حسابداری آژانسهای مسافرتی و گردشگری فقط ثبت مبالغ دریافتی از مسافران نیست. فروش تور، بلیت، رزرو هتل، ویزا، بیمه، ترانسفر، کمیسیون تأمینکنندگان، پرداختهای ارزی، کنسلیها، استرداد وجه، مطالبات و سود هر تور باید جداگانه کنترل شوند. یک سیستم مالی حرفهای کمک میکند مدیر بفهمد چه بخشی از گردش مالی متعلق به تأمینکنندگان است و آژانس از هر مسافر، تور، مقصد یا خدمت واقعاً چه میزان سود ایجاد کرده است.
حسابداری مالی و مالیاتی آژانسهای مسافرتی و گردشگری؛ از فروش تور و بلیت تا سود واقعی
ممکن است یک آژانس مسافرتی در یک ماه چندین میلیارد تومان دریافت از مسافران داشته باشد.
در نگاه اول این عدد میتواند بسیار جذاب به نظر برسد.
اما تمام پولی که وارد حساب آژانس میشود، درآمد واقعی آن نیست.
بخش بزرگی از مبلغ تور ممکن است برای:
هتل
پرواز
بیمه
ترانسفر
راهنمای تور
شرکت خارجی
ویزای مسافر
یا سایر تأمینکنندگان
پرداخت شود.
بنابراین اگر مدیر فقط گردش حساب بانکی را ببیند، ممکن است تصور کاملاً اشتباهی از فروش و سود مجموعه داشته باشد.
فرض کنید یک تور خارجی برای هر مسافر ۱۰۰ میلیون تومان فروخته میشود.
ممکن است ۸۸ میلیون تومان آن مربوط به هزینه پرواز، هتل، ترانسفر و خدمات مقصد باشد و فقط ۱۲ میلیون تومان برای پوشش هزینههای آژانس و سود باقی بماند.
در چنین شرایطی، آژانس ۱۰۰ میلیون تومان گردش مالی ایجاد کرده اما ۱۰۰ میلیون تومان درآمد واقعی ندارد.
به همین دلیل حسابداری مالی و مالیاتی آژانسهای مسافرتی باید بتواند میان:
فروش ناخالص
مبالغ متعلق به تأمینکنندگان
کمیسیون
کارمزد خدمات
هزینه اجرای تور
و سود واقعی
تفکیک ایجاد کند.
چرا حسابداری آژانس مسافرتی متفاوت است؟
آژانس گردشگری ممکن است همزمان چند نوع خدمت بفروشد:
تور داخلی
تور خارجی
بلیت هواپیما
رزرو هتل
ویزای گردشگری
بیمه مسافرتی
ترانسفر
تور اختصاصی
خدمات سازمانی
هر خدمت ساختار مالی متفاوتی دارد.
در فروش بلیت ممکن است سود اصلی از کمیسیون یا کارمزد ایجاد شود.
در تور گروهی، آژانس ممکن است هتل و پرواز را عمده خریداری کند و خودش قیمت فروش را تعیین کند.
در رزرو هتل ممکن است اختلاف نرخ خرید و فروش درآمد ایجاد کند.
در خدمات ویزا نیز بخشی از مبلغ ممکن است متعلق به سفارت، کارگزار یا خدمات جانبی باشد.
به همین دلیل نمیتوان تمام فروشهای آژانس را با یک مدل حسابداری مدیریت کرد.
اولین ستون؛ هر تور یک مرکز مالی مستقل
هر تور مهم بهتر است کد مالی مستقل داشته باشد.
برای مثال:
استانبول نوروز ۱۴۰۶
دبی آبان
کیش تابستان
تور اروپا پاییز
برای هر تور باید بتوان مشخص کرد:
چند مسافر ثبتنام کردهاند؟
فروش ناخالص چقدر است؟
هزینه پرواز چقدر است؟
هتل چقدر هزینه داشته؟
ترانسفر چقدر است؟
راهنما چقدر دریافت میکند؟
بیمه چقدر است؟
هزینه ویزا چقدر است؟
تبلیغات چقدر بوده؟
و سود نهایی تور چقدر است؟
اگر تمام تورها در یک حساب کلی ثبت شوند، تورهای زیانده میتوانند پشت تورهای سودآور پنهان شوند.
دومین ستون؛ پرونده مالی هر مسافر
برای هر مسافر بهتر است پرونده مالی مستقلی وجود داشته باشد.
اطلاعات مهم میتواند شامل:
نام
تور
تعداد مسافران
مبلغ قرارداد
تخفیف
مبلغ پرداختشده
مانده
روش پرداخت
خدمات اضافه
استرداد احتمالی
باشد.
اگر خانواده چهار نفره ثبتنام کرده باشد، بهتر است مشخص باشد پرداخت مربوط به چه تعداد مسافر و چه خدماتی است.
این موضوع هنگام کنسلی یا تغییر برنامه اهمیت بیشتری پیدا میکند.
سومین ستون؛ فروش تور
فروش تور را نباید فقط با مبلغ دریافتی تحلیل کرد.
برای هر تور حداقل سه عدد مهم وجود دارد:
قیمت فروش
هزینه اجرای تور
حاشیه سود
فرض کنید تور با قیمت ۸۰ میلیون تومان فروخته شده است.
اگر هزینه اجرای آن ۷۵ میلیون تومان باشد، فقط ۵ میلیون تومان قبل از هزینههای عمومی آژانس باقی میماند.
ممکن است تور دیگری ۶۰ میلیون تومان فروخته شود اما هزینه آن ۴۵ میلیون باشد.
تور دوم با وجود قیمت پایینتر میتواند سودآورتر باشد.
چهارمین ستون؛ هزینه پرواز
هزینه پرواز در بسیاری از تورها یکی از بزرگترین بخشهای هزینه است.
برای هر تور باید مشخص باشد:
چه تعداد بلیت خریداری شده؟
نرخ خرید چقدر بوده؟
چه تعداد فروخته شده؟
چند صندلی باقی مانده؟
آیا نرخ تغییر کرده؟
اگر آژانس ظرفیت پرواز را از قبل خریداری کرده باشد، فروش نرفتن بخشی از ظرفیت میتواند سود کل تور را از بین ببرد.
ریسک صندلی خالی
فرض کنید آژانس ۳۰ صندلی پرواز را برای یک تور خریداری کرده باشد.
اگر فقط ۲۲ مسافر ثبتنام کنند، هزینه ۸ صندلی باقیمانده ممکن است همچنان بر عهده آژانس باشد.
بنابراین سود تور نباید فقط بر اساس مسافران فروختهشده محاسبه شود.
هزینه ظرفیت استفادهنشده نیز باید دیده شود.
پنجمین ستون؛ رزرو هتل
هزینه هتل نیز باید به تور مربوط ثبت شود.
برای هر رزرو گروهی بهتر است مشخص باشد:
تعداد اتاق
نوع اتاق
تعداد شب
نرخ خرید
ارز
مبلغ پرداختشده
مانده
شرایط کنسلی
اگر نرخ هتل ارزی باشد، تغییر نرخ ارز میتواند هزینه واقعی تور را تغییر دهد.
بنابراین زمان پرداخت اهمیت زیادی دارد.
ششمین ستون؛ خرید ارزی
تورهای خارجی معمولاً هزینههای ارزی دارند.
مثلاً:
هتل
ترانسفر
راهنمای محلی
ورودی جاذبه
شرکت همکار خارجی
برای هر پرداخت ارزی باید مشخص باشد:
نوع ارز
مبلغ ارزی
نرخ تبدیل
مبلغ ریالی
تاریخ پرداخت
پروژه یا تور مربوط
اگر هزینه ارزی بدون ثبت دقیق نرخ تبدیل وارد سیستم شود، سود واقعی تور قابل محاسبه نخواهد بود.
ریسک نرخ ارز
فرض کنید تور امروز فروخته شود اما هزینه هتل یک ماه بعد پرداخت شود.
اگر نرخ ارز در این فاصله افزایش پیدا کند، حاشیه سود تور کاهش خواهد یافت.
بنابراین در قیمتگذاری تور خارجی باید ریسک نرخ ارز نیز دیده شود.
مدیر باید بداند چه میزان تعهد ارزی باز دارد.
گزارش تعهدات ارزی
یکی از گزارشهای مهم میتواند نشان دهد:
چقدر دلار باید پرداخت کنیم؟
چقدر یورو؟
برای کدام تور؟
سررسید چه زمانی است؟
آیا ارز خریداری شده؟
این گزارش برای مدیریت ریسک بسیار مهم است.
هفتمین ستون؛ فروش بلیت هواپیما
فروش بلیت با فروش تور تفاوت دارد.
ممکن است مبلغ کامل بلیت از مسافر دریافت شود، اما بخش بزرگی از آن متعلق به شرکت هواپیمایی یا تأمینکننده باشد.
درآمد اقتصادی آژانس ممکن است شامل:
کمیسیون
کارمزد
اختلاف نرخ خرید و فروش
باشد.
بنابراین مبلغ کل بلیت نباید بدون تحلیل بهعنوان سود آژانس دیده شود.
تطبیق فروش بلیت
سیستم مالی باید بتواند اطلاعات فروش را با گزارش تأمینکننده یا سامانه فروش تطبیق دهد.
برای هر بلیت بهتر است مشخص باشد:
شماره بلیت
مسافر
مسیر
قیمت
تأمینکننده
پرداخت مشتری
تسویه تأمینکننده
استرداد
این ساختار احتمال مغایرت را کاهش میدهد.
هشتمین ستون؛ استرداد بلیت
Refund در صنعت گردشگری بسیار مهم است.
اگر مسافر بلیت را کنسل کند، ممکن است:
بخشی از مبلغ جریمه شود.
بخشی به مسافر برگردد.
بخشی نزد تأمینکننده باقی بماند.
کارمزد آژانس شرایط خاص خود را داشته باشد.
بنابراین هر استرداد باید به تراکنش اصلی مرتبط باشد.
برای هر Refund بهتر است مشخص باشد:
مبلغ فروش اولیه
جریمه
مبلغ برگشتی تأمینکننده
مبلغ قابل پرداخت به مسافر
تاریخ تسویه
نهمین ستون؛ کنسلی تور
کنسلی تور میتواند پیچیدهتر از بلیت باشد.
ممکن است مسافر بخشی از هزینهها را از دست بدهد.
مثلاً هتل Non-refundable باشد.
بلیت جریمه داشته باشد.
ویزای صادرشده قابل استرداد نباشد.
شرایط کنسلی باید از ابتدا در قرارداد یا شرایط فروش مشخص باشد.
در حسابداری نیز تمام اجزای کنسلی باید قابل پیگیری باشند.
دهمین ستون؛ رزرو هتل مستقل
آژانس ممکن است بدون تور نیز هتل بفروشد.
برای هر رزرو باید مشخص باشد:
قیمت خرید
قیمت فروش
ارز
تعداد شب
اتاق
کارمزد
حاشیه سود
گاهی رزروهایی با مبلغ بالا حاشیه سود بسیار کمی دارند.
بنابراین فقط فروش ناخالص معیار مناسبی نیست.
یازدهمین ستون؛ خدمات ویزا
در خدمات ویزا ممکن است مبالغ مختلفی دریافت شوند.
مانند:
هزینه سفارت
کارگزار
ترجمه
وقت سفارت
خدمات آژانس
همه این مبالغ الزاماً درآمد آژانس نیستند.
برای هر پرونده بهتر است هزینههای عبوری و کارمزد خدمات جداگانه ثبت شوند.
پرونده ویزا
برای هر متقاضی باید بتوان وضعیت مالی را مشاهده کرد.
مثلاً:
مبلغ قرارداد
هزینه خدمات
پرداخت به کارگزار
ترجمه
سایر هزینهها
وصول
مانده
این ساختار باعث میشود سود واقعی بخش ویزا مشخص شود.
دوازدهمین ستون؛ بیمه مسافرتی
اگر بیمه از طریق آژانس فروخته میشود، باید مشخص باشد:
مبلغ دریافتشده
مبلغ قابل پرداخت به شرکت بیمه یا تأمینکننده
کمیسیون آژانس
درآمد این بخش باید از فروش اصلی تور قابل تفکیک باشد.
سیزدهمین ستون؛ ترانسفر
ترانسفر فرودگاهی یا بینشهری نیز هزینه پروژه است.
اگر خدمات توسط شرکت خارجی یا پیمانکار داخلی انجام میشود، قرارداد و مبلغ باید ثبت شوند.
برای تور گروهی میتوان هزینه کل ترانسفر را بر تعداد مسافران تقسیم کرد تا هزینه سرانه مشخص شود.
چهاردهمین ستون؛ راهنمای تور
راهنمای تور ممکن است:
مبلغ ثابت
روزانه
پروژهای
دریافت کند.
هزینه راهنما باید به تور مربوط تخصیص داده شود.
اگر راهنما برای چند تور فعالیت دارد، هر پرداخت باید پروژه مشخص داشته باشد.
قرارداد همکاری نیز باید شفاف باشد.
پانزدهمین ستون؛ هزینه لیدر
در تور خارجی ممکن است لیدر از ابتدا تا پایان همراه گروه باشد.
هزینههای او فقط دستمزد نیست.
ممکن است شامل:
پرواز
هتل
بیمه
خوراک
حملونقل
باشد.
تمام این موارد بخشی از بهای تمامشده تور هستند.
شانزدهمین ستون؛ تبلیغات تور
آژانس ممکن است برای یک تور خاص تبلیغات جداگانه انجام دهد.
مثلاً:
اینستاگرام
گوگل
اینفلوئنسر
پیامک
کمپین فروش
این هزینه باید به همان تور تخصیص داده شود.
اگر برای فروش یک تور ۲۰۰ میلیون تومان تبلیغات انجام شده باشد، این مبلغ مستقیماً حاشیه سود آن تور را کاهش میدهد.
هزینه جذب مسافر
CAC یا هزینه جذب مسافر شاخص مفیدی است.
اگر ۱۰۰ میلیون تومان تبلیغات باعث جذب ۵۰ مسافر شود، متوسط هزینه جذب هر مسافر ۲ میلیون تومان است.
البته بهتر است این شاخص به تفکیک کانال تبلیغاتی محاسبه شود.
ممکن است یک کانال مسافران بسیار ارزانتر یا باکیفیتتری ایجاد کند.
هفدهمین ستون؛ کمیسیون فروش
اگر کارشناسان فروش پورسانت دریافت میکنند، فرمول باید شفاف باشد.
ممکن است کمیسیون بر اساس:
فروش ناخالص
سود تور
مبلغ وصولشده
تعداد مسافر
محاسبه شود.
از نظر مدیریتی پرداخت پورسانت صرفاً بر اساس مبلغ ناخالص فروش میتواند مشکلساز باشد.
زیرا دو تور با فروش یکسان ممکن است حاشیه سود بسیار متفاوتی داشته باشند.
هجدهمین ستون؛ تخفیف
تخفیف یکی از ابزارهای رایج فروش است.
اما باید کنترل شود.
برای هر تخفیف بهتر است مشخص باشد:
مبلغ اولیه
مبلغ تخفیف
مبلغ نهایی
دلیل
تأییدکننده
گاهی کارشناس فروش برای بستن قرارداد تخفیف زیادی ارائه میکند و بخش بزرگی از سود از بین میرود.
گزارش تخفیف ماهانه میتواند این روند را مشخص کند.
نوزدهمین ستون؛ تور لحظه آخری
تور لحظه آخری میتواند برای فروش ظرفیت باقیمانده مفید باشد.
اگر هتل و پرواز از قبل خریداری شده باشند، فروش با سود کمتر ممکن است از خالی ماندن ظرفیت بهتر باشد.
اما تصمیم باید بر اساس هزینه متغیر و هزینه از قبل تعهدشده گرفته شود.
گاهی فروش با قیمت پایینتر نیز میتواند زیان را کاهش دهد.
بیستمین ستون؛ نقطه سربهسر تور
برای هر تور باید حداقل تعداد مسافر اقتصادی مشخص باشد.
فرض کنید:
هزینههای ثابت تور ۵۰۰ میلیون تومان باشند.
و سود ناخالص هر مسافر ۲۵ میلیون تومان باشد.
در این حالت حدود ۲۰ مسافر برای پوشش هزینه ثابت نیاز است.
این محاسبه قبل از قطعی کردن تور اهمیت زیادی دارد.
حداقل تعداد مسافر
در قرارداد با هتل، پرواز یا تأمینکنندگان ممکن است ظرفیت مشخصی خریداری شده باشد.
مدیر باید قبل از نهایی کردن تور بداند با چند مسافر به نقطه سربهسر میرسد.
اگر فروش به حداقل لازم نرسد، باید درباره:
لغو
ادغام
تغییر قیمت
یا کاهش هزینه
تصمیم گرفته شود.
بیستویکمین ستون؛ سود هر تور
یکی از مهمترین گزارشها P&L هر تور است.
یک ساختار ساده میتواند شامل:
فروش خالص
منهای پرواز
منهای هتل
منهای ترانسفر
منهای لیدر
منهای بیمه
منهای ویزا
منهای تبلیغات
منهای هزینههای مستقیم
برابر با سود ناخالص تور
باشد.
سپس سهمی از هزینههای عمومی آژانس نیز برای محاسبه سود واقعیتر در نظر گرفته شود.
بیستودومین ستون؛ سود هر مقصد
بعد از چند ماه میتوان بررسی کرد کدام مقصد بیشترین سود را ایجاد کرده است.
مثلاً:
ترکیه
امارات
اروپا
آسیا
تورهای داخلی
ممکن است مقصدی فروش بسیار زیادی داشته باشد اما رقابت شدید باعث کاهش حاشیه سود شود.
در مقابل مقصد تخصصیتر میتواند فروش کمتر اما سود بالاتری داشته باشد.
بیستوسومین ستون؛ سود هر خدمت
در سطح شرکت باید مشخص شود کدام خدمت سودآورتر است.
مثلاً:
تور
بلیت
هتل
ویزا
بیمه
خدمات سازمانی
این تحلیل به مدیر کمک میکند برای توسعه آینده تصمیم دقیقتری بگیرد.
بیستوچهارمین ستون؛ مشتریان سازمانی
آژانس ممکن است خدمات سفر شرکتها را مدیریت کند.
مثلاً:
بلیت کارکنان
هتل مأموریت
ویزا
ترانسفر
در این مدل معمولاً پرداختها اعتباری هستند.
برای هر شرکت باید حساب مستقل وجود داشته باشد.
مبلغ فروش، صورتحساب، دریافت و مانده باید مشخص باشند.
مطالبات سازمانی
مشتریان شرکتی ممکن است ۳۰، ۶۰ یا حتی ۹۰ روز بعد پرداخت کنند.
اما آژانس ممکن است هزینه بلیت و هتل را بسیار زودتر تسویه کرده باشد.
در این حالت شرکت عملاً سفر مشتری را تأمین مالی میکند.
گزارش سنی مطالبات اهمیت زیادی دارد.
بیستوپنجمین ستون؛ گزارش سنی مطالبات
مطالبات را میتوان به دستههای زیر تقسیم کرد:
تا ۳۰ روز
۳۰ تا ۶۰ روز
۶۰ تا ۹۰ روز
بیش از ۹۰ روز
مشتریانی که بدهی قدیمی دارند باید سریعتر پیگیری شوند.
فروش بالا بدون وصول مناسب میتواند نقدینگی شرکت را از بین ببرد.
بیستوششمین ستون؛ پیشپرداخت تأمینکنندگان
در صنعت گردشگری پرداخت پیشپرداخت بسیار رایج است.
ممکن است آژانس ماهها قبل از سفر به:
هتل
ایرلاین
DMC
کارگزار
وجه پرداخت کند.
این مبلغ باید تا زمان دریافت خدمت بهصورت مستقل قابل پیگیری باشد.
فهرست پیشپرداختهای باز یکی از مهمترین گزارشهای مالی آژانس است.
بیستوهفتمین ستون؛ تأمینکنندگان خارجی
برای هر تأمینکننده بهتر است حساب جداگانه وجود داشته باشد.
مثلاً:
هتل
DMC
آژانس خارجی
ترانسفر
راهنمای محلی
برای هرکدام مشخص باشد:
صورتحساب
پیشپرداخت
مانده
ارز
سررسید
این ساختار کنترل تعهدات را بسیار سادهتر میکند.
بیستوهشتمین ستون؛ DMC
در تورهای خارجی ممکن است بخش بزرگی از خدمات مقصد توسط یک Destination Management Company تأمین شود.
بسته DMC ممکن است شامل:
هتل
ترانسفر
گشت
راهنما
ورودیها
باشد.
حسابداری باید هزینه بسته را به تور صحیح متصل کند.
اگر چند تور همزمان با یک DMC کار کنند، مانده هر تور باید جدا مشخص باشد.
بیستونهمین ستون؛ نقدینگی
آژانس مسافرتی یکی از کسبوکارهایی است که گردش مالی بالا میتواند تصویر فریبندهای از نقدینگی ایجاد کند.
ممکن است موجودی بانک زیاد باشد.
اما بخش بزرگی از آن متعلق به تورهای آینده باشد و باید برای هتل و پرواز پرداخت شود.
بنابراین مدیر نباید کل مانده بانک را پول آزاد شرکت بداند.
Forecast نقدینگی
برای هفتهها و ماههای آینده باید مشخص باشد:
دریافت از مسافران
وصول شرکتها
پرداخت هتل
ایرلاین
حقوق
اجاره
تبلیغات
تعهدات ارزی
مالیات
چه میزان هستند.
این گزارش یکی از مهمترین ابزارهای مدیریت آژانس است.
سیامین ستون؛ تور آینده و پول امروز
فرض کنید امروز ۵ میلیارد تومان بابت تور نوروز دریافت شده است.
اگر هنوز ۴ میلیارد تومان تعهد پرداخت به هتل، پرواز و سایر تأمینکنندگان وجود داشته باشد، کل ۵ میلیارد تومان سود یا نقد آزاد نیست.
این یکی از مهمترین اشتباهات مدیریتی در کسبوکارهای پیشدریافتمحور است.
سیویکمین ستون؛ هزینههای دفتر
آژانس علاوه بر هزینه مستقیم سفر، هزینههای عمومی نیز دارد.
مانند:
حقوق
اجاره
اینترنت
CRM
حسابداری
تبلیغات برند
تجهیزات
هزینه درگاه
این هزینهها باید در صورت سود و زیان نهایی شرکت دیده شوند.
اگر فقط سود ناخالص تور بررسی شود، سود شرکت بیش از واقعیت به نظر میرسد.
سیودومین ستون؛ حقوق کارکنان
آژانس ممکن است نیروهای مختلفی داشته باشد:
فروش
کانتر
تور
ویزا
حسابداری
پشتیبانی
بازاریابی
حقوق این افراد باید ثبت و در گزارش مدیریتی دیده شود.
برای تحلیل دقیقتر، بخشی از هزینه کارکنان مرتبط با هر واحد میتواند به همان بخش تخصیص یابد.
سیوسومین ستون؛ عملکرد فروشنده
کارشناس فروش فقط بر اساس مبلغ فروش نباید ارزیابی شود.
بهتر است شاخصهایی مانند:
فروش
وصول
تخفیف
حاشیه سود
کنسلی
نیز دیده شوند.
ممکن است فروشندهای حجم فروش زیادی داشته باشد اما به دلیل تخفیف شدید، سود کمی ایجاد کند.
سیوچهارمین ستون؛ بودجه آژانس
آژانس بهتر است برای ماه یا فصل بودجه داشته باشد.
مثلاً:
فروش تور
فروش بلیت
کارمزد
حقوق
اجاره
تبلیغات
سفر
سپس عملکرد واقعی با بودجه مقایسه شود.
این گزارش به مدیر کمک میکند انحرافهای مهم را سریعتر ببیند.
سیوپنجمین ستون؛ فصلهای پرتقاضا و کمتقاضا
گردشگری کسبوکاری فصلی است.
نوروز
تابستان
تعطیلات
ممکن است فروش بسیار بالایی ایجاد کنند.
اما در ماههای دیگر تقاضا کاهش یابد.
هزینههای ثابت شرکت همچنان وجود دارند.
به همین دلیل بخشی از سود فصلهای خوب باید برای دورههای کمتقاضا مدیریت شود.
سیوششمین ستون؛ حسابداری مالیاتی آژانس مسافرتی
آژانسهای مسافرتی ممکن است انواع مختلفی از فعالیت داشته باشند.
فروش بلیت
تور
هتل
ویزا
بیمه
خدمات سازمانی
ساختار مالی هرکدام میتواند متفاوت باشد.
به همین دلیل حسابداری باید ماهیت واقعی هر جریان مالی را مشخص کند.
در امور مالیاتی نیز تشخیص درست درآمد آژانس، مبالغ مربوط به خدمات تأمینکنندگان و ساختار قرارداد اهمیت زیادی دارد.
جزئیات واقعی باید بر اساس فعالیت، مجوزها، قراردادها و آخرین مقررات رسمی بررسی شوند.
قرارداد با مسافر
قرارداد باید مشخص کند:
خدمات چیست؟
مبلغ چقدر است؟
شرایط کنسلی چیست؟
چه هزینههایی قابل استرداد نیستند؟
تعهد آژانس چیست؟
شرایط پرداخت چگونه است؟
قرارداد شفاف علاوه بر کاهش اختلاف با مسافر، برای ثبت مالی نیز اهمیت دارد.
قرارداد با تأمینکننده
آژانس باید قراردادها و شرایط مالی تأمینکنندگان را نگهداری کند.
شرایط:
پرداخت
لغو
Refund
تغییر نرخ
باید مشخص باشند.
این اطلاعات هنگام محاسبه هزینه واقعی تور ضروری هستند.
صورتحسابها
صورتحساب خدمات باید با ماهیت واقعی معامله و قرارداد هماهنگ باشد.
در خدمات مختلف ممکن است ساختار مالی متفاوت باشد.
فرآیندهای مربوط به صورتحساب و سایر الزامات اجرایی نیز باید با آخرین مقررات رسمی تطبیق داده شوند.
ارزش افزوده و نوع خدمت
خدمات مختلف گردشگری ممکن است از نظر اجرای مقررات شرایط یکسانی نداشته باشند.
بنابراین نباید تمام فروشهای آژانس بدون بررسی در یک وضعیت واحد قرار گیرند.
نوع خدمت، قرارداد و آخرین مقررات رسمی باید بررسی شوند.
سیوهفتمین ستون؛ حسابهای بانکی
تمام واریزهای مشتری باید قابل شناسایی باشند.
برای هر تراکنش مشخص شود:
مسافر
تور
خدمت
مبلغ
ماهیت پرداخت
چیست.
اگر مبلغی وارد حساب شده اما معلوم نیست مربوط به چه مشتری یا توری است، باید سریع تعیین تکلیف شود.
انتقالهای داخلی نیز باید از درآمد جدا باشند.
سیوهشتمین ستون؛ کارتخوان و درگاه
کارتخوان و درگاه آنلاین باید با فروشهای سیستم تطبیق داده شوند.
در پایان روز یا دوره باید بتوان مشخص کرد:
چقدر فروش ثبت شده؟
چقدر از کارتخوان دریافت شده؟
چقدر از درگاه؟
چقدر واریز بانکی؟
این تطبیق از مغایرتهای بزرگ جلوگیری میکند.
سیونهمین ستون؛ کنترل داخلی
گردش بالای وجه در آژانس نیازمند کنترل داخلی مناسب است.
نمونه کنترلها:
تأیید تخفیف
تأیید Refund
تأیید پرداخت تأمینکننده
کنترل پیشپرداخت
کنترل تغییر نرخ تور
محدودیت دسترسی بانکی
تطبیق فروش و دریافت
کنترل مانده بودجه مشتری
این فرآیندها احتمال خطا یا سوءاستفاده را کاهش میدهند.
چهلمین ستون؛ گزارشهای مدیریتی
مدیر آژانس باید گزارشهایی فراتر از گردش حساب بانکی داشته باشد.
برخی گزارشهای مهم عبارتاند از:
فروش هر تور
سود هر تور
سود هر مقصد
سود هر خدمت
مطالبات
بدهی تأمینکنندگان
تعهدات ارزی
پیشپرداختها
کنسلیها
Refundها
نقدینگی
این گزارشها تصویر بسیار واقعیتری از کسبوکار ارائه میکنند.
چهلویکمین ستون؛ داشبورد مدیریتی
داشبورد میتواند در یک صفحه نشان دهد:
فروش امروز
فروش ماه
مسافران ثبتنامشده
تورهای فعال
مطالبات
پیشپرداخت تأمینکنندگان
تعهدات ارزی
مانده بانک
سود تورها
Refundهای باز
مدیر با این اطلاعات سریعتر میتواند وضعیت مجموعه را ارزیابی کند.
چهلودومین ستون؛ بستن حساب هر تور
بعد از پایان تور بهتر است پرونده مالی آن بسته شود.
بررسی شود:
تمام درآمدها ثبت شدهاند؟
تمام مسافران تسویه کردهاند؟
هتل نهایی شده؟
پرواز تسویه شده؟
DMC تسویه شده؟
لیدر تسویه شده؟
هزینههای جانبی ثبت شدهاند؟
Refund باز وجود دارد؟
سود نهایی محاسبه شده؟
این فرآیند باعث میشود حساب تورها برای ماهها باز نماند.
چهلوسومین ستون؛ بستن حساب ماهانه
در پایان هر ماه بهتر است بررسی شود:
تمام فروشها ثبت شدهاند؟
بلیتها تطبیق دارند؟
تورهای تمامشده بسته شدهاند؟
هتلها ثبت شدهاند؟
پیشپرداختها کنترل شدهاند؟
تعهدات ارزی بهروز هستند؟
مطالبات مشخصاند؟
Refundها ثبت شدهاند؟
حقوق ثبت شده؟
بانکها مغایرتگیری شدهاند؟
درگاهها کنترل شدهاند؟
سود تورها محاسبه شده؟
Forecast نقدینگی اصلاح شده؟
تکالیف مالیاتی بررسی شدهاند؟
این کار از انباشته شدن اختلافات جلوگیری میکند.
اشتباه رایج اول؛ در نظر گرفتن کل مبلغ تور بهعنوان درآمد
بخش بزرگی از مبلغ تور ممکن است مربوط به هتل، پرواز و خدمات دیگر باشد.
گردش مالی با درآمد واقعی متفاوت است.
اشتباه دوم؛ نداشتن سود مستقل هر تور
اگر همه تورها در یک حساب قرار گیرند، تور زیانده قابل شناسایی نخواهد بود.
اشتباه سوم؛ نادیده گرفتن ریسک ارز
در تور خارجی تغییر نرخ ارز میتواند حاشیه سود را کاملاً تغییر دهد.
تعهد ارزی باید کنترل شود.
اشتباه چهارم؛ کنترل نکردن ظرفیت خریداریشده
صندلی پرواز یا اتاق فروختهنشده میتواند باعث زیان شود.
ظرفیت باید قبل از سفر مرتب بررسی شود.
اشتباه پنجم؛ Refund بدون ثبت دقیق
هر استرداد باید به فروش اولیه متصل باشد.
در غیر این صورت مغایرت مالی ایجاد خواهد شد.
اشتباه ششم؛ پرداخت هزینه تور قبل از دریافت پول مسافر
اگر آژانس دائماً از منابع خودش هزینه مشتری را پرداخت کند، فشار نقدینگی زیادی ایجاد خواهد شد.
اشتباه هفتم؛ ارزیابی فروشنده فقط بر اساس فروش
فروش بدون توجه به تخفیف، وصول و سود میتواند معیار اشتباهی باشد.
اشتباه هشتم؛ مخلوط شدن پول شرکت با تعهدات تورهای آینده
مانده بانک الزاماً متعلق به شرکت نیست.
بخشی از آن برای خدماتی است که هنوز باید خریداری شوند.
اشتباه نهم؛ نداشتن گزارش مطالبات سازمانی
شرکتهای مشتری ممکن است پرداخت را به تعویق بیندازند و سرمایه در گردش آژانس را مصرف کنند.
اشتباه دهم؛ توجه به مالیات فقط در پایان سال
ساختار مالی از تراکنشها و قراردادهای روزانه ایجاد میشود.
کنترل باید در تمام طول سال انجام شود.
نقش حسابدار آژانس مسافرتی
حسابدار باید بتواند:
فروشها را تفکیک کند.
تورها را کنترل کند.
مطالبات را پیگیری کند.
پیشپرداخت تأمینکنندگان را ثبت کند.
پرداختهای ارزی را مدیریت کند.
Refundها را کنترل کند.
حقوق را ثبت کند.
بانک را مغایرتگیری کند.
گزارش سود تهیه کند.
و امور مالیاتی را منظم نگه دارد.
شناخت مدل کسبوکار گردشگری برای حسابدار اهمیت زیادی دارد.
نقش مدیر تور
مدیر تور باید اطلاعات عملیاتی را به سیستم مالی منتقل کند.
مثلاً:
ظرفیت
هتل
پرواز
DMC
راهنما
خدمات اضافه
اگر این اطلاعات در فایلهای شخصی یا پیامرسان باقی بمانند، حسابداری نمیتواند سود واقعی را محاسبه کند.
نقش مدیر فروش
مدیر فروش باید علاوه بر تعداد مسافر، حاشیه سود را نیز ببیند.
فروش بیشتر با تخفیف سنگین الزاماً نتیجه بهتری ایجاد نمیکند.
او باید بداند:
کدام تور راحتتر فروخته میشود؟
کدام تور سود بیشتری دارد؟
کدام کانال تبلیغاتی مسافر باکیفیتتری ایجاد میکند؟
نقش مدیر مالی
مدیر مالی باید بتواند پاسخ دهد:
کدام تور سودآورتر است؟
چه میزان تعهد ارزی داریم؟
چقدر به تأمینکنندگان بدهکاریم؟
چقدر از مشتریان طلب داریم؟
چه میزان از مانده بانک متعلق به تورهای آینده است؟
ماه آینده چه میزان نقدینگی نیاز داریم؟
این اطلاعات برای مدیریت حرفهای آژانس ضروری هستند.
نقش مشاور مالیاتی
فعالیت آژانسهای گردشگری میتواند ترکیبی از خدمات داخلی، خارجی، فروش بلیت، تور و خدمات واسطهای باشد.
به همین دلیل ساختار قرارداد و ماهیت هر درآمد اهمیت زیادی دارد.
بررسی دورهای فرآیندها با توجه به آخرین مقررات رسمی میتواند ریسکهای مالیاتی را کاهش دهد.
نقش مهرداد رحیمی در حسابداری مالی و مالیاتی آژانسهای مسافرتی و گردشگری
مهرداد رحیمی در حوزه حسابداری، مدیریت مالی و امور مالیاتی فعالیت میکند و در آژانسهای مسافرتی یکی از مهمترین موضوعات تفکیک گردش مالی از سود واقعی است.
سیستم مالی حرفهای باید میان:
مسافر
تور
بلیت
هتل
تأمینکننده
ارز
کنسلی
Refund
مطالبات
بانک
و مالیات
ارتباط ایجاد کند.
مدیر باید بتواند پاسخ سؤالهای مهم را از سیستم دریافت کند:
هر تور دقیقاً چقدر سود کرده؟
چه میزان پول برای تأمینکنندگان کنار گذاشته شده؟
چقدر تعهد ارزی داریم؟
کدام مقصد سود بیشتری دارد؟
چقدر از مسافران و شرکتها طلب داریم؟
چه میزان پیشپرداخت نزد هتلها و تأمینکنندگان داریم؟
نقدینگی واقعی شرکت چقدر است؟
وقتی این اطلاعات منظم باشند، حسابداری از ثبت فروش و پرداخت فراتر میرود و به ابزار واقعی مدیریت آژانس تبدیل میشود.
جمعبندی
حسابداری مالی و مالیاتی آژانسهای مسافرتی و گردشگری باید بر اساس تور، مسافر، خدمت و تأمینکننده طراحی شود.
مهمترین اجزای سیستم شامل:
فروش تور
بلیت
هتل
ویزای گردشگری
بیمه
ارز
پیشپرداخت
کنسلی
Refund
مطالبات
نقدینگی
سود تور
و امور مالیاتی
هستند.
یکی از مهمترین اصول این است که گردش مالی بالا با سود بالا اشتباه گرفته نشود.
بخش بزرگی از مبالغ دریافتی از مسافران ممکن است برای خرید خدمات از سایر تأمینکنندگان مصرف شود.
تفکیک دقیق هزینههای هر تور، کنترل ظرفیت، مدیریت ریسک ارز، تطبیق Refundها، پیگیری مطالبات و پیشبینی نقدینگی میتوانند مدیریت مالی آژانس را به شکل قابل توجهی حرفهایتر کنند.
در امور مالیاتی نیز قوانین و فرآیندهای اجرایی ممکن است تغییر کنند؛ بنابراین اقدامات واقعی باید بر اساس آخرین منابع رسمی و شرایط اختصاصی همان آژانس و نوع خدمات آن بررسی شوند.
این مقاله اطلاعات عمومی ارائه میکند و جایگزین بررسی اختصاصی اسناد، قراردادها یا پرونده مالی و مالیاتی نیست.
