حسابداری شرکتهای حملونقل و لجستیک فقط ثبت کرایه دریافتی و هزینه سوخت نیست. بارنامهها، ناوگان ملکی و استیجاری، سهم رانندگان، تعمیرات، لاستیک، عوارض، بیمه، مطالبات مشتریان، هزینه هر مسیر و سود هر خودرو باید در یک سیستم یکپارچه کنترل شوند. ساختار مالی حرفهای کمک میکند مدیر بفهمد کدام مسیر، خودرو، مشتری یا نوع سرویس واقعاً سودآور است و نقدینگی شرکت چگونه مدیریت میشود.
حسابداری مالی و مالیاتی شرکتهای حملونقل و لجستیک؛ از ناوگان و بارنامه تا سود واقعی
در شرکت حملونقل، یک کامیون ممکن است امروز از تهران به بندرعباس حرکت کند، فردا برای مسیر دیگری بار بگیرد و چند روز بعد برای تعمیر وارد تعمیرگاه شود.
در همین فاصله دهها رویداد مالی اتفاق افتاده است.
کرایه حمل ثبت شده.
هزینه سوخت پرداخت شده.
عوارض جادهای وجود داشته.
هزینه بارگیری یا تخلیه ایجاد شده.
حق راننده باید محاسبه شود.
ممکن است بخشی از مبلغ از مشتری دریافت شده باشد و بخش دیگری همچنان طلب شرکت باشد.
وسیله نقلیه استهلاک دارد.
لاستیک مصرف شده.
بیمه و تعمیرات هزینه ایجاد کردهاند.
اگر این اطلاعات فقط در چند حساب کلی مانند «درآمد حمل» و «هزینه خودرو» ثبت شوند، مدیر نمیتواند بفهمد فعالیت واقعی شرکت چقدر سودآور است.
ممکن است درآمد شرکت بالا باشد اما بعضی مسیرها عملاً زیانده باشند.
ممکن است خودرویی فروش زیادی ایجاد کند اما هزینه تعمیر و سوخت آن بخش بزرگی از درآمد را از بین ببرد.
ممکن است مشتری بزرگی داشته باشید اما به دلیل پرداختهای بسیار دیرهنگام، فشار نقدینگی زیادی به شرکت وارد کند.
به همین دلیل حسابداری مالی و مالیاتی شرکتهای حملونقل و لجستیک باید بر اساس مسیر، خودرو، راننده، مشتری و مأموریت حمل طراحی شود.
در این مقاله بررسی میکنیم چگونه یک سیستم مالی حرفهای برای شرکت حملونقل ایجاد کنیم و چه گزارشهایی برای کنترل سود، نقدینگی و ریسکهای مالیاتی اهمیت بیشتری دارند.
چرا حسابداری شرکت حملونقل متفاوت است؟
در بسیاری از کسبوکارها درآمد و هزینه را میتوان نسبتاً ساده تفکیک کرد.
اما در حملونقل، هر مأموریت یک پروژه مالی کوچک است.
فرض کنید برای حمل یک بار ۸۰ میلیون تومان کرایه دریافت میشود.
این عدد بهتنهایی هیچ چیزی درباره سود واقعی نمیگوید.
باید بررسی شود:
سوخت چقدر بوده؟
سهم راننده چقدر است؟
عوارض و هزینههای مسیر چقدر بوده؟
بارگیری و تخلیه چقدر هزینه داشته؟
کامیون متعلق به شرکت بوده یا اجارهای؟
هزینه نگهداری و استهلاک چه میزان است؟
اگر مشتری با تأخیر پرداخت کند، هزینه مالی آن چقدر خواهد بود؟
بعد از کنار هم قرار دادن این اعداد است که سود واقعی حمل مشخص میشود.
اولین ستون؛ هر مأموریت حمل یک مرکز مالی باشد
یکی از مهمترین اصول حسابداری لجستیک این است که هر حمل یا مأموریت تا حد امکان قابل شناسایی باشد.
برای هر سفر میتوان یک کد مشخص تعریف کرد.
اطلاعات مربوط به آن میتواند شامل:
مشتری
مبدأ
مقصد
نوع بار
خودرو
راننده
کرایه
تاریخ حرکت
تاریخ تحویل
هزینههای مسیر
باشد.
وقتی تمام درآمد و هزینه به کد سفر متصل شوند، محاسبه سود بسیار سادهتر خواهد شد.
بارنامه
بارنامه یکی از مهمترین اسناد عملیاتی شرکت حملونقل است.
اطلاعات بارنامه باید با سیستم مالی هماهنگ باشند.
برای هر بارنامه بهتر است بتوان مشخص کرد:
مشتری چه کسی است؟
مبدأ و مقصد چیست؟
مبلغ حمل چقدر است؟
خودرو چیست؟
راننده چه کسی است؟
وضعیت تحویل چگونه است؟
مبلغ وصول شده یا نشده؟
اگر تعداد بارنامهها بالا باشد، ورود دوباره اطلاعات به چند سیستم احتمال خطا را افزایش میدهد.
تا حد امکان سیستم عملیاتی و حسابداری باید با یکدیگر ارتباط داشته باشند.
بارنامه با درآمد وصولشده یکسان نیست
صدور بارنامه یا انجام حمل الزاماً به معنی دریافت پول نیست.
ممکن است حمل امروز انجام شود اما مشتری یک ماه بعد پرداخت کند.
پس شرکت باید میان:
درآمد
مطالبات
وصول
تفاوت قائل شود.
مدیریت تنها با نگاه کردن به فروش یا کرایه ثبتشده نمیتواند وضعیت نقدینگی را تشخیص دهد.
قرارداد با مشتریان
شرکتهای بزرگ حملونقل معمولاً با مشتریان اصلی قرارداد دارند.
قرارداد باید در اختیار واحد مالی نیز قرار گیرد.
حسابدار باید بداند:
نرخ حمل چگونه محاسبه میشود؟
پرداخت چه زمانی انجام میشود؟
آیا هزینه انتظار وجود دارد؟
آیا جریمه تأخیر وجود دارد؟
هزینههای جانبی بر عهده چه کسی است؟
شرایط بیمه چیست؟
نحوه تسویه چگونه است؟
این اطلاعات مستقیماً روی حسابداری و سود قرارداد اثر دارند.
قیمتگذاری حمل
یکی از بزرگترین اشتباهات شرکتهای حملونقل قیمتگذاری فقط بر اساس نرخ بازار است.
ممکن است رقبا برای یک مسیر قیمت خاصی پیشنهاد دهند.
اما هزینه ناوگان شرکت شما متفاوت باشد.
برای قیمتگذاری باید حداقل موارد زیر دیده شوند:
مسافت
سوخت
سهم راننده
عوارض
استهلاک
تعمیرات
لاستیک
بیمه
هزینه اداری
ریسک برگشت خالی
و حاشیه سود هدف.
اگر این موارد دیده نشوند، ممکن است حمل زیادی انجام شود ولی سود واقعی نزدیک به صفر باشد.
دومین ستون؛ ناوگان
ناوگان یکی از مهمترین داراییهای یک شرکت حملونقل است.
برای هر وسیله نقلیه بهتر است یک پرونده مالی مستقل وجود داشته باشد.
اطلاعات آن میتواند شامل:
شماره یا کد خودرو
نوع خودرو
تاریخ خرید
قیمت خرید
راننده
کیلومتر کارکرد
سوخت
تعمیرات
لاستیک
بیمه
درآمد ایجادشده
باشد.
این ساختار باعث میشود مدیر بتواند سود واقعی هر خودرو را تحلیل کند.
درآمد هر خودرو
برای هر خودرو باید بتوان مشخص کرد در یک ماه:
چند سفر انجام داده؟
چقدر درآمد ایجاد کرده؟
چقدر کیلومتر پیموده؟
چند روز فعال بوده؟
چند روز متوقف بوده؟
این اطلاعات پایه تحلیل بهرهوری ناوگان هستند.
خودرویی که بیشتر حرکت میکند الزاماً سودآورتر نیست.
ممکن است هزینههای آن نیز بیشتر باشد.
هزینه هر خودرو
در طرف مقابل باید هزینههای خودرو نیز تفکیک شوند.
برای مثال:
سوخت
تعمیر
روغن
لاستیک
عوارض
کارواش
پارکینگ
بیمه
قطعات
هزینه راننده
وقتی این اطلاعات کنار درآمد خودرو قرار گیرند، مدیر میتواند سود عملیاتی هر وسیله را مشاهده کند.
خودروی کمبازده
ممکن است یک خودرو به دلیل عمر بالا دائماً تعمیر شود.
در ظاهر شرکت هنوز از آن استفاده میکند، اما هزینه واقعی آن بسیار بالا است.
گزارش مالی باید بتواند نشان دهد:
درآمد خودرو چقدر است؟
هزینه تعمیرات چقدر شده؟
چند روز به دلیل خرابی متوقف بوده؟
هزینه هر کیلومتر چقدر است؟
در چنین شرایطی ممکن است تعویض خودرو از ادامه تعمیر اقتصادیتر باشد.
ناوگان ملکی و استیجاری
بسیاری از شرکتهای لجستیک ترکیبی از ناوگان ملکی و خودروهای استیجاری دارند.
این دو مدل باید جداگانه تحلیل شوند.
برای خودروی ملکی هزینههایی مانند:
استهلاک
بیمه
تعمیر
سرمایهگذاری اولیه
وجود دارد.
برای خودروی استیجاری ممکن است بیشتر با کرایه پیمانکار یا راننده مواجه باشیم.
مدیر باید بتواند مقایسه کند:
برای هر نوع مسیر، ناوگان ملکی بهتر است یا استیجاری؟
این تصمیم نباید فقط بر اساس مبلغ کرایه ظاهری گرفته شود.
سومین ستون؛ سوخت
سوخت در بسیاری از شرکتهای حملونقل یکی از بزرگترین هزینههای عملیاتی است.
به همین دلیل باید بسیار دقیق کنترل شود.
برای هر خودرو بهتر است بتوان مشخص کرد:
چقدر سوخت دریافت کرده؟
چه مسافتی طی کرده؟
مصرف استاندارد چقدر است؟
مصرف واقعی چقدر بوده؟
اگر مصرف واقعی بسیار بیشتر از استاندارد باشد، باید علت بررسی شود.
مصرف سوخت به ازای کیلومتر
یکی از شاخصهای مهم ناوگان مصرف سوخت در هر کیلومتر است.
مدیر میتواند خودروها را با یکدیگر مقایسه کند.
اگر یک خودرو بهطور مستمر مصرف بالاتری داشته باشد، ممکن است:
مشکل فنی داشته باشد.
بار بیشتری حمل کند.
در مسیر دشوارتری تردد کند.
خطای ثبت وجود داشته باشد.
یا مصرف نیازمند بررسی دقیقتر باشد.
نباید فقط عدد کل هزینه سوخت دیده شود.
کارت سوخت و رسیدها
سوختگیری باید قابل پیگیری باشد.
برای هر سوختگیری بهتر است:
خودرو
راننده
تاریخ
مقدار
مبلغ
کیلومتر خودرو
ثبت شود.
این اطلاعات باعث میشوند بررسی مصرف واقعی ممکن باشد.
هزینه سوخت در سود مسیر
وقتی یک سفر تمام میشود، هزینه سوخت مربوط به همان مأموریت باید تا حد امکان مشخص باشد.
در این صورت مدیر میتواند بفهمد:
مسیر تهران تا اصفهان چقدر هزینه سوخت داشته؟
مسیر تهران تا بندرعباس چقدر؟
کدام مسیر به دلیل مصرف بالا حاشیه سود کمتری دارد؟
چهارمین ستون؛ رانندگان
رانندگان میتوانند ساختارهای همکاری متفاوتی داشته باشند.
مثلاً:
حقوق ثابت
حقوق به همراه مأموریت
درصد از کرایه
مبلغ ثابت هر سفر
مالک خودرو و پیمانکار مستقل
هر مدل باید در سیستم مالی مشخص باشد.
سهم راننده
اگر راننده درصدی از کرایه دریافت میکند، فرمول باید شفاف باشد.
برای مثال مشخص شود درصد از:
کرایه ناخالص؟
کرایه بعد از تخفیف؟
مبلغ وصولشده؟
محاسبه میشود.
این موضوع باید در قرارداد روشن باشد.
محاسبه مبهم سهم راننده یکی از منابع رایج اختلاف است.
علیالحساب راننده
در طول سفر ممکن است راننده وجهی برای هزینههای مسیر دریافت کند.
این مبلغ باید بهعنوان علیالحساب ثبت شود.
پس از پایان سفر راننده باید اسناد و گزارش هزینه ارائه کند.
سپس مبلغ نهایی تسویه شود.
اگر تمام وجه پرداختی مستقیماً بهعنوان هزینه ثبت شود، امکان کنترل دقیق از بین میرود.
تنخواه سفر
برای سفر میتوان تنخواه مشخص داشت.
راننده ممکن است هزینههایی مانند:
عوارض
پارکینگ
تعمیر فوری
بارگیری
تخلیه
پرداخت کند.
هر هزینه باید تا حد امکان مدرک و شرح مشخص داشته باشد.
در پایان مأموریت، تنخواه باید تسویه شود.
راننده با مانده تنخواه قدیمی نباید بدون کنترل علیالحساب جدید دریافت کند.
پنجمین ستون؛ تعمیر و نگهداری
تعمیرات در ناوگان اهمیت بسیار زیادی دارند.
نگهداری ضعیف میتواند علاوه بر هزینه مستقیم، باعث توقف خودرو و از دست رفتن درآمد شود.
برای هر خودرو باید تاریخچه تعمیر داشته باشیم.
مثلاً:
تعویض روغن
سرویس
تعمیر موتور
گیربکس
ترمز
برق
قطعات
این اطلاعات برای تصمیمگیری درباره نگهداری یا تعویض خودرو اهمیت دارند.
تعمیرات پیشگیرانه
هزینه سرویس دورهای ممکن است در کوتاهمدت یک هزینه به نظر برسد.
اما میتواند از خرابی بسیار گرانتر جلوگیری کند.
مدیر مالی نباید فقط به کاهش هزینه تعمیر نگاه کند.
باید هزینه کل مالکیت خودرو را ببیند.
توقف خودرو نیز هزینه دارد.
هزینه توقف
اگر خودرو سه روز در تعمیرگاه باشد، فقط هزینه تعمیر ایجاد نشده است.
در این سه روز خودرو نمیتواند درآمد ایجاد کند.
بنابراین خرابی دارای یک هزینه فرصت نیز هست.
یکی از شاخصهای مهم میتواند تعداد روزهای خواب خودرو در ماه باشد.
ناوگان با توقف زیاد ممکن است از نظر اقتصادی مشکل داشته باشد.
ششمین ستون؛ لاستیک
لاستیک در ناوگان سنگین هزینه قابل توجهی دارد.
برای هر خودرو بهتر است تاریخ:
خرید
نصب
تعویض
کارکرد
لاستیک ثبت شود.
اگر لاستیک بسیار زودتر از حد معمول فرسوده شود، میتوان علت را بررسی کرد.
ممکن است:
تنظیم نبودن خودرو
کیفیت پایین لاستیک
مسیر نامناسب
رانندگی نامناسب
باعث مصرف بیشتر شده باشد.
این نوع اطلاعات به کاهش هزینه کمک میکنند.
هفتمین ستون؛ عوارض و هزینههای مسیر
هر مسیر ممکن است هزینههای جانبی متفاوتی داشته باشد.
مثلاً:
عوارض
پارکینگ
ورودی پایانه
هزینه بارگیری
تخلیه
باسکول
اسکان راننده
این موارد باید تا حد امکان به همان سفر تخصیص داده شوند.
اگر همه آنها در یک حساب کلی ماهانه قرار گیرند، سود مسیر واقعی دیده نمیشود.
هشتمین ستون؛ بار برگشت
یکی از مهمترین عوامل سودآوری حملونقل، وضعیت مسیر برگشت است.
ممکن است خودرو بار را به مقصد ببرد اما بدون بار برگردد.
در این شرایط هزینه برگشت همچنان وجود دارد:
سوخت
راننده
استهلاک
زمان
اما درآمدی ایجاد نمیشود.
به همین دلیل قیمتگذاری مسیر باید ریسک برگشت خالی را در نظر بگیرد.
Backhaul
اگر شرکت بتواند برای مسیر برگشت نیز بار پیدا کند، بهرهوری ناوگان بسیار افزایش پیدا میکند.
سیستم مدیریتی میتواند نشان دهد:
چه درصدی از برگشتها دارای بار هستند؟
کدام مسیر بیشترین برگشت خالی را دارد؟
این اطلاعات برای برنامهریزی تجاری بسیار مهماند.
نهمین ستون؛ محاسبه سود هر مسیر
یکی از مهمترین گزارشهای شرکت لجستیک، سودآوری مسیرهاست.
برای هر مسیر باید بتوان محاسبه کرد:
کرایه
منهای سوخت
منهای سهم راننده
منهای عوارض
منهای هزینههای مستقیم
منهای سهمی از هزینههای نگهداری و استهلاک
تا سود تقریبی مشخص شود.
بعد از چند ماه ممکن است مدیر متوجه شود برخی مسیرها برخلاف تصور، حاشیه سود بسیار پایینی دارند.
فروش بالا در یک مسیر الزاماً به معنی سود بالا نیست.
سود به ازای کیلومتر
یکی از شاخصهای بسیار مفید سود یا درآمد به ازای هر کیلومتر است.
این شاخص امکان مقایسه مسیرهای مختلف را بهتر میکند.
دو سفر ممکن است درآمد متفاوتی داشته باشند، اما وقتی مسافت در نظر گرفته شود، مسیر کوتاهتر سودآورتر باشد.
هزینه به ازای کیلومتر نیز باید محاسبه شود.
دهمین ستون؛ مشتریان
در حملونقل B2B مشتریان ممکن است مبالغ زیادی بدهکار باشند.
برای هر مشتری باید مشخص باشد:
فروش یا کرایه ثبتشده
صورتحساب
وصول
مانده
سررسید
میزان تأخیر
اگر مشتری قرارداد بزرگی داشته باشد اما بهطور متوسط ۱۲۰ روز بعد پرداخت کند، فشار زیادی بر سرمایه در گردش ایجاد خواهد کرد.
گزارش سنی مطالبات
مطالبات را میتوان به گروههایی مانند:
تا ۳۰ روز
۳۰ تا ۶۰ روز
۶۰ تا ۹۰ روز
بیش از ۹۰ روز
تقسیم کرد.
مشتریان با بدهی قدیمی باید سریعتر پیگیری شوند.
مدیر نباید فقط مبلغ کل فروش مشتری را ببیند.
کیفیت وصول نیز بخشی از ارزش مشتری است.
سودآوری مشتری
مشتری بزرگ الزاماً بهترین مشتری نیست.
ممکن است:
نرخ حمل پایین بخواهد.
پرداخت دیر داشته باشد.
توقف زیادی ایجاد کند.
نیاز به خدمات ویژه داشته باشد.
برای هر مشتری بهتر است درآمد، هزینه مستقیم و مدت وصول کنار هم دیده شوند.
این تحلیل میتواند در تمدید قرارداد بسیار ارزشمند باشد.
یازدهمین ستون؛ هزینه انتظار
در حملونقل ممکن است خودرو برای بارگیری یا تخلیه ساعتها یا حتی یک روز منتظر بماند.
این زمان هزینه دارد.
راننده و خودرو درگیر هستند و امکان انجام سفر دیگر وجود ندارد.
اگر قرارداد هزینه انتظار پیشبینی کرده باشد، باید آن را ثبت و پیگیری کرد.
اگر چنین هزینهای قابل دریافت نیست، باز هم باید در تحلیل سود مشتری دیده شود.
مشتریای که بهطور مداوم خودرو را متوقف میکند ممکن است حاشیه سود واقعی کمتری داشته باشد.
دوازدهمین ستون؛ بیمه
ناوگان و بار ممکن است نیازمند پوششهای بیمهای مختلف باشند.
هزینه بیمه باید در سیستم مالی ثبت شود.
برای هر خودرو بهتر است تاریخ:
شروع بیمه
پایان
مبلغ
شرکت بیمه
قابل مشاهده باشد.
سیستم میتواند قبل از انقضای بیمه هشدار ایجاد کند.
خسارت
در صورت حادثه، هزینهها و مبالغ دریافتی از بیمه باید جداگانه قابل پیگیری باشند.
برای هر پرونده خسارت مشخص شود:
حادثه چیست؟
خودرو کدام است؟
هزینه تعمیر چقدر است؟
مبلغ قابل دریافت از بیمه چقدر است؟
چه مبلغی وصول شده؟
نباید هزینه خسارت و دریافت بیمه بدون ارتباط مشخص ثبت شوند.
سیزدهمین ستون؛ دارایی و استهلاک
خودروهای ملکی داراییهای مهم شرکت هستند.
برای هر خودرو باید:
قیمت خرید
تاریخ
اطلاعات دارایی
ثبت شود.
حسابداری باید استهلاک را مطابق رویههای حسابداری مرتبط مدیریت کند.
از دید مدیریتی نیز باید عمر اقتصادی خودرو بررسی شود.
ممکن است خودرو از نظر حسابداری همچنان دارایی باشد، اما از نظر اقتصادی نگهداری آن دیگر منطقی نباشد.
چهاردهمین ستون؛ هزینه دفتر و عملیات
تمام هزینههای شرکت مربوط به خودرو نیستند.
هزینههایی مانند:
حقوق واحد عملیات
دفتر
اجاره
فناوری
سیستم GPS
حسابداری
فروش
بازاریابی
تلفن
وجود دارند.
این هزینهها نیز باید در گزارش سود شرکت دیده شوند.
اگر فقط سود ناخالص سفرها بررسی شود، سود نهایی بیش از واقعیت به نظر خواهد رسید.
پانزدهمین ستون؛ GPS و دادههای عملیاتی
سیستم GPS فقط برای موقعیت خودرو نیست.
دادههای آن میتوانند در مدیریت مالی نیز ارزشمند باشند.
برای مثال:
مسافت واقعی
زمان توقف
مسیر انحرافی
ساعات حرکت
میتوانند با اطلاعات سوخت و مأموریت مقایسه شوند.
ترکیب داده عملیاتی و مالی میتواند کنترل هزینه را بسیار دقیقتر کند.
مسافت واقعی و ثبتشده
اگر کیلومتر ثبتشده سفر با GPS اختلاف زیادی داشته باشد، باید علت بررسی شود.
ممکن است راننده مسیر متفاوتی رفته باشد.
ممکن است مأموریت اضافهای انجام شده باشد.
این اطلاعات میتوانند روی هزینه سوخت و نگهداری اثر داشته باشند.
شانزدهمین ستون؛ بودجه ناوگان
شرکت بهتر است برای دورههای مختلف بودجه داشته باشد.
مثلاً:
سوخت
تعمیرات
لاستیک
بیمه
حقوق
خرید خودرو
سپس هزینه واقعی با بودجه مقایسه شود.
اگر هزینه تعمیرات ۵۰ درصد بیشتر از بودجه شده، باید علت مشخص شود.
بودجه ابزار کنترل است، نه فقط یک عدد سالانه.
هفدهمین ستون؛ مدیریت نقدینگی
شرکت حملونقل ممکن است قبل از دریافت پول مشتری، هزینه سفر را پرداخت کند.
سوخت همین امروز پرداخت میشود.
راننده ممکن است علیالحساب بخواهد.
عوارض همان زمان پرداخت میشوند.
اما مشتری شاید ۶۰ روز بعد تسویه کند.
این اختلاف زمانی نیازمند سرمایه در گردش است.
بنابراین مدیر باید پیشبینی نقدینگی داشته باشد.
Forecast نقدینگی
برای چند هفته آینده میتوان مشخص کرد:
موجودی بانک
وصول مورد انتظار
حقوق
سوخت
تعمیر
اقساط
بیمه
پرداخت رانندگان
تعهدات دیگر
چه میزان هستند.
اگر کسری احتمالی وجود دارد، مدیر باید قبل از وقوع آن تصمیم بگیرد.
هجدهمین ستون؛ حسابداری مالیاتی شرکت حملونقل
فعالیتهای حملونقل میتوانند از نظر نوع خدمت، قرارداد، ساختار شرکت و مقررات جاری شرایط متفاوتی داشته باشند.
به همین دلیل امور مالیاتی باید بر اساس فعالیت واقعی مجموعه بررسی شوند.
اما اصول حسابداری منظم در همه شرکتها اهمیت دارند:
درآمدها باید کامل باشند.
اسناد هزینه نگهداری شوند.
قراردادها در اختیار واحد مالی باشند.
تراکنشهای بانکی قابل توضیح باشند.
حقوق و دستمزد منظم باشند.
صورتحسابها و مدارک مربوط به خدمات باید قابل پیگیری باشند.
مالیات حقوق
رانندگان و کارکنان ممکن است مدلهای همکاری متفاوتی داشته باشند.
افراد دارای رابطه استخدامی، رانندگان پیمانکار یا مالکان خودرو الزاماً ساختار یکسانی ندارند.
نوع رابطه باید بر اساس واقعیت و قرارداد مشخص شود.
محاسبات مالیاتی و سایر تکالیف نیز باید مطابق آخرین مقررات همان دوره انجام شوند.
قرارداد با رانندگان
قرارداد باید مشخص کند:
نوع همکاری چیست؟
مبلغ یا درصد چگونه محاسبه میشود؟
هزینههای مسیر با چه کسی است؟
سوخت چگونه مدیریت میشود؟
مسئولیت خسارت چیست؟
نحوه تسویه چگونه است؟
این شفافیت هم برای مدیریت مالی و هم برای کاهش اختلاف اهمیت دارد.
صورتحساب
خدمات حمل باید در سیستم مالی قابل ارتباط با صورتحساب و قرارداد باشند.
اگر یک سفر انجام شده، باید وضعیت مالی آن مشخص باشد.
عدم ارتباط میان عملیات و حسابداری باعث جا افتادن درآمد یا ثبت تکراری میشود.
فرآیندهای مربوط به صورتحساب الکترونیکی و سایر الزامات نیز باید بر اساس آخرین مقررات رسمی و وضعیت واقعی شرکت بررسی شوند.
مالیات بر ارزش افزوده و سایر تکالیف
نوع خدمت، مسیر، طرف معامله و سایر شرایط میتوانند روی تکالیف مالیاتی اثر داشته باشند.
بنابراین نباید تمام خدمات بدون بررسی در یک وضعیت واحد قرار گیرند.
برای اجرای واقعی، آخرین قوانین و بخشنامههای رسمی باید بررسی شوند.
نوزدهمین ستون؛ اسناد هزینه
هزینههای شرکت حملونقل بسیار متنوع هستند.
برای مثال:
سوخت
تعمیر
قطعه
لاستیک
عوارض
پارکینگ
بیمه
بارگیری
اسناد باید تا حد امکان منظم و قابل پیگیری باشند.
صرف پرداخت از حساب بانکی برای تشخیص ماهیت دقیق هزینه کافی نیست.
توضیح و مدرک مناسب اهمیت دارند.
بیستمین ستون؛ کنترل حسابهای بانکی
تمام حسابهای بانکی شرکت باید منظم مغایرتگیری شوند.
برای هر دریافت مشخص باشد مربوط به کدام:
مشتری
صورتحساب
سفر
است.
برای پرداخت نیز مشخص باشد:
راننده
تأمینکننده
تعمیرگاه
هزینه
چه کسی است.
تراکنش نامشخص نباید ماهها در حساب معلق باقی بماند.
بیستویکمین ستون؛ کنترل داخلی
شرکت حملونقل گردش بالایی از پول و هزینههای میدانی دارد.
بنابراین کنترل داخلی اهمیت زیادی دارد.
نمونه کنترلهای مهم:
تأیید سفر
تأیید نرخ
کنترل تنخواه
کنترل سوخت
تأیید تعمیرات
سطح دسترسی نرمافزار
کنترل پرداخت رانندگان
کنترل صورتحساب
تأیید تخفیف مشتری
این کنترلها احتمال خطا و سوءاستفاده را کاهش میدهند.
تعمیرات بدون مجوز
هزینه تعمیرات میتواند بالا باشد.
بهتر است تعمیرات مهم قبل از انجام تأیید شوند.
برای مثال:
راننده مشکل را اعلام کند.
مسئول فنی بررسی کند.
برآورد هزینه دریافت شود.
مدیر مربوط تأیید کند.
بعد از انجام نیز فاکتور و قطعات ثبت شوند.
این فرآیند کنترل هزینه را افزایش میدهد.
سوخت غیرعادی
سیستم میتواند خودروهایی را که مصرف آنها بیش از حد استاندارد است مشخص کند.
این گزارش نباید صرفاً برای پیدا کردن تخلف استفاده شود.
ممکن است مشکل فنی باعث مصرف بالا شده باشد.
هدف اصلی شناسایی علت است.
بیستودومین ستون؛ گزارشهای مدیریتی
مدیر حملونقل باید گزارشهایی فراتر از درآمد کل داشته باشد.
برخی گزارشهای مهم عبارتاند از:
درآمد هر خودرو
هزینه هر خودرو
سود هر خودرو
درآمد هر مسیر
سود هر مسیر
مصرف سوخت
هزینه تعمیرات
روزهای توقف
مطالبات مشتریان
مانده رانندگان
هزینه به ازای کیلومتر
درآمد به ازای کیلومتر
این گزارشها میتوانند کیفیت تصمیمگیری را بهطور قابل توجهی افزایش دهند.
گزارش سود هر خودرو
برای هر خودرو بهتر است در یک گزارش مشخص شود:
درآمد
سوخت
راننده
تعمیر
لاستیک
عوارض
سایر هزینهها
و سود
چقدر بودهاند.
اگر این گزارش ماهانه تهیه شود، خودروهای کمبازده خیلی زود شناسایی میشوند.
گزارش سود هر مسیر
این گزارش مشخص میکند کدام مسیرها ارزش اقتصادی بیشتری دارند.
ممکن است مسیر طولانی درآمد بالایی داشته باشد اما به دلیل هزینه سوخت و برگشت خالی سود کمی ایجاد کند.
در مقابل مسیر کوتاهتر با گردش بیشتر میتواند سود بهتری داشته باشد.
گزارش مشتریان
برای هر مشتری بهتر است در کنار مبلغ فروش، این موارد نیز دیده شوند:
حاشیه سود
تعداد سفر
مدت وصول
مطالبات
هزینه انتظار
در این صورت مدیر میتواند کیفیت واقعی مشتری را تحلیل کند.
بیستوسومین ستون؛ داشبورد مدیریتی
یک داشبورد حرفهای میتواند در یک صفحه نشان دهد:
درآمد امروز
درآمد ماه
تعداد سفر
خودروهای فعال
خودروهای متوقف
مصرف سوخت
مطالبات
مانده بانک
سود مسیرها
هزینه تعمیر
این اطلاعات به مدیر کمک میکنند سریعتر متوجه تغییرات شوند.
بیستوچهارمین ستون؛ بستن هر سفر
یکی از بهترین روشها این است که بعد از پایان هر مأموریت، سفر از نظر مالی بسته شود.
بررسی شود:
درآمد ثبت شده؟
بارنامه کامل است؟
هزینه سوخت ثبت شده؟
تنخواه راننده تسویه شده؟
عوارض ثبت شده؟
هزینه بارگیری ثبت شده؟
سهم راننده مشخص شده؟
وضعیت وصول مشخص است؟
اگر این کار انجام شود، اطلاعات ناقص روی هم جمع نمیشوند.
بیستوپنجمین ستون؛ بستن حساب ماهانه
در پایان هر ماه یک چکلیست کامل انجام شود.
مثلاً:
تمام سفرها ثبت شدهاند؟
بارنامههای باز وجود دارند؟
تمام درآمدها ثبت شدهاند؟
بانکها مغایرتگیری شدهاند؟
مطالبات مشتریان بررسی شدهاند؟
تنخواه رانندگان تسویه شده؟
سوخت کنترل شده؟
تعمیرات ثبت شدهاند؟
لاستیکها ثبت شدهاند؟
هزینههای خودرو کاملاند؟
حقوق و سهم رانندگان نهایی شده؟
تکالیف مالیاتی بررسی شدهاند؟
صورت سود و زیان تهیه شده؟
این نظم باعث میشود پایان سال نیاز به حجم بزرگی از اصلاحات نباشد.
اشتباه رایج اول؛ مقایسه درآمد به جای سود مسیر
مسیر با درآمد بیشتر الزاماً سودآورتر نیست.
هزینه واقعی باید در کنار درآمد دیده شود.
اشتباه دوم؛ ثبت تمام هزینه ناوگان در یک حساب
اگر تعمیر، سوخت و سایر هزینهها به خودروها تخصیص داده نشوند، خودروهای زیانده پنهان خواهند ماند.
اشتباه سوم؛ عدم تسویه تنخواه رانندگان
ماندههای قدیمی باعث میشوند حساب رانندگان غیرقابل توضیح شود.
هر سفر بهتر است تسویه مستقل داشته باشد.
اشتباه چهارم؛ توجه نکردن به برگشت خالی
هزینه مسیر برگشت میتواند بخش مهمی از هزینه واقعی سفر باشد.
قیمتگذاری باید این موضوع را در نظر بگیرد.
اشتباه پنجم؛ نداشتن گزارش مصرف سوخت
سوخت یکی از مهمترین هزینههاست.
فقط ثبت فاکتور کافی نیست.
مصرف باید بر اساس خودرو و کیلومتر تحلیل شود.
اشتباه ششم؛ تعمیرات بدون تاریخچه
اگر مشخص نباشد هر خودرو چه تعمیراتی داشته، امکان تحلیل اقتصادی خودرو وجود ندارد.
اشتباه هفتم؛ فروش به مشتری بدون توجه به وصول
مشتریای که فروش زیادی دارد اما دیر پرداخت میکند، میتواند نقدینگی شرکت را تحت فشار قرار دهد.
اشتباه هشتم؛ عدم محاسبه هزینه خواب خودرو
خودروی متوقف درآمد ایجاد نمیکند.
روزهای توقف باید اندازهگیری شوند.
اشتباه نهم؛ جدا بودن عملیات و حسابداری
اگر بارنامهها در یک سیستم و حسابداری در سیستم دیگری باشند و ارتباط مناسبی وجود نداشته باشد، احتمال جاافتادگی و مغایرت بالا میرود.
اشتباه دهم؛ توجه به امور مالیاتی فقط در پایان سال
اطلاعات مالیاتی از فعالیت روزانه ایجاد میشوند.
ثبت درست درآمد، هزینه، قرارداد و بانک باید در تمام طول سال انجام شود.
نقش حسابدار شرکت حملونقل
حسابدار باید بتواند:
درآمد سفرها را کنترل کند.
بانک را مغایرتگیری کند.
مطالبات را مدیریت کند.
تنخواه رانندگان را کنترل کند.
هزینه خودروها را تفکیک کند.
تعمیرات را ثبت کند.
حقوق و سهم رانندگان را مدیریت کند.
گزارش سود تهیه کند.
و امور مالیاتی را منظم نگه دارد.
حسابدار حرفهای فقط ثبتکننده نیست.
باید بتواند مغایرتها و هزینههای غیرعادی را نیز شناسایی کند.
نقش مدیر عملیات
مدیر عملیات اطلاعات واقعی سفر را در اختیار دارد.
او باید مطمئن شود:
بارنامه کامل است.
مسیر ثبت شده.
خودرو مشخص است.
راننده مشخص است.
هزینههای عملیاتی اعلام شدهاند.
اگر عملیات اطلاعات ناقص بدهد، حسابداری نیز نمیتواند سود درست تولید کند.
نقش مدیر ناوگان
مدیر ناوگان باید روی:
سوخت
تعمیر
لاستیک
کارکرد
توقف
تمرکز کند.
اطلاعات او باید با دادههای مالی یکپارچه شوند.
وقتی هزینه فنی و درآمد خودرو کنار هم قرار بگیرند، تصمیم تعویض یا نگهداری خودرو منطقیتر خواهد بود.
نقش مدیر مالی
مدیر مالی باید نگاه کلان داشته باشد.
او باید بداند:
کدام مسیر سودآورتر است؟
کدام مشتری فشار نقدینگی ایجاد میکند؟
چقدر سرمایه در ناوگان قرار دارد؟
هزینه هر کیلومتر چقدر است؟
آیا خرید خودرو جدید توجیه دارد؟
نقدینگی ماه آینده چگونه است؟
مدیر مالی باید داده عملیاتی را به تصمیم اقتصادی تبدیل کند.
نقش مشاور مالیاتی
در قراردادهای حمل، همکاری رانندگان، صورتحسابها و سایر موضوعات تخصصی، بررسی دورهای مالیاتی اهمیت دارد.
اجرای واقعی باید بر اساس آخرین مقررات رسمی و وضعیت اختصاصی شرکت انجام شود.
نقش مهرداد رحیمی در حسابداری مالی و مالیاتی شرکتهای حملونقل و لجستیک
مهرداد رحیمی در حوزه حسابداری، مدیریت مالی و امور مالیاتی فعالیت میکند و در شرکتهای حملونقل، سیستم مالی باید با عملیات واقعی ناوگان یکپارچه باشد.
حسابداری حرفهای باید بتواند بین:
بارنامه
سفر
خودرو
راننده
سوخت
تعمیر
مشتری
مطالبات
و بانک
ارتباط ایجاد کند.
مدیر باید بتواند از سیستم پاسخ سؤالهای مهم را دریافت کند:
هر خودرو چقدر درآمد ایجاد کرده؟
هزینه واقعی آن چقدر بوده؟
کدام مسیر سود بیشتری دارد؟
کدام خودرو مصرف سوخت غیرعادی دارد؟
کدام مشتری بیشترین مطالبات را ایجاد کرده؟
چند روز خودروها متوقف بودهاند؟
هزینه هر کیلومتر چقدر است؟
نقدینگی ماه آینده چه وضعیتی دارد؟
وقتی چنین اطلاعاتی بهصورت منظم در دسترس باشند، حسابداری از ثبت هزینه و درآمد فراتر میرود و به ابزار مدیریت ناوگان و تصمیمگیری اقتصادی تبدیل میشود.
جمعبندی
حسابداری مالی و مالیاتی شرکتهای حملونقل و لجستیک باید بر اساس واقعیت عملیاتی صنعت طراحی شود.
مهمترین بخشهای سیستم شامل:
بارنامه
مأموریت حمل
ناوگان
رانندگان
سوخت
تعمیرات
لاستیک
عوارض
مشتریان
مطالبات
نقدینگی
و امور مالیاتی
هستند.
یکی از مهمترین اصول این است که درآمد بالای یک مسیر یا خودرو با سود بالا اشتباه گرفته نشود.
برای شناخت سود واقعی باید تمام هزینههای مستقیم و بخشی از هزینههای سربار در کنار درآمد دیده شوند.
کنترل مصرف سوخت، تسویه سفرها، تفکیک هزینه خودرو، گزارش سنی مطالبات و محاسبه سود به ازای مسیر و کیلومتر میتوانند کیفیت مدیریت مالی شرکت را به شکل محسوسی افزایش دهند.
در امور مالیاتی نیز قوانین، تکالیف و فرآیندهای اجرایی ممکن است تغییر کنند؛ بنابراین اقدامات واقعی باید بر اساس آخرین منابع رسمی و شرایط اختصاصی همان شرکت حملونقل بررسی شوند.
این مقاله اطلاعات عمومی ارائه میکند و جایگزین بررسی اختصاصی اسناد، قراردادها یا پرونده مالی و مالیاتی نیست.
