوغ و خلوت، برنامه شیفت را بهینه کند.
نهمین ستون؛ هزینههای ثابت
رستوران هزینههای ثابت قابل توجهی دارد.
برای مثال:
اجاره
حقوق ثابت
بیمه
نرمافزار
بخشی از انرژی
این هزینهها حتی در روزهای کمفروش نیز وجود دارند.
بنابراین مدیر باید حداقل فروش موردنیاز برای پوشش هزینههای ثابت را بداند.
نقطه سر به سر
نقطه سر به سر نشان میدهد رستوران تقریباً چه میزان فروش نیاز دارد تا هزینههای خود را پوشش دهد.
اگر فروش پایینتر از این سطح باشد، کسبوکار زیان ایجاد میکند.
این شاخص برای تصمیم درباره:
ساعات کاری
توسعه
افتتاح شعبه
بسیار مفید است.
دهمین ستون؛ هزینه انرژی
برق و گاز میتوانند در رستوران هزینه قابل توجهی باشند.
تجهیزات آشپزخانه ساعات زیادی فعال هستند.
بهتر است روند هزینه انرژی ماهانه بررسی شود.
افزایش غیرعادی ممکن است ناشی از:
خرابی تجهیزات
مصرف غیرضروری
نشتی
افزایش تولید
باشد.
یازدهمین ستون؛ بستهبندی
با رشد سفارش بیرونبر، هزینه بستهبندی افزایش پیدا میکند.
ظرف
پاکت
لیوان
قاشق
دستمال
لیبل
همگی هزینه ایجاد میکنند.
این هزینه باید در محاسبه سود سفارش بیرونبر دیده شود.
ممکن است یک آیتم حضوری سودآور باشد اما در فروش آنلاین با بستهبندی و کمیسیون حاشیه بسیار کمتری داشته باشد.
دوازدهمین ستون؛ فروش به تفکیک کانال
بهتر است سودآوری کانالها جداگانه تحلیل شود.
مثلاً:
حضوری
بیرونبر مستقیم
وبسایت
پلتفرم سفارش
فرض کنید یک غذا در رستوران با قیمت مشخص فروخته میشود.
در پلتفرم آنلاین همان فروش ممکن است هزینه:
کمیسیون
تخفیف
بستهبندی
داشته باشد.
در نتیجه سود یکسان نخواهد بود.
این تحلیل برای سیاست فروش بسیار مهم است.
سیزدهمین ستون؛ چند شعبه
اگر برند چند شعبه دارد، هر شعبه باید جداگانه قابل تحلیل باشد.
مدیر باید بتواند ببیند:
فروش
Food Cost
حقوق
اجاره
پرت
تخفیف
سود
هر شعبه چقدر است.
فروش بیشتر الزاماً به معنی شعبه بهتر نیست.
ممکن است شعبهای فروش بالا اما اجاره و هزینه عملیاتی بسیار بالایی داشته باشد.
انتقال مواد بین شعب
اگر مواد اولیه میان شعب جابهجا میشوند، انتقال باید رسمی ثبت شود.
نباید شعبه مبدأ موجودی را کم کند اما شعبه مقصد چیزی ثبت نکند.
هر انتقال باید:
مقدار
تاریخ
مبدأ
مقصد
تأیید
داشته باشد.
چهاردهمین ستون؛ نقدینگی
رستوران معمولاً فروش روزانه دارد.
این موضوع ممکن است باعث شود مدیر تصور کند همیشه نقدینگی خوبی وجود دارد.
اما در پایان ماه پرداختهای بزرگی وجود دارند:
حقوق
اجاره
تأمینکنندگان
مالیات
بیمه
بنابراین باید بخشی از وجه برای تعهدات آینده برنامهریزی شود.
وجود پول در حساب به معنی آزاد بودن تمام آن برای خرج نیست.
پیشبینی نقدینگی
مدیر مالی میتواند حداقل برای چند هفته آینده پیشبینی تهیه کند.
در آن مشخص باشد:
فروش مورد انتظار
پرداخت تأمینکنندگان
حقوق
اجاره
هزینههای ثابت
تعهدات دیگر
این گزارش از تصمیمهای هیجانی جلوگیری میکند.
پانزدهمین ستون؛ حسابداری مالیاتی رستوران و کافه
رستوران و کافه نیز باید فروش، خرید، حقوق و سایر رویدادهای مالی را با مقررات جاری هماهنگ کنند.
نوع تکالیف و جزئیات اجرایی باید بر اساس وضعیت واقعی مجموعه بررسی شوند.
نظم حسابداری روزانه یکی از مهمترین پایههای مدیریت مالیاتی است.
اگر فروش و خرید در طول سال منظم نباشند، اصلاح اطلاعات در پایان دوره بسیار سختتر خواهد بود.
فروش و صورتحساب
فرآیند ثبت و صدور صورتحساب باید با سیستم فروش هماهنگ باشد.
تعداد بالای تراکنشها باعث میشود ساختار اتوماتیک و قابل کنترل اهمیت بیشتری پیدا کند.
موارد اصلاحی، لغو و برگشت نیز باید اثر مناسب داشته باشند.
سامانه مودیان
در صورت کاربرد الزامات مربوط برای مجموعه، اطلاعات فروش باید با فرآیند مربوط هماهنگ باشند.
صرف اتصال نرمافزار کافی نیست.
باید خطاها و مغایرتها نیز بررسی شوند.
بهتر است تطبیق بهصورت دورهای انجام شود تا اختلافها روی هم جمع نشوند.
ارزش افزوده
وضعیت فروش و کالا یا خدمات از منظر مقررات جاری باید بر اساس آخرین اطلاعات رسمی بررسی شود.
نباید تنظیمات سال یا دوره قبل بدون بررسی ادامه پیدا کنند.
حسابداری باید اطلاعات پایه را مرتب نگه دارد.
خرید مواد
اسناد خرید مواد اولیه اهمیت زیادی دارند.
برای هر خرید مهم باید بتوان مسیر:
تأمینکننده
فاکتور
تحویل
پرداخت
ثبت حسابداری
را دنبال کرد.
گردش بانکی بهتنهایی جایگزین سند مناسب نیست.
مالیات حقوق
کارکنان رستوران ممکن است ساختار پرداخت متنوعی داشته باشند.
حقوق
اضافهکار
پاداش
مزایا
باید در سیستم منظم باشند.
محاسبات و تکالیف مرتبط باید با مقررات جاری همان دوره هماهنگ شوند.
شانزدهمین ستون؛ کنترل داخلی
رستوران به دلیل گردش زیاد کالا و پول نیازمند کنترلهای داخلی است.
نمونههایی از کنترلهای مهم:
محدودیت تخفیف
کنترل ابطال سفارش
کنترل غذای پرسنلی
کنترل مهمان مدیریت
کنترل صندوق
محدودیت اصلاح موجودی
ثبت پرت
سطح دسترسی کاربران
هرچه مجموعه بزرگتر باشد، اهمیت این کنترلها بیشتر میشود.
دسترسی کارکنان
هر کارمند فقط باید به بخشی از نرمافزار دسترسی داشته باشد که برای وظیفه او لازم است.
برای مثال گارسون ممکن است سفارش ثبت کند اما نباید امکان:
حذف آزادانه سفارش
تغییر قیمت پایه
اصلاح موجودی
داشته باشد.
تمام تغییرات حساس بهتر است دارای Log باشند.
هفدهمین ستون؛ گزارشهای مدیریتی
رستوران حرفهای باید مجموعهای از گزارشهای مشخص داشته باشد.
از جمله:
فروش روزانه
فروش هر کانال
فروش هر آیتم
Food Cost
پرت
تخفیف
مرجوعی
ابطال
موجودی
حقوق
هزینهها
سود و زیان
این گزارشها باید به تصمیم منجر شوند.
گزارش فروش آیتمها
مدیر باید بداند کدام آیتمها بیشتر فروخته میشوند.
اما فروش بهتنهایی کافی نیست.
در کنار آن باید سود ناخالص نیز دیده شود.
ممکن است یک نوشیدنی ساده حاشیه سود بیشتری از غذای اصلی داشته باشد.
این اطلاعات روی طراحی منو تأثیر دارند.
گزارش Food Cost
این گزارش میتواند به تفکیک:
آیتم
دسته منو
شعبه
دوره
تهیه شود.
افزایش ناگهانی هزینه باید بررسی شود.
ممکن است قیمت مواد تغییر کرده باشد یا Recipe رعایت نشده باشد.
گزارش پرت
مدیر باید بداند در ماه چه میزان مواد دور ریخته شدهاند.
بهتر است پرت به تفکیک علت ثبت شود.
مثلاً:
فساد
آمادهسازی
اشتباه سفارش
خرابی
در این صورت میتوان برای کاهش هر نوع پرت برنامه جداگانه طراحی کرد.
گزارش سود و زیان
در پایان ماه باید بتوان مشاهده کرد:
فروش کل
بهای مواد
سود ناخالص
حقوق
اجاره
پلتفرم
انرژی
سایر هزینهها
سود یا زیان نهایی
این گزارش تصویر واقعی کسبوکار را نشان میدهد.
هجدهمین ستون؛ بستن حساب روزانه
برخی کنترلها باید هر روز انجام شوند.
مثلاً:
بستن صندوق
کارتخوان
کنترل فروش
سفارش آنلاین
ابطالها
تخفیفها
اگر مشکلی وجود دارد همان روز بررسی شود.
بستن روزانه جلوی انباشته شدن خطا را میگیرد.
نوزدهمین ستون؛ بستن ماه
در پایان هر ماه بهتر است چکلیست مشخصی انجام شود.
موارد مهم:
تمام خریدها ثبت شدهاند؟
بانک مغایرتگیری شده؟
صندوقها کنترل شدهاند؟
پلتفرمهای آنلاین تطبیق دارند؟
موجودیگیری انجام شده؟
مواد منفی بررسی شدهاند؟
پرت ثبت شده؟
Food Cost محاسبه شده؟
حقوق ثبت شده؟
هزینهها کاملاند؟
تأمینکنندگان کنترل شدهاند؟
تکالیف مالیاتی بررسی شدهاند؟
صورت سود و زیان آماده است؟
این فرآیند باعث میشود مدیریت هر ماه تصویری واقعی از عملکرد داشته باشد.
اشتباه رایج اول؛ نگاه کردن فقط به فروش
شلوغ بودن رستوران الزاماً نشانه سودآوری نیست.
اگر مواد اولیه، حقوق، اجاره و پرت بالا باشند، ممکن است سود بسیار پایین باشد.
اشتباه دوم؛ نداشتن Recipe استاندارد
بدون Recipe نمیتوان بهای واقعی هر غذا را محاسبه کرد.
در نتیجه قیمتگذاری نیز غیرعلمی خواهد بود.
اشتباه سوم؛ عدم ثبت پرت
اگر مواد دور ریخته شوند اما ثبت نشوند، موجودی و Food Cost همیشه مغایرت خواهند داشت.
اشتباه چهارم؛ آزاد بودن تخفیف
تخفیف بدون کنترل میتواند بخش مهمی از سود را از بین ببرد.
تمام تخفیفها باید قابل گزارش باشند.
اشتباه پنجم؛ حذف سفارش
حذف کامل سفارش بهجای ابطال کنترلشده میتواند تاریخچه مالی را از بین ببرد.
سیستم باید Log داشته باشد.
اشتباه ششم؛ نادیده گرفتن غذای کارکنان
غذای پرسنلی مواد مصرف میکند و باید ثبت شود.
اشتباه هفتم؛ ثبت مبلغ تسویه پلتفرم بهعنوان فروش
پلتفرم ممکن است کمیسیون و سایر هزینهها را کسر کند.
فروش ناخالص و هزینه پلتفرم باید جدا باشند.
اشتباه هشتم؛ نداشتن موجودیگیری
در رستوران مواد سریع مصرف میشوند.
اگر شمارش فیزیکی انجام نشود، کسری و پرت پنهان خواهند ماند.
اشتباه نهم؛ قیمتگذاری فقط با نگاه به رقبا
قیمت رقبا مهم است، اما مدیر باید هزینه واقعی خودش را نیز بداند.
ممکن است ساختار هزینه دو رستوران کاملاً متفاوت باشد.
اشتباه دهم؛ توجه به امور مالیاتی فقط در پایان سال
فروش و خرید روزانه پایه اطلاعات مالیاتی هستند.
اگر دادهها از ابتدا منظم نباشند، اصلاح پایان دوره بسیار دشوار خواهد شد.
نقش حسابدار رستوران
حسابدار باید بتواند:
فروش را تطبیق دهد.
صندوق را کنترل کند.
کارتخوان را با بانک مقایسه کند.
خرید مواد را ثبت کند.
تأمینکنندگان را مدیریت کند.
حقوق را کنترل کند.
هزینهها را طبقهبندی کند.
موجودی و پرت را بررسی کند.
صورت سود و زیان تهیه کند.
و فرآیندهای مالیاتی را منظم نگه دارد.
اما حسابدار نباید فقط ثبتکننده باشد.
باید مغایرتها و تغییرات غیرعادی را نیز به مدیریت گزارش دهد.
نقش مدیر رستوران
مدیر عملیاتی باید اطلاعاتی مانند:
فروش
پرت
مواد
شیفت
کارکنان
را کنترل کند.
همکاری مدیر رستوران و واحد مالی بسیار مهم است.
بسیاری از دادههای حسابداری در خود عملیات ایجاد میشوند.
اگر عملیات اطلاعات ناقص بدهد، حسابداری نیز گزارش ناقص تولید خواهد کرد.
نقش مدیر مالی
در مجموعههای بزرگتر مدیر مالی باید روی موضوعاتی مانند:
Food Cost
نقدینگی
بودجه
سود شعب
سرمایه در گردش
تأمینکنندگان
برنامه توسعه
تمرکز کند.
مدیر مالی باید بتواند بگوید افتتاح شعبه جدید از نظر اقتصادی چه شرایطی دارد.
نقش مشاور مالیاتی
در رستورانها و کافهها نیز کنترل دورهای وضعیت مالیاتی اهمیت دارد.
ساختار فروش، خرید، حقوق و صورتحسابها باید با مقررات جاری هماهنگ باشند.
توصیه واقعی باید بر اساس نوع مجموعه و آخرین مقررات رسمی ارائه شود.
نقش مهرداد رحیمی در حسابداری مالی و مالیاتی رستورانها و کافهها
مهرداد رحیمی در حوزه حسابداری، مدیریت مالی و امور مالیاتی فعالیت میکند و در رستوران و کافه، هدف سیستم مالی نباید فقط ثبت عدد فروش باشد.
یک ساختار حرفهای باید بتواند ارتباط دقیقی میان:
فروش
صندوق
کارتخوان
سفارش آنلاین
مواد اولیه
پرت
حقوق
هزینهها
و مالیات
ایجاد کند.
مدیر باید بتواند از سیستم مالی پاسخ این سؤالها را دریافت کند:
امروز چقدر فروختیم؟
چقدر واقعاً سود کردیم؟
Food Cost چقدر است؟
کدام غذا سود بیشتری دارد؟
چه میزان مواد پرت شدهاند؟
کدام کانال فروش سودآورتر است؟
آیا صندوق مغایرت دارد؟
کدام شعبه بهتر عمل میکند؟
چه میزان نقدینگی برای ماه آینده نیاز داریم؟
وقتی این اطلاعات بهصورت منظم تولید شوند، حسابداری به یکی از ابزارهای اصلی مدیریت رستوران تبدیل میشود.
جمعبندی
حسابداری مالی و مالیاتی رستورانها و کافهها باید کل چرخه عملیات را پوشش دهد.
از خرید مواد اولیه تا فروش نهایی.
مهمترین بخشهای این سیستم عبارتاند از:
فروش
صندوق
کارتخوان
سفارش آنلاین
مواد اولیه
Recipe
Food Cost
پرت
تخفیف
غذای پرسنلی
حقوق
هزینهها
نقدینگی
و امور مالیاتی.
یکی از مهمترین اصول این است که فروش بالا با سود بالا اشتباه گرفته نشود.
مدیر باید بداند هر آیتم منو پس از در نظر گرفتن مواد و هزینههای عملیاتی چه ارزش اقتصادی ایجاد میکند.
کنترل روزانه صندوق، ثبت دقیق پرت، استاندارد کردن Recipe، موجودیگیری دورهای و تهیه گزارش سود و زیان ماهانه میتوانند تفاوت بزرگی در کیفیت مدیریت مالی ایجاد کنند.
در امور مالیاتی نیز مقررات، نرخها، تکالیف و فرآیندهای اجرایی ممکن است در طول زمان تغییر کنند؛ بنابراین اقدامات واقعی باید متناسب با آخرین منابع رسمی و شرایط اختصاصی همان رستوران یا کافه بررسی شوند.
این مقاله اطلاعات عمومی ارائه میکند و جایگزین بررسی اختصاصی اسناد، قراردادها یا پرونده مالی و مالیاتی نیست.
